Comment créer des commandes de travail sur la page Flux de travail ?

Étape 1. Allez dans Flux de travail et cliquez sur + Commande .

Lorsqu'une commande est créée, elle se voit attribuer un identifiant unique (code QR ou code-barres) que vous pouvez utiliser pour une recherche rapide. Le code QR et le code-barres peuvent être affichés dans les modèles de documents imprimés lorsque vous ajoutez les variables {Code QR} et {Code-barres}. Vous pouvez scanner un code QR avec l'application mobile RemOnline Work Orders et un code-barres avec un scanner dans la version web. Dans les deux cas, une commande de travail sera ouverte immédiatement.

Étape 2. Complétez les détails nécessaires dans le profil de la commande de travail.

Type de commande de travail. Utilisez ce champ pour configurer et appliquer différentes fiches de commande de travail.

Par exemple, vous pouvez ajouter le champ Prix devis uniquement pour les commandes de travail payées sans avoir ce champ pour les commandes de travail sous garantie. Pour en savoir plus sur les fiches de commande et leur configuration, cliquez ici. Les différents types de commandes peuvent également avoir un impact sur le mode de calcul de la paie des employés. Par exemple, vous pouvez avoir une récompense basée sur un pourcentage pour les réparations régulières, et un taux personnalisé pour les réparations sous garantie. Cliquez ici pour en savoir plus sur le calcul de la paie et la configuration disponible.

Chaque profil de commande possède un type de commande par défaut, basé sur la commande précédente que vous avez introduite dans le système. Vous pouvez sélectionner différents types de commande par défaut pour chacun de vos sites (si vous en avez plusieurs). Cliquez ici pour en savoir plus sur les profils d'emplacement et la configuration disponible. Vous pouvez également disposer des options suivantes pour la sélection automatique : Rappeler le dernier (pour commencer avec un type de commande de travail par défaut basé sur la sélection précédente) et Non spécifié (pour effectuer une sélection manuellement pour chaque profil de commande de travail).

Créez des flux de travail automatisés en configurant et en appliquant différents statuts initiaux de commande de travail basés sur le type de commande de travail, combinés à vos propres règles de transfert de statut et à des séquences de statut uniques.

Important : les actifs peuvent avoir des noms différents (véhicule, appareil, électroménager, outil, chaussures, vêtement) en fonction du type d'entreprise que vous avez choisi lors de la création de votre compte.

Détails complets sur les Actifs (appareil, électronique, grand public, véhicule ou tout autre bien appartenant à vos clients), chacun étant automatiquement rattaché à un profil Client correspondant. Chacun de vos actifs dispose d'un profil permettant un accès rapide à une liste correspondante de commandes de travail.

Vous y trouverez également plusieurs champs système disponibles par défaut dans la fiche de l'actif. Cliquez ici pour en savoir plus sur les actifs et l'éditeur de fiches, la configuration et la personnalisation de l'affichage.

Entrée de l'actif. Remplissez un champ obligatoire Numéro de série / IMEI / VIN et cliquez sur l'icône + pour créer un nouvel actif. Vous pouvez aussi continuer à remplir les champs et un actif sera créé automatiquement après la création d'une commande.

Veuillez noter que si, pour une raison quelconque, l'actif n'a pas de numéro de série ou ne peut pas être identifié, vous pouvez générer un numéro de série unique dans RemOnline - il suffit de cliquer sur Générer.

Vous pouvez personnaliser un modèle de numéro de série pour les actifs sur la page Paramètres > Entrepôts. Plus d'informations dans cet article.

Modification du modèle de la marque du groupe. Ce champ principal fonctionne avec un répertoire d'actifs à plusieurs niveaux.

Par exemple, lorsque vous sélectionnez Smartphones comme « Groupe » (1er niveau), seules les entrées pertinentes seront affichées ci-dessous. Ensuite, lorsque vous sélectionnez Apple comme « Marque » (2e niveau), la liste des entrées pertinentes sera encore plus restreinte. Enfin, car vous sélectionnez iPhone X comme « Modèle » (3e couche), la liste se limite à quelques entrées pouvant être sélectionnées comme « Modification » (4e couche).

