Ein Kostenvoranschlag ist eine ungefähre Berechnung eines Auftrags oder eines kommerziellen Angebots. Mit Kostenvoranschlägen können Sie Kunden über die Kosten zukünftiger Aufträge informieren, einschließlich Produkten und Materialien. Diese Produkte werden jedoch nicht aus dem Lagerhaus abgeschrieben, sodass Sie genaue Inventaraufzeichnungen führen können.

Wichtig: Wenn Sie Berechnungen verwenden möchten, müssen Sie das Kontrollkästchen „Kann Produkte ohne Abzug hinzufügen“ auf der Seite Einstellungen > Mitarbeiter > Rollen aktivieren.

Um einen Kostenvoranschlag (oder ein kommerzielles Angebot) zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1. Gehen Sie zur Seite Aufträge, klicken Sie auf die Schaltfläche + Kostenvoranschlag und wählen Sie einen Auftragstyp aus.

Auftragstyp ist ein Feld, in dem Sie verschiedene Auftrags-/Kostenvoranschlagsformulare anpassen und verwenden können.

Da ein Kostenvoranschlag ein Entwurf eines Auftrags ist, können Sie für Kostenvoranschläge und Aufträge dieselben Typen verwenden. Bei Bedarf können Sie separate Typen für Kostenvoranschläge erstellen und deren Formulare anpassen. Weitere Informationen zum Erstellen und Anpassen von Auftragstypen/Kostenvoranschlagstypen finden Sie in diesem Artikel.

Füllen Sie die folgenden Felder aus:

Manager – ein Feld zum Zuweisen eines verantwortlichen Managers im Kostenvoranschlag. Der in diesem Feld angegebene Mitarbeiter kann in gedruckten Dokumenten angezeigt werden.

Zugewiesener Techniker – ein Feld zum Zuweisen eines verantwortlichen Technikers im Kostenvoranschlag. Der in diesem Feld angegebene Mitarbeiter kann in gedruckten Dokumenten angezeigt werden.

Schritt 2. Geben Sie alle erforderlichen Informationen zum Kunden, Anlagegut usw. ein.

Das Ausfüllen der Informationen im Kostenvoranschlag erfolgt genauso wie beim Erstellen eines Auftrags, da der Kostenvoranschlag anschließend in einen Auftrag umgewandelt wird. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie im Kostenvoranschlag keine Zahlungen erstellen können.

Dieser Abschnitt „Anlagegut“ enthält Informationen zu Geräten, Ausrüstung, Fahrzeugen oder anderem Eigentum des Kunden.

Das Anlagegut ist mit dem Kunden verknüpft, und Sie können den gesamten Auftragshistorie eines bestimmten Geräts einsehen.

Standardmäßig gibt es bereits eine Liste bestimmter Systemfelder aus dem Anlagegutformular, aber Sie können dieses Formular und seine Anzeige im Auftrag anpassen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Um ein neues Kundenanlagegut zu erstellen, füllen Sie das Pflichtfeld Seriennummer / IMEI / VIN aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „+“, um das Fenster zum Erstellen eines neuen Anlageguts zu öffnen. Alternativ können Sie die Felder weiter ausfüllen; das Anlagegut wird nach der Erstellung des Kostenvoranschlags automatisch erstellt.

Bitte beachten Sie, dass Sie eine eindeutige Seriennummer generieren können, wenn das Anlagegut keine Seriennummer hat oder diese nicht ermittelt werden kann. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Generieren.

Die Vorlage für die Seriennummer des Anlageguts kann angepasst werden. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Für das Komponentenfeld „Gruppe-Marke-Modell-Modifikation“ ist ein mehrstufiges Anlagegutverzeichnis verknüpft.

Das heißt, Sie können ein sequenzielles Verzeichnis einrichten.

Wenn Sie beispielsweise die Smartphones-Gruppe auswählen, werden auf der nächsten Marken-Ebene nur die Produkte angezeigt, die Smartphones entsprechen (d. h. die höchste Ebene). Als Nächstes wählen wir die Apple-Marke aus und sehen, dass in der nächsten Ebene der Modell-Ebene nur Apple-Smartphone-Modelle angezeigt werden.

