Чтобы начать работать в облачном сервисе RemOnline и автоматизировать многие рабочие процессы, необходимо выполнить несколько простых шагов в настройке аккаунта. Рекомендуем пользоваться режимом обучения, чтобы быстро узнавать важную информацию на каждой странице.
Шаг 1. Внесите информацию о вашей компании и загрузите логотип.
Эти данные будут автоматически подставляться в уже подготовленные нами шаблоны документов.
Перейдите на страницу “Настройки > Общие” и заполните поля в разделе “Реквизиты компании”, также здесь можно сразу загрузить логотип.
Шаг 2. Добавьте пользователей и настройте права доступа для них.
RemOnline подходит как для самостоятельной, так и для коллективной работы, поэтому если у вас есть сотрудники, то вы сможете:
контролировать их работу;
назначать им роли (менеджер, инженер, мастер, кассир и т.д.) с соответствующими правами доступа;
настроить автоматический расчет ставок и бонусов, а также делать начисление и выплату зарплаты;
составлять график работы;
видеть их действия в ленте событий заказа, Журнале событий и многое другое.
Для добавления сотрудника, перейдите на страницу “Настройки > Сотрудники”. Здесь вы увидите 3 раздела: Сотрудники, Роли и Правила расчета зарплаты.
В настройках ролей вы можете определить какие действия и разделы доступны сотруднику в RemOnline. Обратите внимание, что настройка применяется ко всем сотрудникам роли, а не к какому-то конкретному человеку. Вам доступно редактирование, удаление и создание новых ролей при необходимости.
Подробнее о списке прав и возможностей сотрудника по ссылке.
В разделе “Правила расчета зарплаты” можно настроить автоматический расчет бонусов сотрудникам за определенные действия в системе. Например за создание заказов/продаж/обращений, за выполнение работ или установку запчастей, за продажу товаров и услуг, за выполнение задание и т.д.
Подробнее про настройку зарплаты сотрудникам в этой статье.
Для создания нового сотрудника нажмите на кнопку “+ Сотрудник”, заполните информацию, настройте доступ и нажмите кнопку “Сохранить”, или отправьте ему приглашение на почту.
Важно: после оплаты подписки, предварительно нужно добавить сотрудника в тарифный план на странице “Настройки > Подписка”.
Шаг 3. Установите мобильное приложение “RemOnline Boss”, чтобы контролировать ключевые показатели вашей компании и усилить безопасность аккаунта. А для сотрудников можно установить мобильное приложение “RemOnline”, чтобы они могли работать с заказами прямо с телефона.
Шаг 4. Настройте статусы заказов.
Когда к вам поступает новый заказ, он проходит через несколько этапов до момента расчетов с клиентом. Когда вы определяете последовательность статусов и время для перехода от одного к другому, то создаете жизненный цикл заказа.
В RemOnline существует 7 независимых групп статусов: “Новые”, “На исполнении”, “Отложенные”, “Готовые”, “Доставка”, “Закрытые успешно” и “Закрытые неуспешно” (два последних относятся к одной группе “Закрытые”).
Благодаря такому разделению, — как логическому, так и визуальному, — вы можете легко контролировать выполнение работ в заказах и автоматизировать ряд действий.
После создания заказа ему автоматически присваивается статус “Новый”. Все последующие изменения статусов производятся сотрудниками вручную. Также есть возможность задать любой другой начальный статус для каждого типа заказа.
Для редактирования, создания или удаления статуса перейдите на страницу “Настройки > Статусы > Заказы”. Подробнее про работу статусов по ссылке.
Шаг 5. Настройте форму заказа.
В RemOnline есть возможность гибкой настройки формы заказа для разных типов заявок.
Чтобы изменить форму заказа, перейдите на страницу “Настройки > Редактор форм > Заказы”. Здесь вы можете создать новые типы заказов и для каждого из них настроить свою форму с нужными полями, и задать свой начальный статус заказа. Детальнее про возможности Редактора форм можно узнать по ссылке.
Шаг 6. Настройте шаблоны печатных документов.
RemOnline умеет генерировать и печатать документы по заданному шаблону прямо из заказов и продаж, а также печатать их автоматически.
На странице “Настройки > Шаблоны документов” вы увидите базовые шаблоны, которые разделены на группы:
Заказы — можно распечатать из конкретного заказа или общей страницы “Заказы” (акт выполненных работ, приемная квитанция, заказ-наряд).
Список заказов — печатаются только с общей страницы “Заказы” (например, маршрутный лист для курьера).
Счета — выставляются на странице “Финансы > Счета” и распечатываются как с нее, так и из конкретного документа.
Продажи — распечатываются во время оформления продаж через страницу “Продажи” (гарантийные талоны, товарные чеки).
Этикетки, ценники — можно выбрать товары или изделия на Складе, а потом распечатать этикетки или ценники, чтобы наклеить на них.
На этой же странице вы можете редактировать существующие шаблоны и создавать новые. Подробнее о создании шаблонов документов в этой статье.
Теперь вам не придется вводить информацию о клиентах, заказах или товарах вручную в печатные документы.
Шаг 7. Настройте автоматическое оповещение для клиентов и сотрудников.
С помощью оповещений ваши сотрудники могут оперативно получать информацию о новых заказах, обращениях и задачах, а также об изменениях в них. Для клиентов можно настроить автоматические уведомления о готовности их заказа или попросить оценить работу вашего сервиса, а также отправлять им напоминания о времени их записи. Подробнее о том, как работает система оповещений в RemOnline по ссылке.
В системе, по умолчанию, представлен базовый набор шаблонов для оповещений по заказам, обращениям и задачам. Вы можете редактировать или создавать собственные шаблоны оповещений на странице “Настройки > Оповещения”.
Шаг 8. Добавьте локации, кассы, склады.
В RemOnline можно вести учет в нескольких локациях, перемещать между ними заказы и товары, делать отчеты по всем локациям или по каждой в отдельности.
Добавить локацию можно на странице “Настройки > Локации”. Нажмите на кнопку “+ Добавить локацию”, заполните поля, установите время работы и доступ сотрудников к этой локации. Подробнее о настройке локации по ссылке.
Важно: после оплаты подписки, предварительно нужно добавить локацию в тарифный план на странице “Настройки > Подписка”.
Контроль движения денежных средств — неотъемлемая часть любого бизнеса. Для удобства, в RemOnline есть возможность создавать необходимое количество касс, указывать тип кассы (наличная или безналичная), делать кассу локальной (в пределах созданной локации) или кассой компании (доступной из любой локации).
Чтобы добавить новую кассу, перейдите на страницу “Финансы > Платежи” и нажмите кнопку “+ Добавить кассу”. Укажите название, тип кассы и настройте доступ сотрудников к этой кассе. Нажмите кнопку “Сохранить”.
Прежде чем добавить товары и запчасти в заказ или продажу, необходимо наполнить склад этими товарами.
В RemOnline можно вести складской учет на нескольких складах. Перейдите на страницу “Настройки > Склады”. Нажмите кнопку “+ Склад товаров”, укажите название и тип склада и настройте доступ сотрудников к складу. Нажмите кнопку “Сохранить”.
Первоначальные настройки завершены и теперь можно смело приступать к работе и созданию нового заказа 👍