Każda firma na co dzień dokonuje różnych form płatności pieniężnych. Przepływ pieniędzy w firmie i poza nią jest procesem ciągłym, który w pełni charakteryzuje działalność firmy. I każda organizacja musi go kontrolować. Tutaj szczegółowo opisaliśmy tę funkcję w programie RemOnline.
Posiadanie kilku stanowisk kasowych pomaga w prowadzeniu księgowości.
Możesz na przykład podzielić je według nazwy i rodzaju na "Gotówkowe" i "Bezgotówkowe". Albo masz osobną kasę na wydatki biurowe, w takim przypadku zalecamy również stworzenie odpowiednich kas, aby widzieć przepływ pieniędzy bezpośrednio w nich.
Tworzenie nowej kasy
Nową kasę można dodać na stronie Finanse > Płatności.
Aby to zrobić, kliknij przycisk "+ Dodaj kasę".
1. Napisz nazwę kasy i określ jej typ.
Kasa firmy będzie dostępna we wszystkich lokalizacjach. Takie kasy oznaczone są odpowiednią ikoną.
Z kasy firmowej możesz skorzystać w przypadku, gdy posiadasz jeden rachunek bieżący dla wszystkich lokalizacji. Lub gdy masz ten sam rachunek bankowy dla 2 lokalizacji, możesz stworzyć kasę firmową i dać dostęp tylko tym pracownikom, którzy pracują w tych 2 lokalizacjach.
Kasa lokalizacyjna - będzie dostępna tylko dla określonej lokalizacji.
Możesz zaznaczyć checkbox " Wirtualna kasa", jeśli nie chcesz, aby płatności z tej kasy były odzwierciedlone we wspólnym sprawozdaniu finansowym.
2. Określ sposób płatności — gotówkowy lub bezgotówkowy.
Wybrana metoda płatności wpływa na wyświetlanie wskazań kasy podczas transakcji. To znaczy, gdy wybierzemy metodę płatności "Gotówkowa", będziemy mogli wybrać kasy z oznaczeniem "Gotówka". Jeśli wybierzemy metodę płatności "Bezgotówkowa", to na liście znajdą się tylko kasy ze znakiem "Bezgotówkowe".
3. Kliknij "Uwzględnij opłaty transakcyjne", aby automatycznie odliczać stałą kwotę z salda kasy za płatności do i z kasy.
Wybierz rodzaj opłaty transakcyjnej: Opłata Przychodowa lub Opłata Wydatkowa.
Określ stałą opłatę w procentach lub walucie.
Można dodać do 4 warunków prowizji.
Każda określona prowizja jest obliczana od pełnej kwoty płatności i sumowana z pozostałymi. Oznacza to, że dla każdej płatności zostanie naliczona tylko jedna opłata, która zostanie odzwierciedlona jako wydatek w pozycji przepływu środków pieniężnych "Usługi przetwarzania transakcji" z odpowiednim komentarzem "Opłata za przetwarzanie transakcji".
Na przykład, dla wpływów do kasy bezgotówkowej, dla której używany jest terminal bankowy, można włączyć uwzględnianie prowizji w wysokości 2%. Wówczas wraz z płatnością za zlecenie lub sprzedaż na kwotę € 400 automatycznie zostanie utworzony zapis o odliczeniu € 8 z kasy. Natomiast dla kasy, z której wypłacasz rozliczenie kontrahentom (inkaso), możesz ustawić prowizję w wysokości € 200 dla wydatków. Wtedy niezależnie od kwoty wydatku zostanie utworzony zapis o odliczeniu prowizji w wysokości € 200.
Aby usunąć utworzoną opłatę, przesuń nad nią kursor i kliknij kosz.
4. Określ dozwolone działania dla tej kasy.
Należy pamiętać, że to ustawienie jest dostępne od wersji “Business“ plan i wyżej. Więcej informacji na temat konfigurowania i używania dozwolonych działań z kasami można znaleźć w tym artykule.
5. Nadaj dostęp dla pracowników.
Aby to zrobić, przejdź do zakładki "Dostęp". W tym miejscu pojawi się tabela ze wszystkimi aktywnymi pracownikami.
W planie "Biznes" i wyższych, można ustawić zaawansowany dostęp pracowników do kas. To znaczy, możesz zezwolić pracownikom na wykonywanie wszystkich operacji określonych w zakładce "Ogólna" lub ustawić osobisty dostęp każdego pracownika do jednej kasy. Więcej informacji na temat ustawień znajdziesz w tym artykule.
6. Kliknij przycisk "Zapisać".
Edytowanie kasy
Aby edytować kasę, należy najechać kursorem na płytkę kasy, w prawym górnym rogu pojawi się koło zębate. Kliknij na niego, wprowadź niezbędne zmiany w oknie edycji kasy i zapisz.
Usunięcie kasy
Otwórz okno edycji kasy, klikając na koło zębate w górnym rogu. Następnie należy kliknąć przycisk usunąć.
