In fast allen Geschäftsbereichen erhält der Kunde eine Garantie auf die ausgeführten Arbeiten, die installierten Teile oder die verkauften Waren.
Kunden können aus verschiedenen Gründen eine Garantie in Anspruch nehmen:
defekte Waren oder Ersatzteile (d. h. Fehler des Lieferanten), schlecht ausgeführte Dienste (Fehler des Technikers) oder andere Gründe. In jedem Fall sollten Sie, wenn Sie eine Garantie gewähren, das Produkt kostenlos ersetzen oder den Dienst erneut erbringen.
Einrichten Ihres Kontos für die Arbeit mit Aufträgen mit Garantie
1. Verwenden Sie für Garantiefälle einen anderen Auftragstyp.
Ein Auftrag mit Garantie ist ein neuer Auftrag, sodass Sie einen alten, abgeschlossenen Auftrag nicht bearbeiten oder ändern müssen.
Dies ist aus mehreren Gründen wichtig:
Sie können Aufträge mit Garantie protokollieren und ihren prozentualen Anteil an der Gesamtzahl der Aufträge verfolgen.
Sie vermeiden Unordnung bei der Berechnung der Gehälter Ihrer Mitarbeiter.
Das ist einfach nicht logisch, da Sie diesen Auftrag bereits abgeschlossen und die Zahlung vom Kunden erhalten haben. Wenn Sie den Auftrag wieder öffnen und bearbeiten (z. B. den Preis reduzieren), bietet das System automatisch an, dem Kunden den Betrag zurückzuerstatten, wenn Sie den Auftrag wieder schließen. Sie geben jedoch nichts zurück – Sie wiederholen die Arbeit oder ändern das Produkt kostenlos.
Wenn Ihr Konto diese Art von Auftrag nicht enthält, können Sie ihn selbst erstellen. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Auftragstypen finden Sie in diesem Artikel.
2. Legen Sie einen Preis von Null fest.
Da wir für Garantiereparaturen in der Regel kein Geld vom Kunden verlangen, müssen alle Dienste und Teile zum Preis von Null hinzugefügt werden. Bei Diensten ändern wir einfach den Preis auf 0, bei Bestandsartikeln können wir den Preis „Null“ verwenden.
Weitere Informationen zum Erstellen und Verwenden eines Preises von Null finden Sie in diesem Artikel.
3. Richten Sie die Gehaltsabrechnung Berechnung für Garantie Aufträge ein.
Beim Erstellen oder Verwenden von Garantie Auftragstypen gibt es mehrere Szenarien für die Berechnung der Löhne der Mitarbeiter. Einige Unternehmen reduzieren die Zahlung an Techniker für solche Aufträge, einige zahlen gar nicht, und einige wollen, dass die Kosten für das Teil vom Gehalt abgezogen werden, wenn der Ausfall durch den Mitarbeiter verschuldet wurde.
Um verschiedene Szenarien zu implementieren, können Sie verschiedene Auftragstypen erstellen und unterschiedliche Regeln für die Gehaltsabrechnung Berechnung für verschiedene Auftragstypen festlegen.
Beispielsweise gibt es zwei Arten von Aufträgen: Garantie (Fehler des Mitarbeiters), Garantie (prozentuale Reduzierung) und Garantie (Nullberechnung).
Sie sollten die folgende Berechnungsregel festlegen, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter für die Arbeit im Garantieauftrag einen geringeren Prozentsatz oder Betrag erhält als im ursprünglichen Auftrag.
Wählen Sie die Regel „An Spezialisten für die Arbeit oder Dienstleistung im Auftrag“ und geben Sie den Auftragstyp „Garantie (Fehler des Mitarbeiters)“ und eine prozentuale Berechnungsmethode an. Geben Sie anschließend die Berechnung aus dem Gewinn und einen negativen Gewinnwert (z. B. -100000) an. Der Bonuswert muss 100 % betragen. Aktivieren Sie außerdem das Kontrollkästchen „Kosten für Produkte, die mit 0 abgeschrieben wurden, hinzufügen“.
Wenn ein Mitarbeiter einem Auftrag einen Dienst und einen Artikel mit dem Preis Null hinzufügt, wird bei der Gehaltsberechnung des Mitarbeiters ein Minusbetrag in Höhe der Kosten für das Teil abgezogen.
Wichtig: Verwenden Sie diese Berechnungsmethode nur, wenn der Auftrag einen Dienst mit dem Preis Null enthält und der Dienst keinen Selbstkostenpreis hat.
Wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Mitarbeiter für die Arbeit im Rahmen der Garantie eine Belohnung erhalten oder einen Lohnabzug hinnehmen müssen, konfigurieren Sie die folgende Berechnungsregel.
Wählen Sie die Regel „An Spezialisten für die Arbeit oder den Dienst im Auftrag“ und geben Sie dann die Auftragsart „Garantie (Nullberechnung)“ und eine Berechnungsmethode an. Geben Sie unten eine Berechnung aus der Summe oder dem Gewinn an und legen Sie einen Provisionswert fest.
Wenn ein Mitarbeiter Arbeiten an einem normalen Auftrag ausführt, erhält er die Standardprovision. Wenn der Mitarbeiter Arbeiten an einem Garantieauftrag ausführt, erhält er eine reduzierte Provision. Beachten Sie, dass eine reduzierte Provision nicht auf der Registerkarte Gehalt im Mitarbeiterprofil oder in der Berechnung unter Finanzen > Gehaltsabrechnung angezeigt wird.
Garantieaufträge bearbeiten
1. Suchen Sie den abgeschlossenen Auftrag, auf den sich der Kunde in Bezug auf die Garantie bezieht.
Sie können den Auftrag anhand der Seriennummer des Geräts, der Telefonnummer des Kunden, der Auftragsnummer oder des Barcodes suchen. Weitere Informationen zum Suchen von Aufträgen finden Sie in diesem Artikel.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktionen und wählen Sie In neuem Auftrag fortsetzen.
Es öffnet sich ein neues Fenster zur Auftragserstellung, in dem die Kunden- und Geräteinformationen bereits ausgefüllt sind. Sie müssen nur noch die Auftragsart und die Informationen in den anderen Feldern bearbeiten, um den Auftrag zu erstellen.
Anschließend bearbeiten Sie den Garantieauftrag gemäß Ihren Prozessen.
Wenn Sie mit Garantieaufträgen als unterschiedlicher Typ arbeiten, erhalten Sie:
eine korrekte Gehaltsabrechnung;
die Möglichkeit, je nach Art der Garantie unterschiedliche Berechnungen für Mitarbeiter durchzuführen;
die Analyse von Garantieaufträgen mit Auftragsberichten oder dem Bericht „Unternehmensinformationen“ (wie viele es gab, welche Mitarbeiter am häufigsten für Garantieleistungen angefordert werden und wie viel Sie dadurch verlieren, Verständnis der Gründe: Fehler des Technikers, des Lieferanten oder etwas anderes).