In der heutigen Geschäftswelt sind eine effektive Terminplanung und die Führung von Kundenakten entscheidende Erfolgsfaktoren. Um Ihnen dabei zu helfen, bietet RO App eine einfache Kalenderoption, mit der Sie Ihren Zeitplan einfach verwalten und die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter auf der Grundlage der Dauer der von ihnen erbrachten Dienste planen können.
Die Buchung ist ein notwendiges Werkzeug für Unternehmen, die Dienstleistungen nach Vereinbarung erbringen. Sie ermöglicht Ihnen eine effiziente Arbeit mit Terminen und eine objektive Bewertung der Arbeitsbelastung von Mitarbeitern und Standortressourcen.
Wer kann von Buchungen profitieren?
Die Buchungsfunktion kann für viele Unternehmen nützlich sein, darunter:
Schönheitssalons und Spas, medizinische Zentren, Zahnkliniken, Pflegesalons. Ihre Haupttätigkeit besteht darin, Kunden für einen bestimmten Zeitpunkt bei einem bestimmten Spezialisten zu buchen. Mit Buchungen können Sie Termine bequem planen, Überschneidungen vermeiden und die Arbeitsbelastung der Spezialisten verwalten.
Autowerkstätten, Autoreparaturbetriebe, Fahrzeugaufbereitungszentren, Reifenservice. Die Planung von Autoreparaturen oder Wartungsarbeiten durch Fachleute oder Ressourcen (Hebebühnen, Boxen) erfordert einen klaren Zeitplan.
Reparaturwerkstätten für technische, mobile, Haushalts-, Computer- und Bürogeräte. Wenn Kunden Geräte zur Diagnose oder schnellen Reparatur bringen, ist es praktisch, Termine über einen Kalender zu organisieren, insbesondere wenn mehrere Techniker oder begrenzte Ressourcen zur Verfügung stehen.
Ateliers, Schuhreparatur, chemische Reinigung, Schmuck, Uhrenreparatur, Fahrradwerkstätten. Zur Erfassung von Terminen, Lieferungen oder Beratungsgesprächen.
Vermietung und Leasing, Reinigung, Handwerker. Dienstleistungen am Standort des Kunden erfordern oft die Koordination von Zeit und Personal. Mit dem Kalender können Sie die verfügbaren Zeitfenster übersichtlich einsehen.
Tierkliniken. Wie bei medizinischen Dienstleistungen für Menschen ist es wichtig, Besuche bei Spezialisten oder die Nutzung von Geräten (z. B. Ultraschall) zu planen.
Bau- und Reparaturdienstleistungen. Die Planung von Fahrten, Arbeiten auf Baustellen oder die Wartung von Geräten kann über einen Buchungskalender strukturiert werden.
Design-Dienstleistungen, Rechtsberatung, Immobilienagenturen. Die Arbeit erfolgt hauptsächlich nach Terminvereinbarung.
Um mit dem Bereich „Buchungen“ arbeiten zu können, müssen Sie das entsprechende Kontrollkästchen für den Mitarbeiterzugriff unter Einstellungen > Mitarbeiter > Rollen aktivieren.
Derzeit ist der Bereich „Buchungen“ nur in der Webversion von RO App verfügbar, sodass Sie Buchungen nur über einen Browser auf Ihrem Computer anzeigen und verwalten können.
Mit Hilfe von Buchungen können Sie:
1. Nach einem freien Auftragnehmer zu einem für den Kunden günstigen Zeitpunkt suchen.
2. Nach freien Terminen mit dem für den Kunden erforderlichen Meister suchen.
3. Die Auslastung der Standortressourcen (Arbeitsplätze) kontrollieren und verteilen.
Was wird in den Buchungen angezeigt?
Buchungen werden in Form eines Kalenders angezeigt und haben Intervalle in Form von: Tag mit Stunden, Woche oder Monat.
Die Anzeigemodi können gruppiert werden:
Nach Mitarbeiter – im Kalendermodus wird der Arbeitsplan des Mitarbeiters sowie seine freien Tage, Krankheitstage oder Urlaubstage angezeigt.
Nach Ressource – dies ist eine einzigartige Funktion, mit der Sie Ihre Aufträge nicht nur nach Ausführenden, sondern auch nach verfügbaren Ressourcen planen können.
Auf der Seite „Buchungen“ können Sie zwischen den Daten wechseln, indem Sie auf den Kalender klicken oder die Pfeile in der oberen rechten Ecke verwenden.
Modus "Tag
In diesem Modus steht jede Spalte für einen separaten Mitarbeiter oder eine separate Ressource. So können Sie schnell die Auslastung jedes Mitarbeiters oder jeder Ressource an einem bestimmten Tag einsehen.
Hauptmerkmale
Vertikal angeordnete Zeitleiste, passt sich an das 12h/24h-Format an (in den Unternehmenseinstellungen definiert).
Der Zeitplan zeigt nur diejenigen Mitarbeiter an, die Zugriff auf den aktuellen Standort haben und in den Rolleneinstellungen die Option „Mitarbeiter in der Liste der Ausführenden anzeigen“ aktiviert haben.
Wenn der aktuelle Tag ausgewählt ist, wird eine rote Linie angezeigt, um die aktuelle Uhrzeit anzuzeigen.
Die Einträge werden in die entsprechenden Zeitfenster eingefügt, sodass Sie schnell im Zeitplan navigieren können.
