Schritt 1. Gehen Sie zu ‚Workflows‘ und klicken Sie auf „+ Auftrag“.

Bei der Erstellung eines Auftrags wird diesem eine eindeutige Kennung (QR-Code oder Barcode) zugewiesen, die Sie für die Schnellsuche verwenden können. Der QR-Code und der Barcode können in gedruckten Dokumentvorlagen durch Hinzufügen der Variablen {QR-Code} und {Barcode} angezeigt werden. Sie können einen QR-Code mit der RO Aufträge mobile App und einen Barcode mit einem Scanner in der Webversion scannen. In beiden Fällen wird sofort ein Auftrag geöffnet.

Schritt 2. Geben Sie die erforderlichen Details im Auftragsprofil ein.

Auftragstyp. In diesem Feld können Sie verschiedene Auftragsformulare einrichten und anwenden.

Sie können beispielsweise das Feld „Geschätzter Preis“ nur für bezahlte Aufträge hinzufügen, ohne dieses Feld für Garantie Aufträge zu verwenden. Lesen Sie hier, um mehr über Auftragsformulare und die verfügbaren Einstellungen zu erfahren. Verschiedene Auftragstypen können sich auch auf die Art der Gehaltsabrechnung Berechnung für Mitarbeiter auswirken. Sie können beispielsweise eine prozentuale Vergütung für reguläre Reparaturen und einen benutzerdefinierten Satz für Garantiereparaturen festlegen. Lesen Sie hier, um mehr über die Gehaltsabrechnung Berechnung und die verfügbaren Einstellungen zu erfahren.

Jedes Auftragsprofil hat einen Standard-Auftragstyp, der auf dem zuvor im System eingegebenen Auftragstyp basiert. Sie können für jeden Ihrer Standorte (wenn Sie mehrere haben) unterschiedliche Standard-Auftragstypen auswählen. Lesen Sie hier mehr über Standortprofile und die verfügbaren Einstellungen. Sie haben auch die folgenden Optionen für die automatische Auswahl: Letzten (um mit einem Standard-Auftragstyp basierend auf der vorherigen Auswahl zu beginnen) und Nicht angegeben (um für jedes Auftragsprofil eine manuelle Auswahl zu treffen).

Erstellen Sie automatisierte Workflows, indem Sie verschiedene Anfangsstatus für Aufträge basierend auf dem Auftragstyp in Kombination mit Ihren eigenen Statusübertragungsregeln und einzigartigen Statussequenzen einrichten und anwenden.

Manager. Dieses Feld steht für einen zugewiesenen Mitarbeiter, der für einen bestimmten Auftrag verantwortlich ist, der schließlich in Druckdokumentvorlagen, Auftrag Benachrichtigungen und Gehaltsabrechnung Berechnungen verwendet werden kann.

Zugewiesener Spezialist. Dieses Feld steht für einen zugewiesenen Spezialisten, der für einen bestimmten Auftrag verantwortlich ist, der schließlich in Druckdokumentvorlagen, Auftrag Benachrichtigungen und Gehaltsabrechnung Berechnungen verwendet werden kann.

Sie können die Felder Manager und Zugewiesener Spezialist als Pflichtfelder festlegen, indem Sie die entsprechenden Kästchen in den Einstellungen für den Auftragstyp aktivieren.

Wichtig: Geräte können unterschiedliche Namen haben (Fahrzeug, Gerät, Werkzeug, Schuhe, Kleidung), je nachdem, welche Art von Unternehmen Sie bei der Erstellung Ihres Kontos ausgewählt haben.

Geben Sie alle Details zu den Geräten (Geräte, Unterhaltungselektronik, Fahrzeuge oder andere Gegenstände Ihrer Kunden) ein, die automatisch dem entsprechenden Kundenprofil zugeordnet werden. Jedes Ihrer Geräte verfügt über ein Profil, über das Sie schnell auf eine Liste der entsprechenden Aufträge zugreifen können.

Sie können nur ein Gerät zu einem Auftrag hinzufügen.

Hier finden Sie auch mehrere Systemfelder, die standardmäßig im Geräteformular verfügbar sind. Lesen Sie hier, um mehr über Geräte und den Formular-Editor, die zugehörige Einrichtung und die Anpassung der Anzeige zu erfahren.

Geräteeintrag. Füllen Sie das Pflichtfeld Seriennummer / IMEI / VIN aus und klicken Sie auf das Symbol +, um ein neues Gerät zu erstellen. Oder füllen Sie die Felder weiter aus, und ein Gerät wird nach dem Erstellen eines Auftrags automatisch erstellt.

Bitte beachten Sie: Wenn das Gerät aus irgendeinem Grund keine Seriennummer hat oder nicht identifiziert werden kann, können Sie in RO App eine eindeutige Seriennummer generieren – klicken Sie dazu einfach auf Generieren.

Sie können eine Seriennummernvorlage für Geräte auf der Seite Einstellungen > Lager anpassen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Gruppe-Marke-Modell-Modifikation. Dieses Masterfeld arbeitet mit einem mehrstufigen Geräteverzeichnis zusammen.

