Vous pouvez ajouter vous-même un employé ou l'inviter dans votre entreprise en lui demandant de saisir lui-même toutes les informations nécessaires et de créer un login et un mot de passe. Vous pouvez configurer les droits d'accès des employés via les rôles d'utilisateur et dans le profil de l'employé.
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N'oubliez pas : RemOnline modifie automatiquement votre plan d'abonnement et recalcule la nouvelle durée de l'abonnement. Le système vous demandera de payer le nouveau plan si le nombre de jours restants de l'abonnement actuel est insuffisant. Vous pouvez également renouveler votre plan d'abonnement actuel et ajouter ensuite un employé.
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Étape 1. Naviguez vers la page Paramètres > Employés et cliquez sur le bouton + Employé.
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Étape 2. Saisissez le nom complet de l'employé.
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Étape 3. Entrez l'Email. Veuillez noter que l'email est unique pour tous les utilisateurs de RemOnline et que deux employés ne peuvent pas avoir la même adresse email. Les employés doivent confirmer leur adresse électronique.
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Note : Remplissez ce champ correctement si vous voulez que les notifications aux employés fonctionnent correctement.
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Étape 4. Créez un login et un mot de passe pour le nouveau compte de l'employé.
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Rappelez-vous : la valeur du champ Login est un identifiant unique de l'utilisateur dans RemOnline. Vous ne pouvez pas avoir deux employés avec le même login.
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Pour assurer la sécurité du compte de l'employé, le mot de passe doit répondre aux exigences suivantes :

Étape 5. Indiquez le rôle et le poste de l'employé.
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Le Rôle est une liste des droits d'accès de l'employé.
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Le Position est un champ facultatif. Les informations de ce champ seront affichées dans le plan de travail de l'employé. Si vous laissez ce champ vide, les informations seront dupliquées à partir du champ Rôle.
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Étape 6. Indiquez la date d'embauche de l'employé. Par la suite, cette date sera automatiquement substituée comme date de début pour la fixation du salaire de base de l'employé (vous pouvez modifier la date de début si nécessaire).
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De plus, ce champ vous avertira d'un mois incomplet lors du calcul du salaire de base pour le premier mois. Par exemple, un employé a un taux mensuel de 2 000 mais commence à travailler pour l'entreprise le 12 du mois. Dans ce cas, le salaire de base complet sera affiché dans le calcul, mais vous verrez un avertissement concernant le mois incomplet, et vous pourrez modifier le montant du salaire pour ce mois particulier.
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Étape 7. Saisissez le numéro de téléphone de votre nouvel employé. Cochez ci-dessous les messageries que vous prévoyez d'utiliser pour cet employé.
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Pour WhatsApp et Viber, il sera possible d'utiliser l'envoi manuel de messages aux employés au numéro de téléphone spécifié.
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Étape 8. Complétez le champ Nom de l'employé dans les documents imprimés si nécessaire.
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Remplissez ce champ pour que vos modèles d'impression RemOnline utilisent le nom alternatif de l'employé dans les variables {Order Created By}, {Order Specialist Name}, {Order Manager Name}, {Order Closed By}.
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Etape 9. Remplissez le champ Note si nécessaire. Le champ Note vous permet de saisir des informations supplémentaires sur l'employé.
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Etape 10. Cochez la case Déconnecter automatiquement l'utilisateur une fois par jour si nécessaire.
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Utilisez cette fonction pour renforcer la sécurité dans votre entreprise. Après avoir interrompu la session de l'utilisateur, l'employé sera obligé d'entrer son nom d'utilisateur et son mot de passe pour se connecter au compte. De plus, cette fonction sera utile en conjonction avec la liste blanche d'adresses IP pour suivre l'heure à laquelle les employés arrivent au travail, ce que vous pouvez voir dans le rapport du journal d'activité.
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Étape 11. Cochez la case Accès à l'application RemOnline Boss si vous souhaitez que l'employé puisse installer et utiliser cette application mobile.
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Étape 12. Indiquez les lieux où l'employé travaillera. L'employé pourra alors planifier son travail dans ce lieu.
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Étape 13. Configurez l'accès aux sites, aux caisses et aux entrepôts.
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Allez dans l'onglet Accès et cochez les lieux, les caisses et les entrepôts auxquels l'employé aura accès.

