Passo 1. Aceder a Ordens de Serviço e clicar em + Ordem.

Quando uma ordem de Serviço é criada, é-lhe atribuído um identificador único (código QR ou código de barras) que pode ser usado para uma pesquisa rápida. O código QR e o código de barras podem ser apresentados em modelos de documentos impressos ao adicionar as variáveis {QR Code} e {Barcode}. Pode digitalizar um código QR com a aplicação móvel RemOnline Ordens de Serviço e um código de barras com um scanner na versão web. Em ambos os casos, uma ordem de Serviço será aberta imediatamente.

Passo 2. Preencher os detalhes necessários no perfil da Ordem de Serviço.

Tipo de Ordem de Serviço. Utilize este campo para configurar e aplicar diferentes formas de Ordens de Serviço.

Por exemplo, pode adicionar o campo Orçamento apenas para Ordens de Serviço pagas sem ter este campo para Ordens de Serviço degarantia. Leia aqui para saber mais sobre os formulários de Ordem de Serviço e a configuração disponível. Diferentes tipos de Ordens de Serviço podem também afetar o modo de cálculo da folha de pagamento dos empregados. Por exemplo, pode ter uma recompensa baseada em percentagem para reparações regulares e uma taxa personalizada para reparações em garantia. Leia aqui para saber mais sobre o cálculo da folha de pagamento e a configuração disponível.

Cada perfil de Ordem de Serviço tem um tipo de ordem de serviço predefinido, baseado no anterior que colocou no sistema. Pode ter diferentes tipos de ordens de serviço predefinidas selecionadas para cada uma das suas localizações (se tiver mais do que uma). Leia aqui para saber mais sobre os perfis de Local e a configuração disponível. Também pode ter as seguintes opções de seleção automática: Lembrar a última (para começar com um tipo de ordem de serviço padrão baseado na seleção anterior) e Não especificado (para fazer uma seleção manualmente para cada perfil de Ordem de Serviço).

Crie Ordens de Serviço automatizadas configurando e aplicando diferentes estados iniciais de Ordens de Serviço com base no tipo de Ordem de Serviço, combinados com as suas próprias regras de transferência de estado e sequências de estado únicas.

Importante: Os Dispositivos podem ter nomes diferentes (Veículo, Dispositivo, Eletrodoméstico, Ferramenta, Sapatos, Roupa) dependendo do tipo de negócio que escolher ao criar a sua conta.

Detalhes completos sobre os Dispositivos (dispositivo, eletrónica de consumo, veículo ou quaisquer outros pertences dos seus clientes), cada um automaticamente ligado a um perfil de Cliente correspondente. Cada um dos seus Dispositivos tem um perfil que permite um acesso rápido a uma lista correspondente de Ordens de Serviço relevantes.

Aqui também pode encontrar vários campos do sistema disponíveis por defeito no formulário de Dispositivos. Leia aqui para saber mais sobre os Dispositivos e o editor de Formulários, a configuração relacionada e a personalização do ecrã.

Entrada de Dispositivos. Preencha um campo obrigatório de Número de série / IMEI / VIN e clique no ícone + para criar um novo Dispositivos. Ou continue a preencher os campos e um ativo será criado automaticamente após a criação de uma ordem de Serviço.

Tenha em atenção que, se por algum motivo o ativo não tiver um número de série ou não puder ser identificado, pode gerar um número de série único no RemOnline - basta clicar em Gerar.

Pode personalizar um modelo de número de série para activos na página Configurações > Armazéns. Leia mais neste artigo.

Modificação de modelo de marca de grupo. Este campo principal funciona em conjunto com um Diretório de Dispositivos multinível.

Por exemplo, quando seleciona Smartphones como um “Grupo” (1ª camada), apenas as entradas relevantes serão mostradas abaixo. Em seguida, quando selecionar Apple como “Marca” (2.ª camada), a lista de entradas relevantes será ainda mais reduzida. Por fim, quando selecionar iPhone X como “Modelo” (3.º nível), a lista será limitada a apenas algumas entradas que podem ser selecionadas como “Modificação” (4.º nível).

