Os Orçamentos no RemOnline são utilizados para criar ofertas comerciais ou orçamentos para os clientes.
Para quem são adequados os orçamentos?
A funcionalidade de orçamento pode ser útil para muitas empresas em que:
o serviço ou produto tem um custo variável (dependendo da complexidade, volume, detalhes);
o cliente toma decisões com base no preço;
o processo é realizado em várias etapas e é necessária aprovação para cada etapa;
o alto custo ou complexidade do trabalho exige transparência.
Em oficinas e lojas de reparação (por exemplo, eletrónica, telefones, eletrodomésticos, computadores, equipamento de escritório), a natureza das avarias pode variar muito em termos de complexidade e custo. Muitas vezes, é necessário chegar a acordo com o cliente sobre o âmbito do trabalho antes de iniciar as reparações, por exemplo, se deve substituir apenas um componente ou vários.
Nos serviços de construção e reparação (por exemplo, trabalhos de acabamento, janelas, portas, ventilação, ar condicionado), existem muitos componentes e opções para esses componentes, por isso é importante que o cliente veja todo o âmbito e custo.
Nos serviços automóveis, estações de serviço e serviços de detalhe, os serviços são combinados e os serviços de detalhe têm frequentemente pacotes e serviços individuais, pelo que um orçamento ajuda o cliente a escolher.
Nos serviços de impressão e publicidade, o preço depende do volume, dos materiais e do processamento, e muitas vezes é importante ver várias opções de serviços.
Nos ateliês e serviços de reparação de roupa e calçado, tudo também é individual — tecido, complexidade e prazos.
Como trabalhar com orçamentos
Importante: Se quiser utilizar orçamentos, tem de ativar a permissão “Pode adicionar produtos sem dedução” na função do funcionário em Configurações > Funcionários > Funções.
Pode criar orçamentos na página Ordens de serviço. Na tabela geral, verá o nome do documento correspondente. Para abrir o orçamento, tem de clicar no seu número ou fazer duplo clique na linha. A numeração dos orçamentos e das ordens é a mesma e é configurada na janela de localizações. A pesquisa de pagamentos é idêntica à pesquisa de ordens.
Os estados dos Orçamentos foram adicionados ao filtro, para poder filtrar os pagamentos na tabela. Além disso, agora os pagamentos estão incluídos nos seguintes distintivos do sistema para ordens: “Minhas ordens”, “Urgente”, “Vencido”.
Pode criar diferentes tipos e formulários para orçamentos na página Configurações > Editor de formulários > Ordens de serviço. Ou seja, pode criar tipos de ordens separados e personalizar os formulários correspondentes para os mesmos, de modo a utilizá-los para orçamentos no futuro.
Após criar novos orçamentos no RemOnline, pode trabalhar com eles.
Adiciona produtos aos Orçamentos sem os baixar do armazém. Após a aprovação do cliente, pode transferir o orçamento para uma ordem e depois dar baixa dos produtos especificados no armazém.
Utilizando os estados do sistema, é possível controlar e acompanhar cada fase do trabalho com o orçamento, bem como transferir o orçamento para uma ordem.
No orçamento, existe um feed de eventos que regista todas as alterações com a data, a hora e o funcionário que as fez.
Importante: o feed de eventos é o mesmo tanto para o orçamento como para a ordem. Assim, se converter um orçamento numa ordem, os eventos que ocorreram no orçamento serão salvos no feed de eventos da ordem.
É possível fechar orçamentos, ou seja, converter orçamentos em Ordens de serviço bem sucedidas para continuar a trabalhar com o cliente ou converter orçamentos em estados mal sucedidos.
Se necessário, pode sempre eliminar o orçamento.
Os modelos do grupo de documentos Ordens são utilizados para imprimir documentos em orçamentos.
Tenha em atenção que não é possível criar pagamentos em orçamentos, configurar o movimento automático de produtos por estados ou enviar notificações automaticamente. Estas ações ficam disponíveis após converter o orçamento numa ordem.