Attention : pour qu'un employé puisse se connecter à Dans RemOnline, il doit avoir accès à au moins un emplacement.
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Pour améliorer l'expérience de l'utilisateur, un filtre permet d'afficher : Tous les objets, Caisses uniquement ou Entrepôts uniquement.
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Par défaut, chaque employé se verra accorder l'accès que vous avez spécifié dans l'onglet Général de la caisse ou de l'entrepôt. Veuillez noter que les actions autorisées non standard dans les caisses ou les entrepôts ne peuvent être définies que dans le plan d'abonnement Business.
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La configuration avancée des droits d'accès des employés aux caisses et aux entrepôts est également disponible dans l'abonnement Business. Cela signifie que vous pouvez autoriser les employés à effectuer toutes les opérations spécifiées dans l'onglet Général ou définir des droits d'accès individuels pour chaque employé.
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Remarque : un employé ne peut effectuer que les actions autorisées dans les paramètres de son rôle ! Par exemple, il n'y a pas de droit « Peut voir le solde des caisses » dans le rôle de l'employé, et dans les paramètres personnels vous donnez l'accès « Voir le solde des caisses ». Dans ce cas, le rôle de l'employé a une priorité plus élevée et l'employé ne pourra pas voir le solde de toutes les caisses.
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Étape 14. Cliquez sur Enregistrer.
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Le tour est joué. Vous avez maintenant un nouvel employé que vous pouvez retrouver dans la liste des employés ! 😉 Vous pouvez personnaliser l'affichage de l'employé.
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Vous pouvez personnaliser l'affichage des informations relatives aux employés en cliquant sur le bouton « Tableau » et en sélectionnant les colonnes que vous souhaitez voir apparaître dans le tableau.
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Après avoir ajouté un employé, vous pouvez accéder à son profil et définir son salaire. Pour en savoir plus sur la définition d'un salaire, consultez cet article.
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Notez qu'une copie est automatiquement créée pour chaque employé en tant que client. Ceci est nécessaire pour que vous puissiez traiter les ventes, les bons de travail, les retours, les écritures et les paiements sur l'employé en tant que client de votre entreprise.
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Si vous souhaitez que les employés indiquent eux-mêmes les informations nécessaires et trouvent un nom d'utilisateur et un mot de passe, vous pouvez leur envoyer une invitation. Pour ce faire, suivez les étapes suivantes.
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Étape 1. Cliquez sur le bouton Inviter un employé sur la page Paramètres > Employés.
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Étape 2. Indiquez l'adresse électronique à laquelle l'invitation sera envoyée dans le champ Email.
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Étape 3. Spécifiez un rôle d'utilisateur pour un employé. Le rôle d'utilisateur est un ensemble de droits et d'autorisations de l'employé.
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Étape 4. Cochez la case Déconnecter automatiquement l'utilisateur une fois par jour si nécessaire.
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Étape 5. Configurez l'accès à la caisse et à l'emplacement, puis cliquez sur Envoyer une invitation.
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Les employés invités qui n'ont pas encore créé de compte dans RemOnline sont affichés en haut du tableau avec la mention « Invitation envoyée ».
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Les employés invités recevront un e-mail dans lequel ils n'auront qu'à cliquer sur Créer un compte.
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Ensuite, l'employé doit remplir les champs : Mot de passe, Prénom, Nom, Téléphone, et cliquer sur Rejoindre.
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Ainsi, les employés créent eux-mêmes leur profil, que vous pourrez modifier ultérieurement.
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Important : si, pour une raison quelconque, votre employé n'a pas reçu l'e-mail, vous pouvez renvoyer l'invitation en utilisant l'e-mail original ou en le modifiant. Pour ce faire, double-cliquez sur le nom de l'employé invité, apportez les modifications nécessaires et cliquez sur « Renvoyer une invitation ».
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Après avoir créé un employé, celui-ci a accès à la modification de son profil de manière indépendante.
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En cliquant sur votre avatar, accédez aux paramètres du profil et modifiez-le :
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- Avatar personnel ;

- Prénom et nom de famille ;

- Courriel ;

- Numéro de téléphone.
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Pour en savoir plus sur le profil de l'utilisateur, consultez cet article.
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Cet onglet vous permet de modifier tous les champs du profil de l'employé. Modifiez le mot de passe, le rôle de l'employé, son poste, son numéro de téléphone, etc.
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Dans cet onglet, vous pouvez modifier les droits d'accès aux emplacements, aux caisses et aux entrepôts.
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Le solde actuel d'un employé est affiché ici. Il se compose de tous les ordres de travail, ventes, enregistrements et paiements pour lesquels l'employé est spécifié comme client, ainsi que du salaire cumulé.
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Si l'employé doit quelque chose à votre entreprise, le montant de son solde est affiché en vert avec la mention « L'employé nous doit ».
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Si l'employé ne vous doit rien et que votre entreprise a également rempli toutes ses obligations envers l'employé, le montant du solde est égal à 0 (zéro) et l'étiquette « Vous êtes à jour » s'affiche.
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Si votre entreprise doit quelque chose à l'employé, le montant de son solde est affiché en rouge avec la mention « Nous devons à l'employé ».
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Cliquez sur le bouton + Correction pour corriger le solde de l'employé.
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Le tableau ci-dessous affiche toutes les transactions (paiements et ajustements) qui ont affecté le solde final de l'employé. Pour télécharger les transactions dans un fichier Excel, cliquez sur le bouton Exporter.
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Cet onglet affiche les actifs qui se trouvent actuellement dans l'entrepôt de cet employé.
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Dans la section Salaire de base, vous pouvez créer et configurer un salaire de base mensuel, journalier ou horaire, ainsi que des paiements pour les jours non ouvrés.
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La section Commissions affiche les commissions configurées pour l'employé. Vous pouvez y appliquer d'autres commissions ou les supprimer pour qu'elles ne s'appliquent plus à l'employé. N'oubliez pas que vous pouvez créer de nouvelles règles de commission sur la page Paramètres > Employés > Règles de calcul de la paie. Vous trouverez plus d'informations dans cet article.
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Dans la section Coefficient de rémunération, vous pouvez définir des coefficients pour augmenter ou diminuer les commissions exceptionnelles sur les produits, les services et leurs catégories.
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Dans cet onglet, vous pouvez :

Chaque onglet dispose d'un bouton permettant de supprimer ou de désactiver un employé de RemOnline.
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Les employés désactivés ne peuvent plus se connecter à RemOnline, mais vous pouvez toujours effectuer diverses opérations avec eux dans le système (paie, régularisation, paiement, etc.). Un employé désactivé ne peut pas être retiré de votre plan d'abonnement.
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Les employés supprimés ne peuvent pas se connecter à RemOnline et vous ne pouvez rien faire avec leurs profils dans le système. Après avoir supprimé les profils des employés, vous pouvez les supprimer de votre plan d'abonnement.
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Remarque : vous ne pouvez pas supprimer des employés auxquels des tâches actives, des leads et des bons de travail ont été attribués. Réassignez ces tâches à un autre employé avant de les supprimer. Il est également nécessaire de déplacer les actifs qui se trouvent dans l'entrepôt de l'employé vers un autre entrepôt d'actifs ou vers un autre employé.