Ważne: Aby usunąć kasę, nie może w niej być środków pieniężnych. Kasę można wyzerować, tworząc wydatek na całą kwotę lub przenosząc środki do innej kasy.
Skasowane kasy można przywrócić w raporcie "Dziennika zdarzeń".
W tym celu należy wygenerować raport dotyczący zdarzenia "Usunięto kasę". Znajdź skasowaną kasę i kliknij przycisk "Odzyskaj".
Umiejscowienie kasy
Domyślnie kasy są posortowane w kolejności alfabetycznej. Dla wygody można dostosować położenie kas, po prostu przeciągając płytkę kasy.
Typy transakcji
Kasy mają określone typy transakcji:
Płatność za zlecenie to przychód, który jest automatycznie rozpoznawany, gdy zlecenie zostanie opłacone w pełni.
Przedpłata to przychód, który jest automatycznie ujmowany po dokonaniu przedpłaty na poczet zlecenia.
Wypłata to wydatek, który jest automatycznie ujmowany po wypłaceniu klientowi pieniędzy z zlecenia.
Zwrot nadpłaty to wydatek, który jest automatycznie rozpoznawany po opłaceniu zlecenia, jeśli klient zapłacił więcej niż wynosiła wartość zlecenia.
Płatność za sprzedaż to przychód, który jest automatycznie rozpoznawany po dokonaniu płatności za sprzedaż.
Zwrot płatności to wydatek, wypłata pieniędzy za zlecenie lub sprzedaż po zwrocie od klienta (odzwierciedlana automatycznie).
Zyskiwanie towarów to wydatek, który jest automatycznie odzwierciedlany po zapłacie za księgowanie, jeśli zaznaczono odpowiednie pole wyboru "Zapłacić z kasy".
Zwrot kosztów dostawcy to przychód, który jest wyświetlany automatycznie po zwrocie pieniędzy od dostawcy, jeśli wybrano odpowiednie pole wyboru "Przyjmowanie pieniędzy do kasy".
+ Przychód to przychód, który jest tworzony ręcznie za pomocą przycisku "+ Przychód". Może to być dowolne pokwitowanie odbioru pieniędzy przez osobę trzecią.
- Wydatek to wydatek, który jest tworzony ręcznie za pomocą przycisku "- Wydatek". Jest to każdy dodatkowy wydatek.
Przeniesienie — ponieważ przeniesienie odbywa się pomiędzy dwoma kasami, w jednej (z której przenoszone są pieniądze) jest to wydatek, w drugiej (do której są przenoszone) jest to przychód.
Przychody i wydatki można oznaczyć tagami w celu szybkiego wyszukiwania i regulowania ich według odpowiednich pozycji. W tym celu należy przejść na stronę "Ustawienia > Finanse > Księgowość" i włączyć korzystanie z systemu rozliczania ruchu przepływów pieniężnych. Można tam również dodać własne pozycje.
Ważne: Pozycje ruchu środków pieniężnych nie mogą być używane do przepływów pieniężnych, ponieważ ruchy pieniężne nie są wydatkami ani wpływami ze źródeł.
Możesz wpłacić lub wydać pieniądze w RemOnline wstecz. Taka transakcja będzie oznaczona wykrzyknikiem, a po najechaniu na nią będzie widoczna rzeczywista data i godzina transakcji. Funkcja ta jest regulowana osobnym uprawnieniem "Może tworzyć przychody, transfery i wydatki gotówkowe z mocą wsteczną" w ustawieniach roli pracownika.
Raport z kasy
Raport przedstawia przepływ gotówki w kasie za wybrany okres.
Pierwsza kolumna zawiera nazwisko pracownika i godzinę dokonania transakcji, następnie komentarz, typ transakcji oraz saldo gotówki w momencie dokonywania transakcji. Raport kasowy, jak większość raportów w RemOnline, można od razu wydrukować lub wyeksportować do komputera w postaci pliku Excel.
Korygowanie płatności w kasie
Jeśli z jakiegoś powodu wprowadziłeś nieprawidłową kwotę płatności, możesz skorygować transakcję gotówkową. Dowiedz się więcej w tym artykule.
Usuwanie i przywracanie transakcji
Możesz usunąć niepotrzebne transakcje. W tym celu należy kliknąć dwukrotnie na daną transakcję, a następnie kliknąć przycisk "Usuń". Dane nie znikną, ale zostaną przekreślone, co oznacza, że transakcja została usunięta. Po usunięciu transakcji, suma w kasie zmieni się na kwotę tej transakcji.
Możesz cofnąć usunięcie klikając dwukrotnie na transakcję, a następnie klikając przycisk "Odzyskaj". Kwota w kasie zmieni się zgodnie z transakcją.
Należy pamiętać, że po skasowaniu transakcji saldo kasy jest przeliczane, ale wartość "Saldo" w transakcji nie zmienia się — jest to jej cel, pokazanie ile pieniędzy jest w kasie po transakcji.