Der Kalenderansicht ist ein unverzichtbares Tool für Unternehmen, die ihre Arbeit durch die Vorausplanung von Kundenaufträgen erledigen. Er ermöglicht Ihnen eine effektive Arbeit mit Datensätzen und die Erstellung von Kostenvoranschlägen für die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter und die Standortressourcen.
Der Kalenderansicht hilft Ihnen bei der Lösung von drei Hauptproblemen:
Suche nach einem freien Spezialisten zu einem für den Kunden günstigen Zeitpunkt.
Finden Sie einen freien Termin für einen vom Kunden benötigten Meister.
Kontrollieren und verteilen Sie die Arbeitsbelastung der Standortressourcen.
Fügen Sie das Feld Geplant für in mindestens einem Auftragsformular hinzu, um den Kalenderansicht zu aktivieren. Sobald Sie anschließend einen Kostenvoranschlag oder einen Auftrag erstellen und dieses Feld ausfüllen, wird ein solcher Datensatz im Planer angezeigt.
Fügen wir nun das Feld Geplant für hinzu. Sie können diese Schritte überspringen, wenn Ihr Planer bereits auf der Seite angezeigt wird.
Schritt 1. Gehen Sie zur Seite Einstellungen > Formulareditor > Arbeitsaufträge.
Schritt 2. Wählen Sie den Arbeitsauftragstyp.
Schritt 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Feld hinzufügen. Wählen Sie das Feld Geplant für in einer Gruppe von Systemfeldern. Danach werden die folgenden Felder im Formular angezeigt: Geplant von, Geplant bis, Dauer und Ressource (wenn Sie Standortressourcen verwenden).
Für die Felder Geplant von, Geplant bis und Dauer können Sie Standardwerte festlegen und diese als Pflichtfelder kennzeichnen. Fügen Sie die entsprechenden Variablen zu den Vorlagen hinzu, um die Informationen aus diesen Feldern in gedruckten Dokumenten und Benachrichtigungen zu verwenden. Dazu gehören unter anderem: {Order Scheduled To}, {Order Scheduled For}, {Order Duration}, {Order Resource}.
Sobald Sie das Feld Geplant für zu mindestens einem Auftragsformular hinzufügen, erscheint auf der Seite Aufträge eine Umschaltfläche zwischen den Schaltflächen Tabelle und Planer.
Was wird im Planer angezeigt?
Der Planer sieht aus wie ein Kalender mit Blöcken, in denen Aufträge in Form von „Blöcken“ innerhalb eines Arbeitstages mit Stunden, Wochen oder Monaten angeordnet sind.
Über dem Planer befinden sich die folgenden Schaltflächen:
Die erste Schaltfläche dient zum Ändern des Modus.
Nach Mitarbeiter – Im Kalendermodus wird die Arbeitslast der Aufträge des Mitarbeiters angezeigt.
Nach Ressource – Dies ist eine einzigartige Funktion, mit der Sie Ihre Aufträge nicht nur nach Ausführenden, sondern auch nach verfügbaren Ressourcen planen können.
Kalender – Eine Schaltfläche zur Auswahl des gewünschten Wochentags oder Monats.
Heute – Eine Schaltfläche zur schnellen Auswahl der nächsten Wochentage.
Vorwärts oder Rückwärts – Schaltflächen, mit denen Sie das Datum ändern können.
Lupe (in den Modi „Zeitleiste“, „Tag“ und ‚Woche‘) – Verwenden Sie die Lupe, um die Dauer eines Termins zu ändern: 5, 10, 15, 20 oder 30 Minuten. Durch Klicken auf die Lupe mit dem Zeichen „+“ wird die Dauer des Termins verkürzt, mit dem Zeichen „-“ wird sie verlängert. Wenn Sie auf den Slot im Planer klicken, wird der Auftrag mit der Dauer erstellt, die Sie mit der Lupe festgelegt haben.
Einstellungen – hier können Sie die Anzeige der Informationen im Auftragsslot bearbeiten.
