Auftragsstatus dienen dazu, sequenzielle Auftragsprozesse für Ihr Unternehmen aufzubauen.

Zusätzlich zu ihrer primären Funktion automatisieren Auftragsstatus auch zahlreiche Aufgaben der Unternehmensverwaltung. Dazu gehören unter anderem:

Konfigurieren Sie die Regeln für die Übertragung von Aufträgen von einem Status in einen anderen. Auf diese Weise können Sie Geschäftslogik und Prozesse für Ihre Aufträge einrichten. Navigieren Sie zur Seite „Einstellungen > Status > Aufträge“ und öffnen Sie das Fenster zur Bearbeitung des Auftragsstatus, um die Regeln für die Statusübertragung im Abschnitt „Dieser Status kann verschoben werden zu“ zu konfigurieren.

Standardmäßig können Sie alle Status in jeden Status im System übertragen (mit Ausnahme des Status „Geschlossen“).

Es gibt Fälle, in denen Mitarbeiter Arbeitsaufträge versehentlich in den falschen Status setzen. Dies führt dazu, dass ein Techniker den Arbeitsauftrag nicht bearbeiten kann, da er vom Status „Neu“ in den Status „Erledigt“ übertragen wurde. Dieser Fehler löst auch eine Benachrichtigung an den Kunden aus, dass der Arbeitsauftrag abgeschlossen ist.

Infolgedessen sind sowohl der Kunde als auch der Mitarbeiter unzufrieden. Die Regeln für die Übertragung des Arbeitsauftragsstatus können Ihnen helfen, das Risiko menschlicher Fehler zu eliminieren.

Beispielsweise sind nur die Optionen „Erledigt“, „Warten auf Teile“ und „Zur Genehmigung“ für die Übertragung aus dem Auftragsstatus „In Bearbeitung“ verfügbar, während „In Bearbeitung“ der einzige Status ist, in den Sie aus dem Status „Neu“ übertragen können.

Auf diese Weise erstellen Sie eine sequenzielle Statuskette. Sie beschränken die unerwünschten Statusoptionen und ermöglichen es den Mitarbeitern gleichzeitig, aus den relevanten Optionen auszuwählen.

Wenn Sie eine Status-Kette mit nur einer Option erstellen müssen, erstellen Sie in jeder Statusgruppe einen separaten Status für Ihren Auftragstyp und verknüpfen Sie jede dieser Statusgruppen mit einer einzigen Übertragungsoption.

Beispiel: „Neu 1 > In Bearbeitung 1 > Kontrolle 1 > Erledigt 1 > Lieferung 1 > Geschlossen 1“.

Auf diese Weise erlauben Sie nur die Übertragung in einen einzigen Status für jeden Knoten der Status-Kette. Ein solcher Ansatz eliminiert das menschliche Element vollständig.

Verknüpfen Sie diese Status einfach nacheinander zu einer einzigen Sequenz.

Stellen Sie sicher, dass Sie die relevanten Anfangsstatus für Arbeitsaufträge konfigurieren, um unterschiedliche Prozesse für jeden Ihrer Arbeitsauftragstypen einzurichten. Legen Sie Anfangsstatus für Ihre Arbeitsaufträge fest, um die richtige Reihenfolge der verfügbaren Status sicherzustellen.

Sie können auch automatisch ein Anlagegut in ein bestimmtes Lagerhaus übertragen, wenn ein Arbeitsauftrag auf einen speziellen Status aktualisiert wird.

Wenn beispielsweise ein Auftrag auf den Status „Diagnose“ aktualisiert wird, wird das zugehörige Anlagegut in das Lagerhaus „Reparatur ausstehend“ übertragen. Das Anlagegut wird in das Lagerhaus des Mitarbeiters verschoben, wenn ein Techniker diesen Auftrag auf den Status „In Bearbeitung“ aktualisiert. Das Anlagegut wird in das Lagerhaus „Bereit zur Abholung“ verschoben, wenn der Auftrag auf den Status „Erledigt“ aktualisiert wird. Wenn der Auftrag geschlossen wird, kehrt er in das Lagerhaus des Kunden zurück.

Bitte beachten Sie, dass Anlagegüter je nach Ihrer Geschäftstätigkeit bei der Anmeldung unterschiedlich bezeichnet werden können (Fahrzeug, Gerät, Ausrüstung, Werkzeug, Schuhwerk, Tier).

Wenn Sie den Status eines Auftrags auf „Geschlossen“ – oder einen anderen Status aus der Gruppe „Geschlossen“ – setzen, öffnet das System ein Dialogfenster, in dem Sie die Zahlung für den Auftrag eingeben können.

Sie können auch festlegen, dass bei der Übertragung in einen bestimmten Status zwingend eine Zahlung erstellt werden muss. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen „Beim Übertragen auf diesen Status erforderlich“ und wählen Sie „Zahlung erstellen“. Dadurch kann ein Mitarbeiter einen Auftrag nicht in diesen Status aktualisieren, ohne eine Zahlung zu erstellen.

Beim Einrichten von Gehaltsabrechnungsregeln für Aufträge können Sie den Berechnungszeitpunkt „Bei Änderung des Auftragsstatus auf“ auswählen und einen oder mehrere Status auswählen. Dadurch werden Provisionen für das Ereignis berechnet, wenn der Auftrag auf den angegebenen Status aktualisiert wird. Weitere Informationen zum Einrichten von Provisionen finden Sie in diesem Artikel.

Mit RO App können Sie automatische Benachrichtigungen für Kunden und Mitarbeiter konfigurieren. Auftragsstatus fungieren als Auslöser für Benachrichtigungen an Kunden und Mitarbeiter unter Verwendung von Benachrichtigungsvorlagen.

Mit RO App können Sie das Datum der Auftragsausführung oder das Abschlussdatum als Beginn der Garantiezeit festlegen. Informationen zur Garantiezeit finden Sie in diesem Artikel.

Navigieren Sie zur Seite Berichte > Aufträge, um die folgenden Berichte zu erstellen:

Während der Bericht „Erstellte Aufträge“ alle Aufträge für einen bestimmten Zeitraum sucht, filtern die Berichte „Abgeschlossene Aufträge“ und „Aufträge in Bearbeitung“ die vorhandenen Aufträge nach dem Status bestimmter Gruppen: