Ir para conteúdo principal
Como criar um orçamento?

Saiba como criar orçamentos no RemOnline

Christina avatar
Escrito por Christina
Atualizado há mais de um mês

Um orçamento é um cálculo aproximado de uma ordem de serviço ou de uma oferta comercial. Com os Orçamentos, pode informar os clientes sobre o custo de futuras ordens de serviço, incluindo produtos e materiais. No entanto, estes produtos não serão baixados do armazém, pelo que manterá registos de inventário precisos.

Importante: Se pretender utilizar cálculos, tem de ativar a caixa de verificação “Pode adicionar produtos sem dedução” na página Configurações > Funcionários > Funções.

Para criar um orçamento manual, siga estes passos.

Etapa 1. Aceda à página Ordens de serviço, clique no botão + Orçamento e selecione um tipo de ordem de serviço.

O tipo de ordem de serviço é um campo que permite personalizar e utilizar diferentes ordens de serviço/formulários de orçamento.

Uma vez que um orçamento é um rascunho de uma ordem de serviço, pode utilizar os mesmos tipos tanto para orçamentos como para ordens de serviço. Se necessário, pode criar tipos separados para orçamentos e personalizar os seus formulários. Saiba mais sobre como criar e personalizar tipos de ordem de serviço/estimativa neste artigo.

Passo 2. Preencha todas as informações necessárias sobre o cliente, ativos, etc.

Preencher as informações no orçamento é o mesmo que quando cria uma ordem de serviço porque o orçamento é depois convertido numa ordem de serviço. A única diferença é que não pode criar pagamentos no orçamento.

Os detalhes do Ativo

Tenha em atenção que esta secção pode ter outro nome (Veículo, Dispositivo, Aparelho, Ferramenta, Equipamento, Calçado, Roupa), ou pode não a ter, dependendo do tipo de atividade comercial escolhido durante a inscrição.

Esta secção de Ativos contém informações sobre dispositivos, equipamentos, carros ou outros bens do cliente.

O Ativo está ligado ao cliente, e pode ver todo o histórico de ordens de serviço de um dispositivo específico.

Por predefinição, já existe uma lista de determinados campos do sistema do formulário de ativos, mas é possível personalizar este formulário e a sua apresentação na ordem de serviço. Para mais informações, consulte este artigo.

Para criar um novo ativo de cliente, preencha o campo obrigatório Número de série / IMEI / VIN e clique no botão “+ ” para abrir a janela de criação de novo ativo. Em alternativa, continue a preencher os campos; o ativo será criado automaticamente após a criação do orçamento.

Note que pode gerar um número de série único se o ativo não tiver um número de série ou não puder ser determinado. Para o fazer, clique no botão Gerar.

O modelo de número de série de ativos pode ser personalizado. Consulte este artigo para obter detalhes.

Para o campo de componente Modificação de modelo de marca de grupo, um diretório de ativos multinível é vinculado.

Ou seja, é possível configurar um diretório sequencial.

Por exemplo, ao selecionar o grupo Smartphones, o próximo nível Marca exibirá apenas os produtos que correspondem a smartphones (ou seja, o nível mais alto). Em seguida, seleccionamos a marca Apple e vemos que apenas os modelos de smartphones da Apple são apresentados no nível seguinte do Modelo.

Nota: se esse ativo já estiver ligado a um cliente, os dados do cliente serão automaticamente puxados para o orçamento.

Também pode fazer o contrário. Primeiro, especifique o cliente e, se esse cliente já tiver ativos, pode selecionar o que precisa no campo Número de série / IMEI / VIN.

Tenha em atenção que este procedimento pode originar um erro de Números de Série Duplicados. Por exemplo, o proprietário do ativo foi alterado ou o ativo pertence a um cliente sendo trazido por outro. Saiba mais sobre como evitar erros neste artigo.

Campos de preenchimento automático

Se tiver ativado as integrações VIN LookUp e IMEI LookUp, o sistema preencherá automaticamente os campos Grupo, Marca, Modelo, Modificação e outros. O número de campos preenchidos depende das Configurações e capacidades de cada integração.

Nota: estas integrações estão disponíveis a partir do plano Startup.

Os detalhes do Cliente

O nome do cliente é um campo obrigatório onde tem de especificar o cliente.

Se o cliente for novo, o RemOnline oferece-se para o adicionar imediatamente à sua base de dados.

Para o efeito, clique no botão “+ Cliente” ou “+” e preencha os dados do cliente, após o que os dados do perfil serão automaticamente inseridos na ordem de serviço.

Também pode preencher as informações diretamente no orçamento, e o cliente será automaticamente adicionado à sua base de dados.