Der Hintergrundwert des Planerslots entspricht den in dem Zeitplan angegebenen Informationen:
Graue Schattierung – Nicht-Arbeitszeiten des Standorts oder eines Mitarbeiters;
Weiß – Arbeitszeit des Mitarbeiters;
Grün – Urlaubszeit;
Rot – Krankheit;
Orange – freier Tag.
Anzeigemodi
Zeitleistenmodus
Die Zeitleiste ist eine spezielle Anzeige des Planers in Form einer horizontalen Zeitachse, wobei jede Zeile einem Ausführenden oder einer Ressource entspricht. In diesem Modus wird die Zeit horizontal und die Ausführenden oder Ressourcen vertikal angezeigt.
Tagesmodus
In diesem Modus steht jede Spalte für einen separaten Mitarbeiter oder eine separate Ressource. So können Sie schnell die Beschäftigung jedes Mitarbeiters oder Objekts an einem bestimmten Tag einsehen.
Hauptmerkmale:
Wenn der Planer auf „Tag“ umgeschaltet wird, wird eine rote Linie angezeigt, die die aktuelle Zeitgrenze angibt. Das Symbol für den Grund der Abwesenheit (Krankheit oder Urlaub) wird ebenfalls neben dem Mitarbeiter angezeigt.
Die vertikal angeordnete Zeitleiste passt sich dem 12h/24h-Format an (in den Unternehmenseinstellungen definiert).
Der Zeitplan zeigt nur diejenigen Mitarbeiter an, die Zugriff auf den aktuellen Standort haben und in den Rolleneinstellungen die Option „Mitarbeiter in der Liste der Ausführenden anzeigen“ aktiviert haben.
Aufträge werden in die entsprechenden Zeitfenster eingefügt, sodass Sie schnell durch den Zeitplan navigieren können.
Wochenmodus
Im Wochenmodus können Sie den Zeitplan eines Mitarbeiters oder einer Ressource für sieben Tage anzeigen. Dies ist praktisch, um die Arbeit eines Spezialisten eine Woche im Voraus zu planen.
Hauptmerkmale:
Jede Spalte steht für einen separaten Wochentag (Montag bis Sonntag).
Das Format der Wochenanzeige berücksichtigt regionale Einstellungen.
Ein bestimmter Mitarbeiter oder eine bestimmte Ressource wird über den entsprechenden Filter im oberen Bereich ausgewählt.
Aufträge werden entsprechend dem Zeitpunkt ihrer Planung eingeordnet.
Monatsansicht
Dieser Modus bietet einen Überblick über die geplanten Aufträge für den gesamten Monat. Er ist nützlich für die langfristige Arbeitsplanung.
Hauptmerkmale
Der Zeitplan eines Mitarbeiters oder einer Ressource für den gesamten Monat wird angezeigt.
Alle Ereignisse werden als Blöcke in den entsprechenden Kalenderdaten angezeigt.
Um detaillierte Informationen zu einem bestimmten Auftrag anzuzeigen, können Sie auf ein Ereignis klicken, um dessen Karte zu öffnen.
Die Verwendung von Farbcodierungen für verschiedene Arten von Aufträgen erleichtert die Navigation im Monatsplan.
Wöchentliche Übersicht
Im Modus „Wöchentliche Übersicht“ können Sie den Zeitplan aller Mitarbeiter oder Ressourcen für sieben Tage anzeigen. Dies ist praktisch, um die Arbeit von Spezialisten eine Woche im Voraus zu planen.
Hauptmerkmale
Jede Spalte steht für einen separaten Wochentag (Montag bis Sonntag).
Das Wochenanzeigeformat berücksichtigt regionale Einstellungen.
Aufträge werden nach Wochentag und gegenüber dem Mitarbeiter angezeigt, der für das Dokument oder die Ressource verantwortlich ist.
Interaktive Funktionen des Planers
Sobald Sie einen Auftrag oder einen Kostenvoranschlag mit den Feldern „Geplant für“, ‚Dauer‘ und „Verantwortliche Person/Ressource“ erstellt haben, wird dieser sofort im Planer angezeigt.
