Sie können den Prozess der Vermietung von Anlagegütern an Kunden in der RO App organisieren. Dieser Artikel beschreibt den Standard-Auftragsablauf.
Vorbereitungen
Schritt 1. Erstellen und richten Sie die erforderlichen Lagerhäuser für Anlagegüter auf der Seite Einstellungen > Inventar ein.
Mit Hilfe verschiedener Lagerhäuser für Anlagegüter können Sie die interne Logistik verwalten. Sie können beispielsweise folgende Lagerhäuser einrichten:
Bereit zur Vermietung. Ein Anlagegut/eine Ausrüstung in diesem Lagerhaus ist in betriebsfähigem Zustand und kann vermietet oder verleast werden.
Nach der Vermietung. Das Anlagegut/die Ausrüstung wurde gerade aus der Vermietung zurückgegeben und muss auf Funktionsfähigkeit, Sauberkeit usw. überprüft werden.
Wartet auf Reparatur. Dieses Lagerhaus kann nützlich sein, wenn Ihr Unternehmen seine eigene Ausrüstung repariert.
Zusätzlich wird für jeden Kunden und Mitarbeiter automatisch ein separates Lagerhaus angelegt, das nicht in der allgemeinen Liste angezeigt wird, aber für Übertragungen verwendet werden kann.
Schritt 2. Richten Sie die automatische Übertragung von Anlagegütern nach Status auf der Seite Einstellungen > Status > Aufträge ein.
Beispielsweise befindet sich das Produkt zunächst im Lagerhaus „Bereit zur Vermietung“ des Unternehmens. Wenn Sie den Status auf „Vermietet“ aktualisieren, wird das Anlagegut in das Lagerhaus des Kunden verschoben.
Wenn der Auftrag dann den Status „Erledigt“ erhält, muss das Anlagegut in das Lagerhaus „Nach der Vermietung“ übertragen werden.
Nachdem das Anlagegut überprüft wurde, wird der Auftrag geschlossen und das Anlagegut wird in das Lagerhaus „Bereit zur Vermietung“ verschoben.
Fertig! Wenn dieser Auftragsstatus aktualisiert wird, müssen Manager nun die Übertragung bestätigen oder gegebenenfalls das Lagerhaus ändern.
Wichtig: Damit diese Funktion ordnungsgemäß funktioniert, muss in den Einstellungen der Mitarbeiterrolle das Recht „Anlagegüter übertragen“ aktiviert sein.
Schritt 3. Laden Sie die Geräte/Ausrüstung, die Sie vermieten möchten, in ein Anlagegutlager hoch.
Gehen Sie dazu auf die Seite Inventar > Anlagegüter und erstellen Sie Anlagegüter. Weitere Informationen zum Hinzufügen neuer Anlagegüter finden Sie in diesem Artikel.
Achten Sie beim Erstellen von Anlagegütern darauf, dass Ihr Unternehmen als Eigentümer angegeben ist. Im Systemfeld „Kosten“ können Sie den Anschaffungspreis des Anlageguts angeben.
Erstellen eines Auftrags für Miete oder Leasing
1. Klicken Sie auf der Seite „Aufträge“ auf „+ Auftrag“.
Wählen Sie den Auftragstyp „Miete“ aus.
Fügen Sie das Anlagegut hinzu, das Sie vermieten möchten. Geben Sie dazu die Seriennummer oder den Namen des Anlageguts in das Feld „Seriennummer“ ein.
Geben Sie den Kunden an, der das Anlagegut mietet.
Legen Sie die Dauer des Mietdienstes fest.
Wichtig: Geben Sie zuerst das Anlagegut an und dann die Person, die es mietet! Wenn Sie zuerst einen Kunden auswählen, können Sie bei der Auswahl eines Anlageguts zur Miete nicht die Anlagegüter Ihres Unternehmens sehen (es werden nur die Anlagegüter dieses Kunden angezeigt).
Geben Sie zusätzliche Informationen ein (beachten Sie, dass Sie das Formular für den Auftrag anpassen und die Reihenfolge der Felder ändern, neue Felder hinzufügen oder unnötige Felder entfernen können)
Im Feld „Fälligkeitsdatum“ können Sie das Datum und die Uhrzeit des Endes der Miete eingeben. Wenn Ihr Mitarbeiter den Auftrag bis zu diesem Datum nicht auf den Status „Bereit“ setzt (d. h. der Kunde gibt das Anlagegut nicht rechtzeitig zurück), wird in der Tabelle die Überfälligkeit angezeigt.
Geben Sie bei Bedarf die Höhe der Anzahlung (Kaution) und die verantwortlichen Mitarbeiter an.
Wählen Sie das zu druckende Dokument aus und klicken Sie auf Erstellen oder Erstellen und öffnen. Wenn der Kunde eine Anzahlung geleistet hat, müssen Sie eine Kasse auswählen, um die Zahlung zu erfassen.
Fertig! Der Auftrag wurde erfolgreich erstellt und wird in der Tabelle und in der Kalenderansicht angezeigt.
Bearbeiten und Schließen von Aufträgen für Miete und Leasing
Öffnen Sie den erstellten Auftrag und fügen Sie im Feld Arbeit, Dienstleistung oder Produkt eine Dienstleistung in der erforderlichen Menge hinzu.
Wenn Sie den Status des Auftrags ändern, wird das Anlagegut in die bereits konfigurierten Lagerhäuser für Anlagegüter übertragen. So sehen Sie immer, welche Anlagegüter von welchen Kunden gemietet sind, welche nach der Vermietung überprüft werden und welche zur Vermietung bereitstehen.
Weitere Informationen zum Schließen eines Auftrags und zum Akzeptieren von Zahlungen vom Kunden sowie zum Führen eines Verzeichnisses über stornierte Dienste in RO App finden Sie, indem Sie hier klicken.