Un devis est un calcul approximatif d'une commande de travail ou d'une offre commerciale. Grâce aux devis, vous pouvez informer les clients du coût des futures commandes de travail, y compris des produits et des matériaux. Toutefois, ces produits ne seront pas sortis du stock de l'entrepôt, ce qui vous permettra de tenir des registres d'inventaire précis.

Important: si vous souhaitez utiliser les calculs, vous devez activer la case à cocher « Peut ajouter des produits sans déduction » sur la page Paramètres > Employés > Rôles.

Pour créer un devis manuel, procédez comme suit.

Étape 1. Allez sur la page Flux de travail, cliquez sur le bouton + Devis, et sélectionnez un type de commande de travail.

Letype de commande de travail est un champ qui vous permet de personnaliser et d'utiliser différents formulaires de commande de travail/de devis.

Étant donné qu'un devis est une ébauche de commande de travail, vous pouvez utiliser les mêmes types pour les devis et les commandes de travail. Si nécessaire, vous pouvez créer des types distincts pour les devis et personnaliser leurs formulaires. Pour en savoir plus sur la création et la personnalisation des types de commandes de travail/de devis, consultez cet article.

Étape 2. Complétez toutes les informations nécessaires concernant le client, l'actif, etc.

Remplir les informations dans le devis est la même chose que lorsque vous créez une commande de travail, car le devis est ensuite converti en commande de travail. La seule différence est que vous ne pouvez pas créer de paiements par devis.

Veuillez noter que cette section peut s'appeler différemment (Véhicule, Dispositif, Appareil, Outil, Équipement, Chaussures, Vêtement), ou que vous pouvez ne pas l'avoir en fonction du type d'activité commerciale choisi lors de l'inscription.

Cette section Actif contient des informations sur l'appareil, l'équipement, la voiture ou tout autre bien appartenant au client. L'actif est lié au client et vous pouvez consulter l'historique complet des commandes d'un appareil spécifique.

Par défaut, une liste de certains champs du système figure déjà dans le formulaire des actifs, mais vous pouvez personnaliser ce formulaire et son affichage dans la commande. Voir cet article pour plus de détails.

Pour créer un nouvel actif client, remplissez le champ obligatoire Numéro de série / IMEI / VIN et cliquez sur le bouton « + » pour ouvrir la fenêtre de création d'un nouvel actif. Vous pouvez également continuer à remplir les champs ; l'actif sera créé automatiquement après la création du devis.

Veuillez noter que vous pouvez générer un numéro de série unique si l'actif n'a pas de numéro de série ou s'il est impossible de le déterminer. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Générer.

Le modèle de numéro de série de l'actif peut être personnalisé. Consultez cet article pour plus de détails.

Pour le champ du composant Groupe-Marque-Modèle-Modification, un répertoire d'actifs à plusieurs niveaux est lié.

En d'autres termes, vous pouvez créer un répertoire séquentiel. Par exemple, lorsque vous sélectionnez le groupe Smartphones, le niveau de marque suivant n'affiche que les produits correspondant aux smartphones (c'est-à-dire le niveau le plus élevé). Ensuite, nous sélectionnons la marque Apple et nous constatons que seuls les modèles de smartphones Apple sont affichés au niveau suivant du modèle.

Remarque : si un tel actif est déjà lié à un client, les données de ce dernier seront automatiquement intégrées au devis.

Vous pouvez faire l'inverse. Commencez par spécifier le client, et si ce client possède déjà des actifs, vous pouvez sélectionner celui dont vous avez besoin dans le champ Numéro de série / IMEI / VIN.

Veuillez noter que cette procédure peut entraîner une erreur de double numéro de série. Par exemple, le propriétaire de l'actif a changé, ou l'actif appartient à un client et est apporté par un autre. Pour en savoir plus sur la manière d'éviter les erreurs, consultez cet article.

Si vous avez activé les intégrations VIN LookUp et IMEI LookUp, le système remplit automatiquement les champs Groupe, Marque, Modèle, Modification et autres. Le nombre de champs remplis dépend des paramètres et des capacités de chaque intégration.

Remarque : ces intégrations sont disponibles à partir du plan de démarrage.

Le nom du client est un champ obligatoire dans lequel vous devez spécifier le client.

Si le client est nouveau, RemOnline vous proposera de l'ajouter immédiatement à votre base de données. Pour ce faire, cliquez sur le bouton « + Client » ou « + » et remplissez les informations du client, après quoi les données du profil seront automatiquement reprises dans la commande.

Vous pouvez également compléter les informations directement dans le devis, et le client sera automatiquement ajouté à votre base de données.

Si un client vous a déjà contacté et qu'il figure dans votre base de données, sélectionnez-le dans la liste et ses informations seront automatiquement intégrées au devis.

