Co zrobić po utworzeniu konta RemOnline?
Aby rozpocząć pracę w usłudze chmurowej RemOnline i zautomatyzować wiele procesów pracy, należy wykonać kilka prostych kroków podczas zakładania konta. Zalecamy korzystanie z trybu nauki, aby szybko nauczyć się ważnych informacji na każdej stronie.
Krok 1. Wprowadź informacje o swojej firmie i załaduj logo.
Dane te zostaną automatycznie wstawione do przygotowanych już szablonów dokumentów.
Przejdź na stronę “Ustawienia > Ogólne” i wypełnij pola w sekcji Informacja o firmie, możesz też od razu wgrać logo.
Krok 2. Dodaj użytkowników i ustaw prawa dostępu.
RemOnline nadaje się zarówno do pracy samodzielnej jak i zespołowej, więc jeśli masz pracowników, możesz:
kontrolować ich pracę;
nadawać im role (kierownik, inżynier, brygadzista, kasjer itp.) z odpowiednimi prawami dostępu;
ustawić automatyczne naliczanie stawek i prowizje, a także obliczać i wypłacać wynagrodzeń;
tworzyć harmonogram pracy;
zobaczyć ich działania w taśmie zdarzeń zlecenia, Dzienniku zdarzeń itp.
Aby dodać pracownika, przejdź do strony “Ustawienia > Pracownicy”. Tutaj zobaczysz 3 sekcje: “Pracownicy”, “Role” i “Zasady obliczania wynagrodzeń”.
W ustawieniach roli można zdefiniować, jakie działania i sekcje są dostępne dla pracownika w RemOnline. Należy pamiętać, że ustawienia dotyczą wszystkich pracowników danej roli, a nie konkretnej osoby. Możesz edytować, usuwać i tworzyć nowe role w zależności od potrzeb.
Dowiedz się więcej o lista uprawnień i możliwości pracowników tutaj.
W sekcji “Zasady obliczania wynagrodzeń” można ustawić automatyczne naliczanie premii dla pracowników za określone działania w systemie. Na przykład za tworzenie zamówień/sprzedaży/zapytań, wykonywanie prac lub instalację części zamiennych, sprzedaż towarów i usług, realizację zadań itp.
Dowiedz się więcej o ustawianiu wynagrodzeń pracowników tutaj.
Aby utworzyć nowego pracownika, kliknij przycisk "+ Pracownik", wypełnij wymagane informacje, ustaw dostęp i kliknij przycisk "Zapisz" lub wyślij mu zaproszenie pocztą elektroniczną.
Ważne: po opłaceniu subskrypcji należy najpierw dodać pracownika do planu taryfowego na stronie “Ustawienia > Plan”.
Krok 3. Zainstaluj aplikację mobilną RemOnline Director, aby monitorować kluczowe wskaźniki wydajności firmy i wzmocnić bezpieczeństwo konta. Możesz też zainstalować aplikację mobilną do obsługi zleceń RemOnline dla swoich pracowników, aby mogli pracować ze zleceniami bezpośrednio ze swoich telefonów.
Krok 4. Skonfiguruj statusy zleceń.
Kiedy otrzymujesz nowe zlecenie, przechodzi ono przez kilka etapów, aż do momentu rozliczenia z klientem. Kiedy definiujesz kolejność statusów i czas przejścia z jednego do drugiego, tworzysz cykl życia zlecenia.
W RemOnline istnieje 7 niezależnych grup statusów: "Nowe", “W trakcie”, "Oczekujące", "Zakończone", "Dostawa", "Zrealizowane" i "Odrzucone" (dwa ostatnie należą do tej samej grupy).
Dzięki temu podziałowi, zarówno logicznemu, jak i wizualnemu, można łatwo kontrolować wykonanie pracy w zleceniach i zautomatyzować szereg czynności.
Podczas tworzenia zlecenia, automatycznie przypisywany jest mu status “Nowe”. Wszystkie kolejne zmiany statusów wykonywane są ręcznie. Można również ustawić dowolny inny status początkowy dla każdego typu zlecenia.
Aby edytować, utworzyć lub usunąć status, przejdź do strony “Ustawienia > Statusy > Zlecenia”. Więcej informacji na temat działania statusów można znaleźć tutaj.
Krok 5. Dostosowanie formularza zleceń.