Important : si l'actif est déjà associé à un client, la carte de ce dernier sera automatiquement insérée dans la commande.

Vous pouvez procéder dans l'autre sens. Spécifiez d'abord le client, et si un tel client a déjà créé des actifs, vous pourrez en sélectionner un dans le champ Serial number / IMEI / VIN (numéro de série / IMEI / VIN) .

Veuillez noter que lorsque vous remplissez une commande de cette manière, l'erreur « Numéros de série en double » peut se produire. Par exemple, le propriétaire de l'actif a changé, ou l'actif appartient à un client et un autre client l'a apporté. Pour en savoir plus sur la manière d'éviter cette erreur, consultez cet article.

Si vous avez activé la Recherche de VIN de IMEI, le système remplira automatiquement les champs Groupe, Marque, Modèle, Modification, etc. Le nombre de champs remplis dépend des paramètres et des capacités de chaque intégration.

Important : l'intégration de la Recherche de VIN est disponible à partir du plan de démarrage.

Dans le bloc Client , vous pouvez spécifier ou rechercher un client. Vous pouvez rechercher un client par son nom, son numéro de téléphone ou son numéro de carte de crédit.

Cliquez sur + Créer un client ou sur une icône + pour obtenir une fenêtre de dialogue permettant de créer un nouveau profil de client et de le passer une commande.

Pour les profils déjà existants dans votre base de clients, il suffit de faire une sélection dans la liste pour l'appliquer automatiquement à une commande donnée.

Note : Assurez-vous que les droits d'accès suivants sont activés dans le bloc « Clients »: Peut voir les clients. Cela vous aidera à garder votre base de clients propre et à éviter les doublons potentiels.

Pour les prospects déjà existants dans le système (cas de correspondance dans le numéro de téléphone), il vous sera automatiquement proposé de fusionner la commande avec ce prospect. Par la suite, le statut d'un prospect correspondant sera automatiquement modifié en Commande réussie. Si vous avez créé plusieurs statuts de prospects avec l'action « Créer une commande », vous pouvez choisir le statut vers lequel le prospect doit être mis à jour.

Remarque : Un prospect ne peut être fusionné qu'avant la saisie de la commande (il n'est pas possible de le faire par la suite).

Dans le champ Payeur, vous pouvez sélectionner le payeur de la commande.

Si vous laissez ce champ vide, le client que vous avez spécifié ci-dessus restera payeur.

Si vous sélectionnez une autre personne comme payeur, la montante de la commande sera enregistrée dans le solde du payeur. A partir de ce moment, la montante de la commande de travail pour le client sera égale à 0 (zéro). Ceci sera reflété dans le widget de statut de la commande de travail.

Remarque : le champ du système du payeur doit être ajouté à la fiche de commande de travail pour chaque type de commande de travail individuellement sur la page Paramètres > Éditeur de formulaires > Commandes.

Campagne publicitaire. Remplissez ce champ de commande de travail à l'aide d'une campagne publicitaire ou d'un canal de marketing correspondant. Dans le cas d'une activité répétée (c'est-à-dire lorsqu'un client a plusieurs commandes de travail qui peuvent avoir des campagnes publicitaires différentes), le tout début du parcours marketing sera enregistré dans un champ Client`s distinct (Comment le client nous a trouvés).

Lisez ici pour en savoir plus sur les campagnes publicitaires et la configuration disponible sur la page Paramètres > Marketing. Avec l'aide de ces informations, vous pouvez déterminer quelles sont les publicités qui fonctionnent le mieux.

Notes du gestionnaire. Ce champ système est parfait pour ajouter toute information cruciale à une commande donnée.

Prix estimé. Ce champ système est utilisé pour saisir un devis qui peut ensuite être intégré dans des modèles de documents imprimés.

Remarque : ce champ ne constitue pas un Bonus en soi.