Remarque: pour que ce champ soit utilisé pour la sélection automatique des clients dans la base de données et que les employés ne créent pas de doublons, vous devez activer l' autorisation « Peut voir les clients » dans les paramètres du rôle de l'employé.

Le champ « Téléphone » permet d'indiquer le numéro de téléphone du client.

Si vous avez un prospect d' un client avec le même numéro de téléphone, RemOnline affichera un message proposant de les lier. Après la création d'un devis, le prospect lié passera automatiquement au statut « Gagné ». Vous pouvez choisir à quel statut transférer le prospect si vous avez créé plusieurs statuts de prospects avec l'action « Créer une commande ».

Note: Vous ne pouvez lier un devis à un prospect que lors de la création d'un devis.

Dans le champ « Payeur », vous pouvez sélectionner le payeur du devis/de la commande.

Si vous laissez ce champ vide, le client que vous avez spécifié ci-dessus restera le payeur.

Si vous choisissez une autre personne comme payeur, la montante de la future commande sera prise en compte dans le solde du payeur. La montante de la commande de travail pour le client sera égale à 0 (zéro). Ceci sera affiché dans le widget d'état de la commande de travail.

Note : Vous pouvez ajouter le champ système « Payeur » au formulaire de devis/commande de travail séparément pour chaque type sur la page Paramètres > Editeur de formulaires > Commandes de travail . Cette fonctionnalité est disponible à partir du plan de démarrage.

Campagne publicitaire - ce champ indique la campagne publicitaire pour ce devis.

Vous pouvez mettre en place des campagnes publicitaires sur la page Paramètres > Marketing. Pour en savoir plus sur le fonctionnement des campagnes publicitaires , cliquez ici.

Notes du gestionnaire - l'employé peut indiquer dans ce champ système des informations sur les notes relatives au devis.

Prix estimé - dans ce champ système, vous pouvez spécifier le coût estimé du travail pour un affichage ultérieur dans les documents imprimés.

Urgent est une case à cocher système. Lorsque cette case est cochée, le devis est inclus dans l' icône Urgent et l'indicateur correspondant apparaît dans le tableau.

Date d'échéance est un champ système. Il s'agit de la date à laquelle le devis doit passer au statut « Accepté ».

Responsable - champ système permettant d'affecter un responsable au devis. L'employé spécifié dans ce champ peut être affiché dans les documents imprimés.

Technicien affecté - champ système permettant d'affecter un technicien responsable dans le devis. L'employé spécifié dans ce champ peut être affiché dans les documents imprimés.

Étape 3. Paramètres de l' impression automatique des documents lors de la création d'un devis.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton de l'imprimante dans le coin inférieur droit et sélectionnez le document à imprimer. Le modèle de document reprendra automatiquement les données que vous avez renseignées à l'aide des variables. Pour plus d'informations sur la signification des variables dans les modèles de documents pour les devis et les commandes, suivez le lien.

Étape 4. Lorsque vous créez un devis, vous pouvez ajouter des produits et des services immédiatement dans l'onglet Services et produits. Si vous devez ajouter des services et des pièces plus tard, vous pouvez le faire après avoir créé un devis. Pour en savoir plus sur la manière d'ajouter des services et des produits à un devis ou à une commande, consultez cet article.

Veuillez noter qu'aucun des produits que vous ajoutez à un devis n'est sorti du stock de l'entrepôt. Vous pouvez les sortir du stock après avoir transformé le devis en commande.

De plus, lors de la création d'un devis, vous pouvez immédiatement créer une tâche et ajouter une photo, un fichier ou un commentaire au flux d'événements. Pour en savoir plus sur le flux d'événements du devis et de la commande, consultez cet article.

Veuillez noter que le flux d'événements pour le devis et la commande est un flux de bout en bout. En d'autres termes, tous les événements survenus pendant le devis seront transférés dans le flux d'événements de la commande.

Étape 5. Cliquez sur le bouton « Créer » pour terminer le devis créé et l'afficher dans le tableau. Cliquez sur le bouton « Créer et ouvrir » pour continuer à travailler sur le devis créé.

Veuillez noter qu'en cliquant sur le bouton « Terminé » dans le coin supérieur droit, vous fermez le devis et ne l'enregistrez pas !

Si vous devez créer plusieurs devis pour un client, vous pouvez cliquer sur le bouton « Créer et accepter d'autres devis ». Le devis en cours sera alors créé et une fenêtre s'ouvrira pour créer un nouveau devis avec les informations du client déjà remplies.

Fermé ! Le devis est créé et affiché dans le tableau général. Vous trouverez de plus amples informations sur l'utilisation des devis dans cette section du Centre d'aide.