In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in RemOnline Mitarbeiterpläne und Stundenzettel ausfüllen. Wir sehen uns Schritt für Schritt die Einstellungen für Arbeits- und arbeitsfreie Tage, Optionen zum automatischen Ausfüllen, das Bearbeiten von Plänen und die Verwendung von Gruppenaktionen für Massenaktualisierungen an. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen effizient zu organisieren.

Zunächst müssen Sie die Mitarbeiter zum Dienstplan des Standorts hinzufügen, je nachdem, ob sie an einem oder mehreren Standorten arbeiten.

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Mitarbeiter zum Standortdienstplan hinzuzufügen.

Methode 1. Gehen Sie zum Profil des Mitarbeiters. Markieren Sie im Abschnitt „Mitarbeiter arbeitet in“ die Standorte, an denen er arbeitet.

Methode 2. Gehen Sie zum Standort. Markieren Sie im Abschnitt „Mitarbeiter“ die gewünschten Mitarbeiter in der Spalte „Arbeitszeit“.

1. Gehen Sie zum Abschnitt „Mein Unternehmen > Arbeitszeit“.

2. Wählen Sie den gewünschten Standort und Kalender – „Arbeitsplan“ oder „Stundenzettel“.

Die Mitarbeiterstunden werden für jeden Standort separat festgelegt.

3. Wählen Sie den Anzeigetyp Woche oder Monat sowie den Zeitraum, für den Sie einen Zeitplan/Stundenzettel erstellen möchten. Mit einem Klick können Sie zwischen Wochen/Monaten wechseln oder zum aktuellen Datum zurückkehren.

Wichtig: Die arbeitsfreien Tage des Standorts werden als grau schattierte Blöcke angezeigt. Die Informationen zu den arbeitsfreien Tagen werden aus den Standorteinstellungen im Abschnitt „Öffnungszeiten“ übernommen.

4. Doppelklicken Sie auf das Datum, für das Sie die Arbeitszeiten festlegen möchten, und wählen Sie den Arbeitstagtyp des Mitarbeiters aus:

Arbeitstag – Wenn Sie diesen Typ auswählen, können Sie ein oder mehrere Arbeitszeitintervalle festlegen.

Sie können beispielsweise das erste Intervall von 9:00 bis 13:00 Uhr und das zweite Intervall von 14:00 bis 18:00 Uhr festlegen. Auf diese Weise wird im Zeitplan angezeigt, wann die Mittagspause des Mitarbeiters geplant ist.

Bitte beachten Sie: Sie können in den Stundenzetteln nur Arbeitszeiten bis zum aktuellen Zeitpunkt eingeben – also die tatsächlich geleistete Arbeitszeit.

Wenn die Zeiterfassung aktiviert ist, hat diese Vorrang vor den in den Stundenzetteln eingegebenen Zeiten.

Beispiel: Ein Mitarbeiter hat einen freien Tag, aber die Zeiterfassung wurde aktiviert. In den Stundenzetteln wird der Tag dann automatisch in einen Arbeitstag geändert und die Zeiterfassung beginnt.

Wenn ein Mitarbeiter an mehreren Standorten arbeitet, kann er rechts neben dem Zeitintervall einen Standort auswählen. Dies ist nützlich, wenn ein Mitarbeiter in der ersten Tageshälfte an einem Standort und in der zweiten Tageshälfte an einem anderen Standort arbeitet.

Hinweis: Wenn sich Ihre Standorte in verschiedenen Zeitzonen befinden, müssen Sie die Ortszeit angeben.

Beispiel: Ein Standort befindet sich in der Zeitzone UTC-8 (San Francisco) und der andere Standort in der Zeitzone UTC-5 (Brooklyn). Sie möchten einen halben Tag an einem Standort und einen halben Tag am anderen Standort einrichten, während Sie sich am Standort San Francisco befinden. In diesem Fall müssen Sie den Zeitraum von 9:00 bis 13:00 Uhr für den Standort San Francisco und von 16:00 bis 21:00 Uhr für den Standort Brooklyn festlegen (minus drei Stunden aufgrund der Zeitverschiebung). Um nicht ständig die Differenz berechnen zu müssen, können Sie die Arbeitsintervalle für den ersten Standort festlegen und dann zum zweiten Standort wechseln und den Zeitplan fertigstellen.

Wenn die Zeiterfassung deaktiviert ist, wird jeder Arbeitstag kurz nach Mitternacht aus dem Zeitplan in die Stundenzettel übertragen.