Urgent. Lorsqu'elle est activée, cette case à cocher permet d'afficher l'icône rouge « Urgent » sur une commande, et de mettre à jour l'entrée correspondante dans le tableau des commandes avec une icône de feu.

Date d'échéance. Ce champ système représente les échéances. Une durée par défaut peut être ajustée sur la page Paramètres > Éditeur de fiche > Commandes de travail ou directement dans le profil de la commande de travail (pour fonctionner correctement, vous devez avoir la permission d'accès utilisateur suivante activée : Peut modifier les champs d'information de la commande).

A l'expiration d'une commande, l'icône « En retard » lui sera attribuée, en même temps que la mise à jour de l'entrée correspondante dans le tableau des commandes. L'icône du cadran de l'horloge est remplacée par une icône en couleur et l'indicateur de temps restant dans la colonne Date d'échéance est remplacé par un indicateur de temps écoulé.

La saisie des commandes peut être adaptée à votre flux de travail en ajoutant autant de champs personnalisés que nécessaire. Lisez ici pour en savoir plus sur les fiches de commande et la configuration disponible.

Allez dans Paramètres > Répertoires > Répertoires personnalisés pour créer de nouveaux répertoires personnalisés, effectuer des modifications ou des amendements pour le système et les champs personnalisés dans la fiche de commande.

Prépaiement. Ce champ est destiné aux paiements effectués lors de la création de la commande. Une fois la valeur saisie, vous devrez sélectionner une caisse correspondante pour ce paiement. Les prépaiements sont affichés dans le menu de l'onglet Paiements.

Remarque : le champ Prépaiement ne peut être modifié que lors de la création de la commande (il n'est pas possible de le faire par la suite).

Gestionnaire. Ce champ système représente un employé attribué en charge d'une commande donnée, qui peut être intégré dans les modèles de documents d'impression, les notifications de commande et le calcul de la paie.

Spécialiste désigné . Ce champ représente un spécialiste attribué, responsable d'une commande donnée, qui peut être éventuellement intégré dans les modèles de documents d'impression, les notifications de commande et le calcul de la paie.

Étape 3. Paramètres de l'option d'impression automatique des documents lors de la saisie de la commande.

Cliquez sur le bouton Imprimante , puis sélectionnez un document à imprimer. Nous remplirons automatiquement un modèle de document correspondant, sur la base des données de la commande. Cliquez ici pour en savoir plus sur les variables des modèles de documents et les personnalisations disponibles.

Étape 4. Lors de la création d'une commande de travail, vous pouvez ajouter des biens et des services dans l'onglet Services et produits pour effectuer un calcul préalable ou pour approuver une commande de travail avant de la créer.

Si vous souhaitez ajouter des services et des pièces plus tard, par exemple après un diagnostic, vous pouvez le faire après avoir créé une commande de travail. Vous trouverez plus d'informations sur la manière d'ajouter des services et des produits à une commande de travail dans ce guide.

Lors de la création d'une commande, vous pouvez également créer une tâche, ajouter une photo, un fichier ou un commentaire au flux d'événements. Pour en savoir plus sur le flux d'événements des commandes, cliquez ici.

Étape 5. Enregistrer les modifications.

Cliquez sur Créer pour enregistrer une commande et l'afficher dans le tableau des commandes. Cliquez sur Créer et ouvrir pour enregistrer une commande et continuer à travailler sur cette commande.

Remarque : si vous cliquez sur Fermer dans le coin supérieur droit, vos données seront terminées.

Pour plusieurs actifs appartenant au même client, vous pouvez cliquer sur Enregistrer et créer un autre commande de travail. Nous enregistrerons votre commande actuelle et en ouvrirons une nouvelle avec les détails du client correspondant, le type de commande et le payeur déjà renseignés.

Fermé ! Une nouvelle commande a été introduite avec succès dans le système.

💡 Conseil

Utilisez le Calendrier des commandes pour introduire les commandes à venir dans le système bien à l'avance.

Vous pouvez en savoir plus sur les autres façons de créer une commande dans cet article.