Wenn Sie beispielsweise Smartphones als „Gruppe“ (1. Ebene) auswählen, werden darunter nur relevante Einträge angezeigt. Wenn Sie anschließend „Apple“ als „Marke“ (2. Ebene) auswählen, wird die Liste der relevanten Einträge weiter eingegrenzt. Wenn Sie schließlich „iPhone X“ als „Modell“ (3. Ebene) auswählen, wird die Liste auf wenige Einträge beschränkt, die als „Modifikation“ (4. Ebene) ausgewählt werden können.

Wichtig: Wenn dem Gerät bereits ein Mandant zugeordnet ist, wird die Mandantenkarte automatisch in den Auftrag eingefügt.

Sie können auch umgekehrt vorgehen. Geben Sie zuerst den Kunden an, und wenn dieser Kunde bereits Geräte angelegt hat, können Sie eines davon im Feld Seriennummer / IMEI / VIN auswählen.

Bitte beachten Sie, dass beim Ausfüllen eines Auftrags auf diese Weise der Fehler Doppelte Seriennummern auftreten kann. Beispielsweise hat sich der Eigentümer des Geräts geändert oder das Gerät gehört einem Kunden, wurde aber von einem anderen Kunden gebracht. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie diesen Fehler vermeiden können.

Wenn Sie VIN LookUp und IMEI LookUp aktiviert haben, füllt das System die Felder Gruppe, Marke, Modell, Modifikation usw. automatisch aus. Die Anzahl der ausgefüllten Felder hängt von den Einstellungen und Funktionen der jeweiligen Integration ab.

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Wichtig: Die Integration mit VIN Lookup ist ab dem Startup-Tarif verfügbar.

Im Block Kunde können Sie einen Kunden angeben oder suchen.

Sie können alle Kontakte, nur Personen oder nur Organisationen durchsuchen. Sie können einen Kunden nach Name, Telefonnummer oder Rabattkartennummer suchen.

Wenn Sie bereits eine Organisation im Feld Zahler angegeben haben, werden Ihnen zunächst Personen aus dieser Organisation im Feld Kunde angezeigt.

Klicken Sie auf + Kunden erstellen oder auf das Symbol +, um ein Dialogfenster zum Erstellen eines neuen Kundenprofils zu öffnen, das automatisch in ein Auftragsprofil eingefügt wird.

Für bereits in Ihrem Kundenstamm vorhandene Profile wählen Sie einfach aus der Liste aus, um sie automatisch auf einen bestimmten Auftrag anzuwenden.

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass im Block „Kunden“ die folgende Benutzerberechtigung aktiviert ist: Kann Kunden anzeigen. Dadurch bleibt Ihr Kundenstamm übersichtlich und Sie vermeiden mögliche Duplikate.

Für bereits vorhandene Leads im System (Übereinstimmung der Groß-/Kleinschreibung in der Telefonnummer) wird Ihnen automatisch vorgeschlagen, den Auftrag mit diesem Lead zusammenzuführen. Schließlich wird der Status eines entsprechenden Leads automatisch in Erfolgreicher Auftrag geändert. Wenn Sie mit der Aktion „Auftrag erstellen“ mehrere Lead-Status erstellt haben, können Sie auswählen, auf welchen Status der Lead aktualisiert werden soll.

Hinweis: Ein Lead kann nur vor dem Abschluss des Auftrags (d. h. nicht nachträglich) zusammengeführt werden.

Im Feld Zahler können Sie einen Zahler für den Auftrag auswählen.

Wenn Sie bereits einen Kunden angegeben haben, wird die Organisation, die diesem Kontakt zugeordnet ist, zuerst im Feld Zahler angezeigt.

Wenn Sie dieses Feld leer lassen, bleibt der oben angegebene Kunde Zahler.

Wenn Sie eine andere Person als Zahler auswählen, wird der Betrag des Auftrags in der Bilanz des Zahlers erfasst. Ab diesem Zeitpunkt beträgt der Betrag des Auftrags für den Kunden 0 (null). Dies wird im Auftragsstatus-Widget angezeigt.

Hinweis: Das Systemfeld „Zahler“ muss für jeden Auftragstyp einzeln auf der Seite „Einstellungen > Formular-Editor > Aufträge“ zum Auftragsformular hinzugefügt werden.

Sie können einen Standardzahler für einen Auftragstyp festlegen. Gehen Sie dazu auf die Seite Einstellungen > Formular-Editor > Aufträge und Kostenvoranschläge. Wenn Sie einen neuen Auftragstyp erstellen oder einen bestehenden bearbeiten, wählen Sie die Person oder Organisation aus, die als Standardzahler für diesen Auftragstyp festgelegt werden soll. Weitere Informationen zum Erstellen eines Auftragstyps finden Sie in diesem Artikel.

Werbekampagne. Füllen Sie dieses Feld „Auftrag“ mit einer entsprechenden Werbekampagne oder einem Marketingkanal aus. Bei wiederholten Aufträgen (d. h. wenn ein Kunde mehrere Aufträge hat, die unterschiedliche Werbekampagnen haben können) wird der Beginn der Marketingreise in einem separaten Kundenfeld (Wie der Kunde uns gefunden hat) erfasst.