Sie können die Uhrzeit oder das Datum der Aufzeichnung in allen Modi ändern, indem Sie die Aufzeichnung einfach an den gewünschten Standort ziehen. Sie können die Dauer des Termins auch manuell ändern – ziehen Sie dazu einfach den unteren (für die Modi „Tag“ und „Woche“) oder seitlichen (für den Modus „Zeitleiste“) Rand des Blocks. Bewegen Sie dazu den Cursor über den Rand des Termins, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie den Block, bis die gewünschte Dauer erreicht ist.
Im Monats- und Wochenübersichtsmodus können Sie die Dauer auf diese Weise nicht ändern. In diesen Modi wird der Auftrag mit der im Formulareditor standardmäßig eingestellten Dauer erstellt.
Darüber hinaus können Sie schnell zwischen den Modi navigieren:
Wenn Sie im Zeitachsen- oder Tagesmodus auf den Namen eines Mitarbeiters klicken, wechselt die Ansicht zum Wochenmodus für diesen Mitarbeiter.
Wenn Sie im Wochenmodus auf ein bestimmtes Datum klicken, wechselt die Ansicht zum Zeitplan für diesen Tag.
Wie wird der Arbeitsplan berücksichtigt?
Der Planer berücksichtigt nun den Arbeitsplan des Standorts und der Mitarbeiter:
Wenn der Zeitplan der Mitarbeiter nicht festgelegt ist, werden die Arbeitszeiten des Standorts angezeigt.
Wenn der Zeitplan des Mitarbeiters innerhalb des Zeitplans des Standorts liegt (z. B. 10:00-17:00 Uhr bei 9:00-18:00 Uhr), bleibt der Bereich für den Standort bestehen – 9:00-18:00 Uhr.
Wenn es Mitarbeiter mit einem anderen Zeitplan gibt, wird der Bereich erweitert:
Beispiel: Ein Standort ist von 9:00 bis 18:00 Uhr geöffnet, aber es gibt einen Mitarbeiter mit einem Zeitplan von 6:00 bis 15:00 Uhr → der Planer zeigt 6:00 bis 18:00 Uhr an.
Wenn die Dauer des Auftrags die Arbeitszeit des Standorts überschreitet, wird die verbleibende Zeit auf den nächsten Tag übertragen.
Auftrag im Planer erstellen
Tippen Sie auf die gewünschte Zeit in der Zeitleiste des Fachmanns oder der Ressource. Dadurch wird ein Auftrag mit den bereits ausgefüllten Feldern Geplant für und Zugewiesener Techniker / Ressource geöffnet.
Sobald Sie einen Auftrag im Planer erstellen, zeigt das System ihn in der Auftragstabelle an.
Bitte beachten Sie, dass Sie nur den Auftragstyp auswählen können, für den die Erfassungszeit und -dauer festgelegt sind.
Einrichten des Kalenderansicht-Slots
Sie können die Anzeige der Auftragsinformationen im Kalenderansicht-Slot unter Einstellungen ändern.
In den Einstellungen können Sie die Anzeige der Informationen im Auftragsslot auswählen (bei Bedarf können Sie ein neues Feld hinzufügen, löschen oder andere anzuzeigende Informationen auswählen).
Nachdem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Fertig!
Auftragskarte
Wenn Sie auf einen Slot klicken, öffnet sich die Auftragskarte, die folgende Daten enthält: Auftragsnummer, Typ, Kunde, Anlagegut, Seriennummer des Anlageguts, Manager und Auftragsbetrag.
In der Karte können Sie den Status des Auftrags ändern, indem Sie den gewünschten Status auswählen.
Denken Sie daran: Die Liste der Arbeitsauftragsstatus enthält nur diejenigen, an die der aktuelle Mitarbeiter den Arbeitsauftrag aus dem aktuellen Status übertragen kann. Konfigurieren Sie Ihre Statusübertragungsregeln und Mitarbeiterberechtigungen auf der Seite Einstellungen > Status > Arbeitsaufträge.
Wenn Sie den Mauszeiger über den Namen des Kunden bewegen, erscheint ein Popup-Fenster mit den Telefonnummern für den Kontakt, sodass Sie eine bequeme Möglichkeit zur Kontaktaufnahme mit dem Kunden auswählen können.
Außerdem können Sie das Anlagenprofil öffnen, indem Sie auf den Namen der Anlage klicken.