Se um cliente já o tiver contactado e estiver na sua base de dados de clientes, selecione-o na lista e as suas informações serão automaticamente inseridas no orçamento.

Nota: para garantir que este campo é utilizado para a seleção automática de clientes da base de dados e que os funcionários não criam duplicados, deve ativar a permissão “Pode ver clientes” nas Configurações da função do funcionário.

Telefone é um campo para preencher o número de telefone do cliente.

Se tiver um lead de um cliente com o mesmo número de telefone, o RemOnline mostrará uma mensagem a oferecer a ligação entre eles. Após a criação de um orçamento, o lead ligado passará automaticamente para o estado “Ganho”. Pode escolher para qual estado transferir o lead se tiver criado vários estados de lead com a ação “Criar ordem de serviço”.

Nota: Só pode ligar um orçamento a um lead aquando da criação de um orçamento.

Os detalhes do Pagador

No campo “Pagador”, pode selecionar o pagador do orçamento/ordem de serviço.

Se deixar este campo em branco, o cliente que especificou acima continuará a ser o pagador.

Se selecionar outra pessoa como pagador, o montante da futura ordem de serviço será considerado no saldo do pagador. O valor da ordem de serviço para o cliente será igual a 0 (zero). Isto será apresentado no widget de estado da ordem de serviço.

Nota: Pode adicionar o campo de sistema “Pagador” ao formulário de orçamento/ordem de serviço separadamente para cada tipo na página Configurações > Editor de formulários > Ordens de serviço. Esta funcionalidade está disponível a partir do plano Startup.

Informações adicionais

Campanha publicitária - este campo especifica a campanha publicitária para este orçamento.

Pode configurar campanhas publicitárias na página Configurações > Marketing. Saiba mais sobre o funcionamento das campanhas publicitárias aqui.

Notas do gestor - o funcionário pode indicar informações de Notas sobre o orçamento neste campo do sistema.

Orçamentos - neste campo do sistema, pode especificar o custo estimado do trabalho para apresentação posterior em documentos impressos.

Urgente é uma caixa de verificação do sistema. Quando este campo de seleção é marcado, o orçamento é incluído no crachá Urgente e o indicador correspondente aparece na tabela.

Data de vencimento é um campo do sistema. Esta é a data em que o orçamento deve ser definido para o status “Aceito”.

Gestor - um campo do sistema para atribuir um gestor responsável no orçamento. O funcionário especificado neste campo pode ser exibido em documentos impressos.

Técnico designado - um campo do sistema para atribuir um técnico responsável no orçamento. O funcionário especificado neste campo pode ser exibido em documentos impressos.

Passo 3. Configurar a impressão automática dos documentos aquando da criação de um orçamento.

Para o fazer, clique no botão da impressora no canto inferior direito e selecione o documento que imprime. O modelo de documento buscará automaticamente os dados que preencheu com as variáveis. Para mais informações sobre o significado das variáveis nos modelos de documentos para Orçamentos e Ordens de Serviço, siga a hiperligação.

Adicionar Produtos e Serviços

Passo 4. Quando cria um orçamento, pode adicionar produtos e serviços imediatamente no separador Serviços e Produtos. Se precisar de adicionar serviços e peças mais tarde, pode fazê-lo após criar um orçamento. Leia mais sobre como adicionar serviços e produtos a um orçamento ou ordem de serviço neste artigo.

Tenha em atenção que nenhum dos produtos adicionados a um orçamento é baixado do armazém. Pode dar baixa nos produtos após converter o orçamento numa ordem de serviço.

Além disso, ao criar um orçamento, pode criar imediatamente uma tarefa e adicionar uma fotografia, um ficheiro ou um comentário ao feed de eventos. Saiba mais sobre o feed de eventos de orçamento/ordem de serviço neste artigo.

Tenha em atenção que o feed de eventos para o orçamento e a ordem de serviço é de ponta a ponta. Ou seja, todos os eventos efetuados durante o orçamento serão transferidos para o feed de eventos da ordem de serviço.

Passo 5. Clicar no botão “Criar” para fechar o orçamento criado e exibi-lo na tabela. Clique no botão “Criar e abrir” para continuar a trabalhar no orçamento criado.

Tenha em atenção que ao clicar no botão “Fechado” no canto superior direito, o orçamento é fechado e não guardado!

Se precisar de criar vários orçamentos para um cliente, pode clicar no botão "Salvar e criar outra". Depois disso, o orçamento atual será criado e será aberta uma janela para criar um orçamento com as informações do cliente já preenchidas.

Já está! O orçamento é criado e apresentado na tabela geral. Mais informações sobre como trabalhar com Orçamentos podem ser encontradas nesta secção do Centro de Ajuda.

Isto respondeu à sua pergunta?