Hinweis: Wenn ein solches Anlagegut bereits mit einem Kunden verknüpft ist, werden die Daten des Kunden automatisch in den Kostenvoranschlag übernommen.

Sie können auch umgekehrt vorgehen. Geben Sie zunächst den Kunden an, und wenn dieser Kunde bereits über Anlagen verfügt, können Sie die gewünschte Anlage im Feld Seriennummer/IMEI/VIN auswählen.

Bitte beachten Sie, dass dieses Verfahren zu einem Fehler „Doppelte Seriennummern“ führen kann. Beispielsweise hat sich der Eigentümer der Anlage geändert oder die Anlage gehört einem Kunden und wird von einem anderen Kunden gebracht. Weitere Informationen zum Vermeiden von Fehlern finden Sie in diesem Artikel.

Wenn Sie die Integrationen VIN LookUp und IMEI LookUp aktiviert haben, füllt das System die Felder Gruppe, Marke, Modell, Modifikation und andere Felder automatisch aus. Die Anzahl der ausgefüllten Felder hängt von den Einstellungen und Funktionen der jeweiligen Integration ab.

Kundenname ist ein Pflichtfeld, in dem Sie den Kunden angeben müssen.

Sie können unter allen Kontakten, nur unter Personen oder nur unter Organisationen suchen.

Wenn Sie bereits eine Organisation im Feld Zahler angegeben haben, werden Ihnen im Feld Kunde zuerst Personen aus dieser Organisation angezeigt.

Wenn der Kunde neu ist, bietet RO App Ihnen an, ihn sofort zu Ihrer Datenbank hinzuzufügen.

Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche „+ Kunde“ oder „+“ und geben Sie die Informationen des Kunden ein. Anschließend werden die Profildaten automatisch in den Auftrag übernommen.

Sie können die Informationen auch direkt im Kostenvoranschlag eingeben, und der Kunde wird automatisch in Ihre Datenbank aufgenommen.

Wenn ein Kunde bereits Kontakt mit Ihnen aufgenommen hat und in Ihrer Kundendatenbank enthalten ist, wählen Sie ihn aus der Liste aus, und seine Informationen werden automatisch in den Kostenvoranschlag übernommen.

Hinweis: Um sicherzustellen, dass dieses Feld für die automatische Auswahl von Kunden aus der Datenbank verwendet wird und Mitarbeiter keine Duplikate erstellen, müssen Sie die Berechtigung „Kunden sehen können“ in den Einstellungen für die Mitarbeiterrolle aktivieren.

Telefon ist ein Feld zum Ausfüllen der Telefonnummer des Kunden.

Wenn Sie eine Anfrage von einem Kunden mit derselben Telefonnummer haben, zeigt RO App eine Meldung an, in der Ihnen angeboten wird, diese zu verknüpfen. Nach dem Erstellen eines Kostenvoranschlags wechselt die verknüpfte Anfrage automatisch in den Status „Gewonnen“. Sie können auswählen, in welchen Status die Anfrage übertragen werden soll, wenn Sie mit der Aktion „Auftrag erstellen“ mehrere Anfrage-Status erstellt haben.

Hinweis: Sie können einen Kostenvoranschlag nur beim Erstellen eines Kostenvoranschlags mit einer Anfrage verknüpfen.

Im Feld „Zahler“ können Sie den Zahler des Kostenvoranschlags/Auftrags auswählen.

Wenn Sie bereits einen Kunden in der Liste haben, wird die für diesen Kontakt angegebene Organisation zuerst im Feld „Zahler“ angezeigt.

Wenn Sie dieses Feld leer lassen, bleibt der oben angegebene Kunde der Zahler.

Wenn Sie eine andere Person als Zahler auswählen, wird der Betrag des zukünftigen Auftrags in der Bilanz des Zahlers berücksichtigt. Der Auftragsbetrag für den Kunden beträgt 0 (null). Dies wird im Widget „Auftragsstatus“ angezeigt.