Lesen Sie hier mehr über Werbekampagnen und die verfügbaren Einstellungen auf der Seite Einstellungen > Marketing. Anhand dieser Informationen können Sie verfolgen, welche Anzeigen besser funktionieren.

Manager-Notizen. Dieses Systemfeld eignet sich perfekt zum Hinzufügen wichtiger Informationen zu einem bestimmten Auftrag.

Geschätzter Preis. In diesem Systemfeld können Sie einen Kostenvoranschlag eingeben, der später in Druckvorlagen übernommen werden kann.

Hinweis: Das Feld ist keine Vorauszahlung.

Dringend. Wenn diese System-Kasse aktiviert ist, wird ein bestimmter Auftrag mit dem roten Symbol „Dringend“ gekennzeichnet und der entsprechende Eintrag in der Auftragstabelle mit einem umrandeten Feuer-Symbol aktualisiert.

Fälligkeitsdatum. Dieses Systemfeld steht für Fristen. Eine Standarddauer kann auf der Seite Einstellungen > Formular-Editor > Aufträge oder direkt im Auftragsprofil angepasst werden (damit dies ordnungsgemäß funktioniert, muss die folgende Benutzerberechtigung aktiviert sein: Kann die Auftragsinformationsfelder bearbeiten).

Nach Ablauf wird ein bestimmter Auftrag mit dem Symbol „Überfällig“ gekennzeichnet, entsprechend der Aktualisierung eines entsprechenden Eintrags in der Auftragstabelle. Dadurch wird zusätzlich das Symbol „getrübte Uhr“ durch ein farbiges Symbol ersetzt und die Anzeige der verbleibenden Zeit in der Spalte „Fälligkeitsdatum“ durch eine Anzeige der Überfälligkeit ersetzt.

Die Auftragserfassung kann zusätzlich an Ihren Arbeitsablauf angepasst werden, indem Sie beliebig viele benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Lesen Sie hier mehr über Auftragsformulare und die verfügbaren Einstellungen.

Gehen Sie zu Einstellungen > Verzeichnisse > Benutzerdefinierte Verzeichnisse, um neue benutzerdefinierte Verzeichnisse zu erstellen, Änderungen oder Ergänzungen für System- und benutzerdefinierte Felder im Auftragsformular vorzunehmen.

Vorauszahlung. Dieses Feld ist für Zahlungen vorgesehen, die bei der Erstellung des Auftrags geleistet werden. Sobald der Wert eingegeben wurde, müssen Sie eine entsprechende Kasse für diese Zahlung auswählen. Vorauszahlungen werden im Menü der Registerkarte Zahlungen angezeigt.

Hinweis: Das Feld Vorauszahlung kann nur während der Erstellung des Auftrags bearbeitet werden (d. h. dies ist nachträglich nicht mehr möglich).

Schritt 3. Richten Sie die Option zum automatischen Drucken von Dokumenten bei der Auftragserfassung ein.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Drucker und wählen Sie dann ein zu druckendes Dokument aus. Wir füllen automatisch eine entsprechende Dokumentvorlage auf der Grundlage der Daten aus dem Auftrag aus. Lesen Sie hier, um mehr über Dokumentvorlagenvariablen und verfügbare Anpassungen zu erfahren.

Schritt 4. Beim Erstellen eines Auftrags können Sie auf der Registerkarte „Dienste und Produkte“ Waren und Dienste hinzufügen, um eine Vorabberechnung zu erstellen oder einen Auftrag vor dem Erstellen zu genehmigen. Wenn Sie Dienste und Teile später hinzufügen möchten, z. B. nach der Diagnose, können Sie dies nach dem Erstellen eines Auftrags tun. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Diensten und Produkten zu einem Auftrag finden Sie in diesem Leitfaden.

Beim Erstellen eines Auftrags können Sie auch eine Aufgabe erstellen, ein Foto, eine Datei oder einen Kommentar zum Ereignis-Feed hinzufügen. Weitere Informationen zum Ereignis-Feed für Aufträge finden Sie hier.

Schritt 5. Speichern Sie die Änderungen.

Klicken Sie auf Erstellen, um einen Auftrag zu speichern und in der Auftragstabelle anzuzeigen. Klicken Sie auf Erstellen und öffnen, um einen Auftrag zu speichern und mit diesem Auftrag weiterzuarbeiten.

Hinweis: Wenn Sie oben rechts auf Schließen klicken, gehen Ihre Daten verloren.

Bei mehreren Geräten, die zum selben Kunden gehören, können Sie auf „Erstellen und weiter“ klicken. Wir speichern Ihren aktuellen Auftrag und öffnen einen neuen mit den entsprechenden Kundendaten, der Auftragsart und dem bereits eingetragenen Zahler.

Fertig! Ein neuer Auftrag wurde erfolgreich in das System aufgenommen.

Profi-Tipp: Verwenden Sie den Auftragsplaner, um anstehende Aufträge rechtzeitig im System zu erfassen.

Weitere Möglichkeiten zum Erstellen eines Auftrags finden Sie in diesem Artikel.