Planista zleceń to niezbędne narzędzie dla firm, które świadczą usługi po uprzednim umówieniu się na spotkanie. Pozwala na sprawną pracę z ewidencją i obiektywną ocenę obciążenia pracowników i zasobów lokalizacyjnych.
Planista zleceń pomoże Ci rozwiązać trzy główne pytania:
Znalezienie wolnego technika w czasie dogodnym dla klienta.
Znalezienie wolnego czasu dla odpowiedniego technika dla klienta.
Kontrola i rozłożenie obciążenia na zasoby lokalizacyjne (miejsca pracy).
Aby aktywować Planistę zleceń, dodaj pole systemowe "Zapis klienta" do co najmniej jednego formularza zlecenia.
Dodajmy pole "Zapis klienta" do formularza zlecenia. Jeśli masz już wyświetlony Planisty, możesz pominąć te kroki.
Krok 1. Przejdź do sekcji "Ustawienia > Edytor formularzy > Zlecenia".
Krok 2. Wybierz wymagane typy zleceń.
Krok 3. Kliknij przycisk "Dodaj pole". W grupie pól systemowych wybierz pole "Zapis klienta" . Następnie w formularzu pojawią się następujące pola: "Czas zapisu", "Czas trwania" oraz "Zasób" (jeśli korzystasz z zasobów lokalizacyjnych).
Można ustawić wartość domyślną dla pól "Czas zapisu" i "Czas trwania" oraz uczynić je obowiązkowymi. Aby wykorzystać informacje z tych pól w drukowanych dokumentach i powiadomieniach, należy dodać do szablonów następujące zmienne: {Order Scheduled For}, {Order Duration}, {Order Resource}.
Po dodaniu pola "Czas zapisu" do co najmniej jednego formularza zlecenia, na stronie "Zlecenia" pojawi się przełącznik pomiędzy przyciskami "Tabela" i "Planista".
Co jest wyświetlane w Planiście?
W odróżnieniu od tabeli, gdzie wszystkie zlecenia wyświetlane są w formie listy, w Planiście są one ułożone w formie "bloków" w ramach jednego dnia roboczego lub tygodnia.
Skala czasowa — skala godzinowa od 00:00 do 23:59, umieszczona u góry.
Kolumna "Wykonawcy" — znajduje się po lewej stronie w pionie i wyświetla listę wszystkich wykonawców, którzy mają prawo do "Wyświetlać pracownika na liście wykonawców"
.
Kolumna "Zasoby" — lista wszystkich zasobów bieżącej lokalizacji.
Ważne: jeśli korzystasz z harmonogramu pracy pracowników, to Planista wyświetli godziny pracy i niepracy każdego pracownika.
Kalendarz — przycisk umożliwiający wybór żądanego dnia tygodnia lub miesiąca.
Nad planistą znajdują się następujące przyciski:
+ Zlecenie — kliknij na niego, aby utworzyć nowe zlecenie.
🔁 — przycisk do aktualizacji informacji w planiście.
Przełącznik Specjaliści / Zasoby — wybierz żądaną wartość, aby zobaczyć obciążenie pracą odpowiednio według wykonawców lub zasobów.
Przełącznik Dzień / Tydzień — wybierz żądaną wartość, aby wyświetlić informacje o zleceniach w ciągu jednego dnia lub jednego tygodnia.
Szybki skok — przycisk pozwalający szybko wybrać najbliższe dni tygodnia.
Do przodu lub do tyłu — przyciski, które pomagają zmienić datę.
Ustawienia — tutaj można edytować krok czasowy i sposób wyświetlania informacji w slocie zlecenia.
Utworzone zlecenia znajdują się na przecięciu osi czasu i listy wykonawców lub zasobów. Dzięki temu od razu widać, kiedy obciążenie pracą jest większe, a kiedy mniejsze.
Jak tylko utworzysz zlecenie, które ma wypełnione pola "Czas zapisu", "Czas trwania" i "Przydzielony wykonawca / Zasoby" , natychmiast pojawi się ono w Planiście.
Ważne: aby uwzględnić godziny otwarcia lokalizacji podczas planowania, należy zaznaczyć odpowiednie pole wyboru na stronie "Ustawienia > Ogólne > Zlecenia".
Następnie, jeśli czas trwania zlecenia przekracza godziny pracy danej lokalizacji, pozostały czas przechodzi na następny dzień roboczy.
Po przełączeniu Harmonogramu na „Dzień” wyświetlana jest czerwona linia wskazująca bieżący limit czasu. Ponadto obok pracownika wyświetlana jest ikona przyczyny nieobecności (zwolnienie lekarskie lub urlop).
Wartość tła slotu Planisty odpowiada informacjom określonym w harmonogramie:
Szare cieniowanie - poza godzinami pracy Lokalizacji;
Szare tło - czas wolny pracownika;
Biały - czas pracy pracownika;
Zielony - czas urlopu;
Czerwony - zwolnienie chorobowe;
Pomarańczowy - dzień wolny.
Tworzenie zlecenia z Planisty
1 sposób. Kliknij przycisk "+ Zlecenie" i wypełnij wszystkie wymagane pola.
2 sposób. Ustawić kursor na wymaganym czasie w wierszu wykonawcy lub zasobu i kliknąć. Otworzy się okno tworzenia nowego zlecenia, w którym pola "Czas nagrania" i "Przydzielony wykonawca"/"Zasób" są już wypełnione.
Po utworzeniu zlecenia w Planiście, pojawi się ono również w tabeli zleceń.
Należy pamiętać, że można wybrać tylko ten rodzaj zlecenia, dla którego ustawiono czas nagrywania i czas trwania.
Konfigurowanie komórki w Planiście
Możesz zmienić sposób wyświetlania informacji o zleceniach w slocie Planiście, przechodząc do Ustawienia.
Wyboru można dokonać w Ustawieniach:
czas trwania kroku czasowego (w minutach)
w widoku tygodniowym wyświetlaj informacje o zleceniu na slotach;
wyświetlanie informacji w slocie zlecenia (w razie potrzeby można dodać nowe pole, usunąć lub wybrać inne informacje do wyświetlenia).
Po zakończeniu wprowadzania ustawień kliknij przycisk Zapisz. Gotowe!
Karta zlecenia
Po kliknięciu slot otwiera się karta zlecenia, która zawiera następujące dane: Numer zlecenia, Rodzaj, Klient, Wyrób, Numer seryjny wyrobu, Menedżer i Kwota zlecenia.
Na karcie można zmienić status zamówienia, wybierając żądany status.
Ważne: wyświetlane są tylko te statusy, które mogą być przeniesione do bieżącego statusu lub są dostępne tylko dla konkretnego pracownika. Zasady dotyczące przejść statusów i dostępu pracowników do statusów można ustawić na stronie "Ustawienia > Statusy > Zlecenia".
Po najechaniu kursorem na nazwę klienta pojawi się wyskakujące okienko z numerami telefonów kontaktowych, pozwalające wybrać dogodny sposób kontaktu z klientem.
Można również otworzyć profil wyrobu, klikając jego nazwę.