Importante: Se o ativo já tiver um cliente associado, o cartão do cliente será inserido automaticamente na ordem de Serviço.

Pode fazê-lo ao contrário. Especifique primeiro o cliente e, se esse cliente já tiver criado Dispositivos, poderá selecionar um no campo Número de série / IMEI / VIN .

Tenha em atenção que, ao preencher uma ordem de Serviço desta forma, pode ocorrer o erro Números de série duplicados. Por exemplo, o proprietário do ativo mudou, ou o ativo pertence a um cliente e foi trazido por outro cliente. Saiba mais sobre como evitar o erro neste artigo.

Se tiver ativado o VIN LookUp e o IMEI LookUp, o sistema preencherá automaticamente os campos Grupo, Marca, Modelo, Modificação, etc. O número de campos preenchidos depende das configurações e capacidades de cada integração.

Importante: A integração com o VIN Lookup está disponível a partir do plano Startup.

No bloco Cliente , pode especificar ou encontrar um cliente. Pode procurar um cliente pelo nome, número de telefone ou número do cartão de desconto.

Clique em + Criar cliente ou num ícone + para obter uma janela de diálogo para criar um novo perfil de Cliente e colocá-lo automaticamente num perfil de Ordem de Serviço.

Para perfis já existentes na sua base de clientes, basta fazer uma seleção na lista para o aplicar automaticamente a uma determinada Ordem de Serviço.

Nota: Certifique-se de que tem activadas as seguintes permissões de acesso de utilizador no bloco “Clientes”: Pode ver os clientes. Isto ajudará a manter a sua base de clientes limpa e a evitar potenciais duplicados.

Para os Leads já existentes no sistema (match-case no número de telefone), ser-lhe-á automaticamente sugerido fundir a Ordens de Serviço com este Lead. Eventualmente, um contacto correspondente terá o seu status automaticamente alterado para Ordem de Trabalho bem-sucedida. Se tiver criado vários status de lead com a ação “Criar ordem de serviço”, pode escolher para qual status atualizar o lead.

Nota: Um contacto só pode ser fundido antes da entrada da Ordem de Serviço estar concluída (ou seja, não pode ser feito depois).

No campo Pagador, é possível selecionar um pagador da ordem de Serviço.

Se deixar este campo em branco, o cliente que especificou acima continuará a ser o pagador.

Se selecionar outra pessoa como pagador, o montante da ordem de Serviço será registado no saldo do pagador. A partir deste momento, o montante da ordem de Serviço para o cliente será igual a 0 (zero). Isto será refletido no Widget de Status da Ordem de Serviço.

Nota: o campo Sistema pagador deve ser adicionado ao formulário de ordem de serviço para cada tipo de ordem de serviço individualmente na página Configurações > Editor de formulários > Ordens de serviço. Esta funcionalidade está disponível a partir do plano de subscrição Business.

Campanha publicitária. Preencher este campo da Ordem de Serviço com uma campanha publicitária ou canal de marketing correspondente. No caso de negócios repetidos (ou seja, quando um cliente tem várias Ordens de Serviço que podem ter Campanhas publicitárias diferentes), o início da jornada de marketing será registado num campo separado do Cliente (Como o cliente nos encontrou).

Leia aqui para saber mais sobre as Campanhas publicitárias e a configuração disponível na página Configurações > Marketing. Com a ajuda destas informações, pode verificar quais os anúncios que funcionam melhor.

Notas do gestor. Este campo do sistema é perfeito para adicionar qualquer informação crucial a uma determinada Ordem de Serviço.

Orçamento. Este campo do sistema é utilizado para introduzir um orçamento que pode ser eventualmente colocado em modelos de documentos impressos.

Nota: O campo não é um adiantamento em si.

Urgente. Quando activada, esta caixa de verificação do sistema faz com que uma determinada Ordem de Serviço seja caracterizada com o emblema vermelho “Urgente”, em linha com a atualização de uma entrada correspondente na Tabela de Ordens de Serviço com um ícone de fogo delineado.

