Os Status de Ordens de Serviço têm como objetivo criar processos de ordens sequenciais para a sua empresa.

Para além da sua função principal, os status das ordens de serviço também automatizam várias tarefas de gestão empresarial. Estas incluem, mas não estão limitadas ao seguinte:

Configurar as regras de transferência de ordens de serviço de um status para outro. Isto permite-lhe definir a lógica e os processos comerciais para as suas ordens de serviço.

Navegue para a página Configurações > Status Ordens de serviço e abra a janela de edição do status da ordem de serviço para configurar as regras de transferência de status na secção “Status para os quais pode transferir este status”.

Por defeito, é possível transferir todos os status para qualquer status no sistema (exceto o status “Fechado”).

Há casos em que os funcionários actualizam as Ordens de Serviço para os status incorrectos por engano. Isto leva a uma situação em que um técnico não consegue processar a ordem de serviço porque esta foi transferida do estado “Nova” para o estado “Concluída”. Este erro também despoletou uma notificação ao cliente sobre a conclusão da ordem de Serviço.

Como resultado, tanto o cliente como o empregado ficam insatisfeitos. As regras de transferência de estado das ordens de serviço podem ajudá-lo a eliminar o risco de erro humano.

Por exemplo, apenas as opções “Concluída”, “A aguardar peças” e “Em aprovação” estão disponíveis para transferência a partir do status de ordem “Em curso”, enquanto a opção “Em curso” é o único status disponível para transferência a partir do status “Nova”.

Desta forma, cria-se uma cadeia de status sequencial. O usuário restringe as opções de status indesejadas e permite que os empregados escolham entre as opções relevantes.

Se for necessário criar uma cadeia de status de opção única, criar um status separado para o tipo de ordem de serviço em cada grupo de status e vincular uma única opção de transferência a cada um deles.

Por exemplo: “Nova 1 > Em curso 1 > Controlo 1 > Concluída 1 > Entrega 1 > Encerrada 1”.

Desta forma, só permite a transferência de um único status para cada nó da cadeia de status. Esta abordagem elimina totalmente o elemento humano.

Basta encadear estes status, um após o outro, numa única sequência.

Certifique-se de que configura os status iniciais relevantes da ordem de serviço para definir processos diferentes para cada um dos tipos de ordem de serviço. Configurar os status iniciais para as ordens de serviço para garantir a seqüência correta de status disponíveis.

Também é possível transferir automaticamente um imobilizado para um depósito específico quando uma ordem de serviço é atualizada para um status especial.

Por exemplo, quando uma ordem de Serviço é actualizada para o status “Diagnóstico”, o seu ativo associado é transferido para o armazém “A aguardar reparação”. O ativo é transferido para o armazém do empregado quando um técnico actualiza esta ordem de serviço para o status “Em curso”. O bem vai para o armazém “Pronto para levantamento” quando a ordem de serviço é actualizada para o estado “Concluído”. Quando a ordem de serviço é encerrada, regressa ao armazém do cliente.

Tenha em atenção que os Dispositivos podem ser designados de forma diferente (Veículo, Dispositivo, Equipamento, Ferramenta, Calçado, Animal), dependendo da sua atividade comercial aquando da inscrição.

Ao alterar o status da ordem de Serviço para “Fechada” - ou qualquer outra do grupo “Fechada” - o sistema abre uma janela de diálogo para que o utilizador introduza o pagamento da ordem de Serviço.

Também é possível configurar a criação de um pagamento obrigatório aquando da transferência para um determinado status. Para tal, selecionar a caixa de verificação “Ao transferir para este status, exigir” e selecionar “Criar pagamento”. Como resultado, um empregado não poderá atualizar uma ordem de serviço para este status sem criar um pagamento.

Ao configurar regras de cálculo da folha de pagamento para ordens de serviço, é possível selecionar o tempo de cálculo “Quando o status da ordem mudou para” e selecionar um ou mais status. Como resultado, as comissões para o evento serão calculadas quando a ordem de serviço for actualizada para o status especificado. Saiba mais sobre a configuração de comissões neste artigo.

O RemOnline permite-lhe configurar notificações automáticas de clientes e colaboradores.

Os status das Ordens de Serviço funcionam como gatilhos para notificações de clientes e funcionários usando modelos de notificações.

O RemOnline permite-lhe considerar a data de execução da encomenda ou a data de fecho como início do período de garantia. Encontre a informação sobre a funcionalidade do período de garantia neste artigo.

Navegue até a página Relatórios > Ordens de serviço para gerar os seguintes relatórios:

Enquanto o relatório Ordens de serviço criadas procura todas as ordens para um período especificado, os relatórios Ordens de serviço fechadas e Ordens de serviço em andamento filtram as ordens existentes por status de grupos específicos: