Que faire après avoir créé votre compte RemOnline ?
Voici quelques étapes pour vous permettre de démarrer avec le service cloud RemOnline et d'automatiser vos processus d'affaires. Nous vous recommandons d'utiliser le Mode de formation pour apprendre rapidement les informations importantes sur chaque page.
Étape 1. Entrez les informations sur l'entreprise et téléchargez un logo de marque.
RemOnline utilisera ces données pour remplir automatiquement vos modèles de documents RemOnline.
Naviguez vers la page Paramètres > Général, remplissez la section Informations sur l'entreprise et téléchargez un logo.
Etape 2. Ajouter des utilisateurs et configurer leurs droits d'accès.
RemOnline s'adapte aussi bien à l'entrepreneuriat individuel qu'au travail en équipe. Les actions que vous pouvez appliquer à vos employés sont, entre autres, les suivantes :
contrôler le travail des employés ;
attribuer des rôles d'utilisateur (gestionnaire, ingénieur, caissier, etc.) représentant un ensemble de droits ;
paramètres pour le calcul automatique des salaires de base et des commissions, ainsi que pour l'accumulation et le versement des salaires ;
créer un planning de travail des employés ;
suivre les actions des employés dans le flux d'événements des commandes ou dans le Journal d'activité.
Vous pouvez ajouter un nouvel employé sur la page Paramètres > Employés. Vous pouvez voir les sections Employés, Rôles et Règles de calcul de la paie ici.
RemOnline vous permet de configurer la liste des actions et des modules d'app disponibles pour chacun de vos employés. N'oubliez pas qu'en configurant le rôle, vous appliquez les changements à chaque employé attribué à ce rôle. Vous pouvez créer, modifier et supprimer des rôles d'utilisateur.
Pour en savoir plus sur les droits et autorisations des utilisateurs, cliquez ici.
Vous pouvez configurer le salaire des employés (salaire de base, commissions, commissions exceptionnelles) dans l'onglet Règles de calcul de la paie.
Pour en savoir plus sur les salaires, consultez cet article.
Appuyez sur le bouton + Employé pour en créer un nouveau. Appuyez sur le bouton Enregistrer dès que vous avez fini de remplir les champs obligatoires.
N'oubliez pas : Vous devez ajouter un employé à votre Plan payant sur la page Paramètres > Abonnement lors de l'achat du Plan.
Étape 3. Installez l'application mobile RemOnline Boss pour contrôler les mesures de performance clés de votre entreprise et augmenter la sécurité de votre compte RemOnline. Et vos employés peuvent installer l'appli RemOnline pour traiter les commandes de travail directement depuis leurs smartphones.
Étape 4. Configurez les statuts de vos commandes de travail.
Vos commandes de travail passent par plusieurs étapes, de la réception de la demande au paiement du client. RemOnline vous permet de créer un cycle de vie de la commande en paramétrant la séquence des statuts de la commande et leur durée.
Notre logiciel présente 6 groupes de statuts indépendants : Nouveau, En cours, En attente, Terminé, Livraison, Fermé et Déposé (le dernier appartenant au même groupe Fermé).
Cela simplifie considérablement la gestion des commandes et l'automatisation des tâches. RemOnline divise vos commandes de manière logique et visuelle pour plus de commodité.
Lors de la création de la commande, le système lui attribue le statut Nouveau. Vos employés doivent effectuer tous les autres changements de statut manuellement.
Allez dans Paramètres > Statuts > Commandes pour créer, modifier ou supprimer le statut.
Étape 5. Configurer le formulaire de commande.
RemOnline vous fournit une configuration flexible du formulaire de commande de travail pour différents types de commandes. Naviguez vers Paramètres > Éditeur de formulaires > Commandes et Devis pour éditer le formulaire de commande. Ici, vous pouvez créer de nouveaux types de commandes et configurer les formulaires avec les champs nécessaires pour eux.
Pour en savoir plus sur l'éditeur de formulaires, cliquez ici.
Étape 6. Configurer les modèles de documents imprimés.
Notre système génère et imprime automatiquement des documents avec les modèles configurés directement à partir de vos commandes et de vos ventes.
Allez sur la page Paramètres > Modèles d'impression pour voir les modèles par défaut divisés en plusieurs groupes :
Commandes de travail. Vous pouvez les imprimer à partir des cartes de commande de travail spécifiques ou de la page Commandes de travail.
Liste des commandes. Imprimez la liste de vos commandes à partir de la page Commandes de travail (par exemple, la liste des itinéraires pour les employés chargés des livraisons).
Factures. Vous pouvez préparer et imprimer des factures sur la page Finance > Factures, ainsi qu'à partir des documents spécifiques.
Ventes. Imprimez vos documents de vente pendant le traitement de la vente via la page Ventes (par exemple, les factures).
Étiquettes, Étiquettes de prix. Vous pouvez sélectionner vos produits ou actifs à partir de la page Inventaire pour imprimer des étiquettes et des balises de prix.
Modifiez vos modèles existants et créez-en de nouveaux sur la page Paramètres > Modèles d'impression. Pour en savoir plus sur les variables des modèles de documents et leur utilisation, consultez cet article.
Étape 7. Configurez des modèles de notification automatique par SMS pour vos clients et vos employés.
Tenez vos employés au courant des nouvelles attributions de commandes et des changements d'état grâce à des notifications. Dans le même temps, faites savoir à vos clients que la commande est Fermée ou demandez des commentaires avec des notifications par SMS. Pour en savoir plus sur le système de notification RemOnline, cliquez ici.
Étape 8. Ajoutez des sites, des caisses et des entrepôts.
Effectuez la comptabilité pour tous les emplacements, transférez vos commandes de travail et vos produits entre ceux-ci, générez des rapports pour tous les emplacements et chacun en particulier.
Vous pouvez ajouter un nouvel emplacement sur la page Paramètres > Emplacements. Cliquez sur le bouton + Emplacement, remplissez le formulaire, configurez les heures d'ouverture de l'emplacement et permettez à vos employés d'accéder à cet emplacement. Pour en savoir plus sur la configuration d'un site , cliquez ici.
Ici, chez RemOnline, nous comprenons que le suivi de vos flux financiers fait partie intégrante de la gestion efficace de votre entreprise. C'est pourquoi notre logiciel vous permet de créer autant de caisses que nécessaire, de définir leur type (espèces ou Sans espèces), de rendre les caisses locales (fonctionnant dans le lieu créé) ou globales (accessibles depuis n'importe quel lieu).
Ajoutez de nouvelles caisses sur la page Finances > Paiements. Il suffit d'appuyer sur le bouton + Ajouter une caisse, de saisir le nom et le type de la caisse et de configurer les autorisations des employés. Cliquez sur le bouton Enregistrer, et le tour est joué.
Veillez à réceptionner vos produits et pièces dans l'Inventaire avant de les joindre à vos commandes et ventes.
Vous pouvez effectuer la comptabilité d'Inventaire pour plusieurs entrepôts. Allez sur la page Paramètres > Inventaire, appuyez sur le bouton + Entrepôt, définissez le nom et le type du nouvel entrepôt et activez les autorisations des employés. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Le tour est joué. Vous avez effectué une configuration initiale de RemOnline CRM. Vous pouvez maintenant vous mettre au travail et créer votre nouvelle commande 👍.