Data de vencimento. Este campo do sistema representa os prazos. A duração predefinida pode ser ajustada na página Configurações > Editor de formulários > Ordens de serviço ou diretamente no perfil da Ordem de serviço (para funcionar corretamente, é necessário ter a seguinte permissão de acesso de utilizador activada: Pode editar os campos de informações da ordem).

Após a expiração, uma determinada Ordem de Serviço será apresentada com o emblema de Atrasada, em linha com a atualização de uma entrada correspondente na Tabela de Ordens de Serviço. Além disso, isto substitui o ícone do mostrador do relógio esbatido por um ícone a cores e faz com que o indicador de tempo restante na coluna Data de vencimento seja substituído pelo que mostra a hora de atraso.

A entrada de Ordens de Serviço pode ser adicionalmente adaptada ao seu fluxo de trabalho, adicionando tantos campos personalizados quantos os necessários. Leia aqui para saber mais sobre os formulários de Ordens de Serviço e a configuração disponível.

Vá a Configurações > Diretórios > Diretórios personalizados para criar novos diretórios personalizados, fazer edições ou alterações para o sistema e campos personalizados no formulário de Ordem de Serviço.

Pré-pagamento. Este campo destina-se a pagamentos efectuados aquando da criação da Ordem de Serviço. Uma vez introduzido o valor, é necessário selecionar uma caixa correspondente para esse pagamento. Os pré-pagamentos são apresentados no menu do separador Pagamentos.

Nota: O campo Pré-pagamento só pode ser editado durante a criação da Ordem de Serviço (ou seja, não pode ser feito posteriormente).

Gestor. Este campo do sistema representa um empregado atribuído responsável por uma determinada Ordem de Serviço que pode eventualmente ser colocado em modelos de documentos de impressão, notificações de Ordens de Serviço e cálculo de folhas de pagamento.

Especialistaatribuído. Este campo representa um especialista atribuído responsável por uma determinada Ordem de Serviço que pode ser eventualmente colocada em modelos de documentos de impressão, notificações de Ordens de Serviço e cálculo de salários.

Passo 3. Configurar a opção de impressão automática de documentos aquando da entrada da Ordem de Serviço.

Clique no botão Impressora e selecione um documento a imprimir. Iremos preencher automaticamente um modelo de documento correspondente, com base nos dados da Ordem de Serviço. Leia aqui para saber mais sobre as variáveis do modelo de documento e as personalizações disponíveis.

Passo 4. Ao criar uma ordem de serviço, é possível adicionar bens e serviços no separador Serviços e Produtos para fazer um cálculo prévio ou para aprovar uma ordem de serviço antes de a criar. Se pretender adicionar serviços e peças mais tarde, por exemplo, após o diagnóstico, pode fazê-lo depois de criar uma ordem de Serviço. Para mais informações sobre como adicionar serviços e produtos a uma ordem de Serviço, consulte este guia.

Ao criar uma ordem de serviço, também pode criar uma tarefa, adicionar uma fotografia, um ficheiro ou um comentário ao feed de eventos. Saiba mais sobre o feed de eventos de ordens de serviço aqui.

Passo 5. Guardar alterações.

Clicar em Criar para que uma Ordem de Serviço seja guardada e apresentada na Tabela de Ordens de Serviço. Clique em Criar e abrir para guardar uma Ordem de Serviço e continuar a trabalhar com esta Ordem de Serviço.

Nota: Ao clicar em Fechar no canto superior direito, os seus dados serão perdidos.

Para múltiplos Dispositivos que pertençam ao mesmo cliente, pode clicar em Criar e pegar noutro. Guardaremos a sua Ordem de Serviço atual e abriremos uma nova com os detalhes do cliente, o tipo de ordem de serviço e o pagador correspondentes já preenchidos.

Já está! Uma nova entrada de Ordem de Serviço foi introduzida com sucesso no sistema.

Dica profissional: Utilize o Horários de Trabalho para colocar as próximas Ordens de Serviço no sistema com bastante antecedência.

Pode saber mais sobre outras formas de criar uma ordem neste artigo.