Hinweis: Sie können das Systemfeld „Zahler“ für das Kostenvoranschlags-/Auftragsformular separat für jeden Typ auf der Seite Einstellungen > Formulareditor > Aufträge hinzufügen. Diese Funktion ist ab dem Startpaket verfügbar.

Werbekampagne – in diesem Feld wird die Werbekampagne für diesen Kostenvoranschlag angegeben.

Sie können Werbekampagnen auf der Seite Einstellungen > Marketing einrichten. Weitere Informationen zur Funktionsweise von Werbekampagnen finden Sie hier.

Manager-Notizen – in diesem Systemfeld kann der Mitarbeiter Notizen zum Kostenvoranschlag hinterlegen.

Geschätzter Preis – in diesem Systemfeld können Sie die geschätzten Kosten des Auftrags angeben, die dann in gedruckten Dokumenten angezeigt werden.

Dringend ist ein System-Kontrollkästchen. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird der Kostenvoranschlag in die Dringend-Markierung aufgenommen und die entsprechende Anzeige erscheint in der Tabelle.

Fälligkeitsdatum ist ein Systemfeld. Dies ist das Datum, an dem der Kostenvoranschlag in den Status „Akzeptiert“ gesetzt werden soll.

Schritt 3. Richten Sie beim Erstellen eines Kostenvoranschlags den automatischen Druck von Dokumenten ein.

Klicken Sie dazu auf die Druckersymbol in der unteren rechten Ecke und wählen Sie das Dokument, das Sie drucken möchten. Die Dokumentvorlage ruft automatisch die Daten ab, die Sie mithilfe von Variablen eingegeben haben. Weitere Informationen zur Bedeutung der Variablen in den Dokumentvorlagen für Kostenvoranschläge und Aufträge finden Sie unter dem Link.

Schritt 4. Wenn Sie einen Kostenvoranschlag erstellen, können Sie Produkte und Dienstleistungen sofort auf der Registerkarte „Dienstleistungen und Produkte“ hinzufügen. Wenn Sie später Dienstleistungen und Teile hinzufügen müssen, können Sie dies nach dem Erstellen eines Kostenvoranschlags tun. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Dienstleistungen und Produkten zu einem Kostenvoranschlag oder Auftrag finden Sie in diesem Artikel.

Außerdem können Sie beim Erstellen eines Kostenvoranschlags sofort eine Aufgabe erstellen und ein Foto, eine Datei oder einen Kommentar zum Ereignis-Feed hinzufügen. Weitere Informationen zum Ereignis-Feed für Kostenvoranschläge/Aufträge finden Sie in diesem Artikel.

Bitte beachten Sie, dass der Ereignis-Feed für den Kostenvoranschlag und den Auftrag durchgängig ist. Das heißt, alle Ereignisse, die während des Kostenvoranschlags erstellt wurden, werden in den Ereignis-Feed des Auftrags übertragen.

Schritt 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“, um den erstellten Kostenvoranschlag zu schließen und in der Tabelle anzuzeigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen und öffnen“, um mit der Arbeit am erstellten Kostenvoranschlag fortzufahren.

Bitte beachten Sie, dass durch Klicken auf die Schaltfläche „Geschlossen“ in der oberen rechten Ecke der Kostenvoranschlag geschlossen und nicht gespeichert wird!

Wenn Sie mehrere Kostenvoranschläge für einen Kunden erstellen müssen, können Sie auf die Schaltfläche „Speichern und einen weiteren erstellen“ klicken. Danach wird der aktuelle Kostenvoranschlag erstellt und ein Fenster geöffnet, in dem Sie einen neuen Kostenvoranschlag mit den bereits ausgefüllten Kundendaten erstellen können.

Fertig! Der Kostenvoranschlag wird erstellt und in der Übersichtstabelle angezeigt. Weitere Informationen zur Arbeit mit Kostenvoranschlägen finden Sie in diesem Abschnitt des Hilfe-Centers.