Wochenmodus
Im Wochenmodus können Sie den Zeitplan eines Mitarbeiters oder einer Ressource für sieben Tage anzeigen. Dies ist praktisch, um die Arbeit eines Spezialisten eine Woche im Voraus zu planen.
Hauptmerkmale
Jede Spalte steht für einen separaten Wochentag (Montag bis Sonntag).
Das Wochenanzeigeformat berücksichtigt regionale Einstellungen.
Ein bestimmter Mitarbeiter oder eine bestimmte Ressource wird über den entsprechenden Filter im oberen Bereich ausgewählt.
Die Einträge werden entsprechend ihrer geplanten Zeit platziert.
Monatsmodus
Dieser Modus bietet eine Übersicht über die geplanten Ereignisse für den gesamten Monat. Er ist nützlich für die langfristige Arbeitsplanung.
Hauptmerkmale
Der Zeitplan eines Mitarbeiters oder einer Ressource für den gesamten Monat wird angezeigt.
Alle Ereignisse werden als Blöcke in den entsprechenden Kalenderdaten angezeigt.
Um detaillierte Informationen zu einem bestimmten Eintrag anzuzeigen, können Sie auf das Ereignis klicken, um dessen Karte zu öffnen.
Die Verwendung von Farbcodierungen für verschiedene Ereignistypen erleichtert die Navigation im Monatsplan.
Wechseln zwischen den Modi
Für die einfache Navigation zwischen den Kalendermodi stehen mehrere Mechanismen zur Verfügung:
Schaltfläche zum Wechseln zwischen Tag/Woche/Monat – ermöglicht Ihnen, den Anzeigemodus schnell zu ändern.
Datumsnavigation – wenn Sie auf ein Datum im oberen Bereich klicken, öffnet sich ein Kalender, in dem Sie den gewünschten Zeitraum auswählen können.
Zwischen Tagen und Wochen wechseln:
Im Tagesmodus wechselt die Ansicht durch Klicken auf die Mitarbeiter-/Ressourcenüberschrift in den Wochenmodus für diesen Mitarbeiter oder diese Ressource.
In der Wochenansicht wechsst du durch Klicken auf die Tagesüberschrift zur Tagesansicht für das ausgewählte Datum.
Kalenderereignis
Jedes Ereignis im Kalender hat die folgenden Parameter:
Startdatum und -zeit
Enddatum und -zeit
Status
Titel
Beschreibung
Ausführender
Verwandtes Objekt
Die Farbe eines Ereignisses entspricht seinem Status, wodurch sich verschiedene Arten von Datensätzen optisch unterscheiden lassen.
Buchungen-Kachel
Durch Klicken auf einen Termin wird die Buchungen-Kachel geöffnet, die Folgendes enthält: Titel, Status der Buchung (Sie können den Status in diesem Fenster schnell ändern), Kundeninformationen (zusätzliche Informationen werden angezeigt, wenn Sie mit der Maus darüber fahren), Startdatum und -uhrzeit der Buchung, Enddatum und -uhrzeit der Buchung, zuständiger Mitarbeiter, Kommentar zur Buchung, Zahlungsbetrag.
Neue Buchung erstellen
Wenn Sie im Tages- und Wochenmodus mit der Maus über einen freien Termin im Kalender fahren, erscheint ein Tooltip, mit dem Sie einen neuen Eintrag erstellen können.
1. Um einen Eintrag zu erstellen, klicken Sie auf die gewünschte Zelle im Kalender.
2. Beim Erstellen eines Eintrags müssen Sie den Kunden angeben, die Dienste hinzufügen und das Datum und die Uhrzeit auswählen.
3. Legen Sie die Dauer des Eintrags fest, wenn die ausgewählten Dienste keine Dauer haben.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen. Nach dem Speichern wird der Termin im Kalender angezeigt.
Neuen Auftrag aus einer Buchung erstellen
Um einen Auftrag aus einem Datensatz zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Öffnen Sie den Datensatz und klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Aktionen und wählen Sie Auftrag erstellen.
2. Danach erscheint das Fenster zur Erstellung des Auftrags, in dem Sie die restlichen Daten eingeben müssen.
Die Kunden- und Dienstdaten aus der Buchung werden automatisch in den Auftrag übernommen.
Nachdem Sie die Informationen eingegeben haben, überprüfen Sie, ob alles korrekt ist, und klicken Sie auf Erstellen.
Nach dem Speichern wird der Auftrag in der Auftragstabelle angezeigt.
Verkauf aus einer Buchung erstellen
Um einen Verkauf aus einer Buchung zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Öffnen Sie den Datensatz und klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Aktionen und wählen Sie Verkauf erstellen.
2. Danach erscheint das Fenster zum Erstellen eines Verkaufs. Füllen Sie die folgenden Felder aus
Die Kundendaten und Dienste aus dem Datensatz werden automatisch in den Verkauf übertragen.
Nachdem Sie die Informationen eingegeben haben, überprüfen Sie, ob alles korrekt ist, und klicken Sie auf Verkaufen.
Nach dem Speichern wird der Verkauf in der Verkaufstabelle angezeigt.
Buchungen löschen
So löschen Sie einen Eintrag aus dem Kalender:
1. Öffnen Sie den Eintrag, den Sie löschen möchten.
2. Drücken Sie die Löschtaste und bestätigen Sie die Aktion.
Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, den Kalender effektiv zu nutzen, um Kundendaten zu verfolgen und Ihren Arbeitsplan einfacher zu planen und zu verwalten.