In der Spalte „Mitarbeiter“ neben jedem Namen wird die Gesamtzahl der Arbeitsstunden für die Woche oder den Monat angezeigt: Im Zeitplan sind dies die geplanten Stunden, in den Stundenzetteln die tatsächlich geleisteten Stunden.

Nicht-Arbeitstag – Wenn Sie diesen Typ auswählen, können Sie Krankheit, Urlaub, Freier Tag oder einfach einen Tag festlegen, an dem der Mitarbeiter nicht arbeitet.

Standardmäßig werden arbeitsfreie Tage vom Typ „Krankheit“, ‚Urlaub‘ und „Freier Tag“ bezahlt, aber bei Bedarf können Sie das Kästchen „Unbezahlt“ ankreuzen. Das bedeutet, dass, wenn Sie für einen Mitarbeiter Urlaub auf Ihre Kosten festgelegt haben, diese Tage nicht in der Gehaltsvoranschlag angezeigt und entsprechend nicht berücksichtigt werden.

Wichtig: Um die Gehaltsberechnung für Krankheitsurlaub, Urlaub oder freie Tage einzurichten, müssen Sie die entsprechende Regel im Profil des Mitarbeiters hinzufügen.

Krankheitstage werden als rote Blöcke angezeigt, Urlaubstage sind grün, freie Tage sind orange und arbeitsfreie Tage werden als leere Zellen angezeigt.

Bitte beachten Sie: Arbeitsfreie Tage werden zu Beginn jedes solchen Tages aus dem Zeitplan in die Stundenzettel übertragen.

Mit der automatischen Ausfüllfunktion können Sie Arbeitspläne/Stundenzettel für Mitarbeiter schneller und bequemer ausfüllen. Sie funktioniert sowohl beim Ausfüllen von Arbeitstagen als auch von arbeitsfreien Tagen. Sehen wir uns beide Optionen an.

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Arbeitsplan automatisch der Stundenzettel bis“ und wählen Sie das Datum aus, bis zu dem die gleichen Arbeitszeitintervalle automatisch angewendet werden sollen.

Bitte beachten Sie, dass die automatische Ausfüllfunktion nur verfügbar ist, wenn das Arbeitszeitintervall innerhalb eines Tages liegt.

2. Wählen Sie das Muster für die automatische Ausfüllfunktion und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“. Die erste Zahl im Muster ist die Anzahl der Arbeitstage, die zweite Zahl ist die Anzahl der arbeitsfreien Tage.

Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise von Montag bis Freitag arbeitet, wählen Sie „Schema 5 bis 2“. Wenn ein Mitarbeiter in Schichten arbeitet, wählen Sie „Schema 2 bis 2“.

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Arbeitsplan automatisch der Stundenzettel bis“ und wählen Sie das Datum, bis zu dem für diesen Mitarbeiter automatisch dieselben arbeitsfreien Tage festgelegt werden sollen.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.

1. Doppelklicken Sie auf die Zelle, aus der Sie den Arbeitsplan löschen möchten.

2. Wählen Sie einen arbeitsfreien Tag und dann den Typ „Nicht arbeitsfähig“.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Arbeitsplan automatisch der Stundenzettel bis“ und geben Sie den Tag an, bis zu dem Sie den Arbeitsplan löschen möchten.

Fertig! Der Arbeitsplan für einen bestimmten Mitarbeiter wurde gelöscht und kann mit den richtigen Daten ausgefüllt werden.

Um einen Arbeitsplan zu bearbeiten oder zu löschen, doppelklicken Sie auf die gewünschte Zelle. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie sie oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“.

Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie für einen Mitarbeiter einen Tages- oder Stundensatz festgelegt haben, dessen Gehalt entsprechend den Änderungen in den Stundenzetteln neu berechnet wird:

Im Mitarbeiterarbeitsplan/in den Stundenzetteln stehen Gruppenaktionen für die Massenbearbeitung oder das Löschen zur Verfügung.

Klicken Sie auf eine Zelle, um sie für Gruppenaktionen auszuwählen. Sie können weitere Zellen auf die gleiche Weise auswählen. Nachdem Sie die gewünschten Zellen ausgewählt haben, werden am unteren Rand des Fensters Schaltflächen für die Massenbearbeitung oder das Löschen angezeigt.

Wichtig: Die RO App speichert Ihre Auswahl nur innerhalb des ausgewählten Zeitraums.