RemOnline ma możliwość elastycznego dostosowania formularza zlecenia do różnych typów zgłoszeń.
Aby zmienić formularz zlecenia, przejdź do strony “Ustawienia > Edycja formularzy > Zlecenia”. Tutaj możesz utworzyć nowe typy zleceń, skonfigurować formularz z niezbędnymi polami dla każdego z nich oraz ustawić początkowy status zleceń. Więcej o funkcjach Edytora Formularzy możesz dowiedzieć się tutaj.
Krok 6. Ustawienie szablonów dla drukowanych dokumentów.
RemOnline może generować i drukować dokumenty na podstawie danego szablonu bezpośrednio z zleceń i sprzedaży, a także drukować je automatycznie.
Na stronie “Ustawienia > Szablony dokumentów” widoczne są podstawowe szablony podzielone na grupy:
Zlecenia – można wydrukować z konkretnego zlecenia lub ze strony ogólnej Zlecenia (akt wykonanych prac, dowód odbioru, karta gwarancyjna).
Lista zleceń – może być drukowana tylko ze strony ogólnej Zlecenia (np. lista tras dla kuriera).
Faktury – wystawiane są na stronie Finanse > Faktury i mogą być drukowane zarówno z niej, jak i z osobnego dokumentu.
Sprzedaż – drukowane podczas przetwarzania sprzedaży poprzez stronę Sprzedaż (karty gwarancyjne, paragony sprzedaży).
Etykiety, cenniki – można zaznaczyć towary lub produkty w Magazynie, a następnie wydrukować etykiety lub metki ceno
Na tej samej stronie możesz edytować istniejące szablony i tworzyć nowe. Dowiedz się więcej o tworzeniu szablonów dokumentów w tym artykule.
Teraz nie musisz już ręcznie wpisywać informacji o kliencie, zleceniu lub produkcie do drukowanych dokumentów.
Krok 7. Ustaw automatyczne powiadomienia dla klientów i pracowników.
Dzięki powiadomieniom Twoi pracownicy mogą szybko otrzymywać informacje o nowych zleceniach, zgłoszeniach i zadaniach, a także o ich zmianach. Dla klientów możesz ustawić automatyczne powiadomienia, gdy ich zlecenie będzie gotowe lub poprosić ich o ocenę Twojej usługi, a także wysyłać im przypomnienia o godzinie umówionego spotkania. Dowiedz się więcej o tym, jak działa system powiadomień RemOnline tutaj.
Krok 8. Dodaj lokalizacje, kasy, magazyny.
W programie RemOnline możesz prowadzić ewidencję w kilku lokalizacjach, przenosić między nimi zlecenia i towary oraz wykonywać raporty dla wszystkich lokalizacji lub dla każdej z osobna.
Lokalizację można dodać na stronie “Ustawienia > Lokalizacje”. Kliknij przycisk "+ Lokalizacja", wypełnij pola, ustaw godziny pracy i dostęp pracowników do tej lokalizacji. Dowiedz się więcej o ustawianiu lokalizacji tutaj.
Ważne: po opłaceniu subskrypcji musisz najpierw dodać lokalizację do planu taryfowego na stronie “Ustawienia > Plan”.
Kontrola przepływu środków pieniężnych jest integralną częścią każdej firmy. Dla wygody użytkownika RemOnline umożliwia utworzenie wymaganej liczby kas, określenie typu kasy (gotówkowa lub bezgotówkowa), uczynienie jej kasą lokalną (w obrębie utworzonej lokalizacji) lub kasą firmową (dostępną z dowolnej lokalizacji).
Aby dodać nową kasę, przejdź na stronę “Finanse > Płatności” i kliknij przycisk “+ Dodaj kasę”. Określ nazwę, typ kasy oraz ustaw dostęp pracowników do tej kasy. Kliknij przycisk "Zapisz".
Zanim dodasz towary i części zamienne do zlecenia lub sprzedaży, musisz wypełnić magazyn tymi towarami.
W RemOnline możesz prowadzić ewidencję zapasów dla kilku magazynów. Przejdź na stronę “Ustawienia > Magazyny”. Kliknij przycisk "+ Magazyn produktów", określ nazwę i typ magazynu oraz skonfiguruj dostęp pracowników do magazynu. Kliknij przycisk "Zapisz".
Wstępna konfiguracja została zakończona i teraz możesz rozpocząć pracę i tworzenie nowego zlecenia 👍