Любая компания ежедневно производит разные формы денежных расчетов. Движение денежных средств внутри компании и за ее пределами – это непрерывный процесс, который полностью характеризует деятельность фирмы. И его контроль необходим любой организации. Здесь мы подробно описали эту возможность в RemOnline.

Наличие нескольких касс помогает в ведении учета.

Например, можно разделить их по названию и типу “Наличная” и “Безналичная”. Или у вас предусмотрена отдельная касса для офисных расходов, в таком случае также рекомендуем создавать соответствующие кассы, чтобы в дальнейшем видеть движение денег конкретно по ним.

На странице “Финансы > Платежи” можно добавить новую кассу.

Для этого нажмите “+ Добавить кассу”, после чего откроется диалоговое окно редактирования кассы.

1. Напишите название кассы и укажите ее тип.

Касса компании — будет доступна во всех локациях. Такие кассы отмечены соответствующей иконкой.

Кассу компании можно использовать в случаях, когда у вас один расчетный счет для всех локаций. Или же когда у вас для 2-х локаций один и тот же расчетный счет, то можно создать кассу компании и дать доступ только тем сотрудникам, которые работают на этих 2-х локациях.

Касса локации — будет доступна только для той локации, которую вы укажете.

Вы можете отметить чекбокс “Виртуальная касса”, если вы хотите, чтобы платежи из этой кассы не отображались в общей финансовой отчетности.

Обратите внимание, что платежи в виртуальной кассе нельзя фискализировать.

2. Укажите способ расчета ー наличная или безналичная.

Способ расчета особенно важен, если вы используете фискальное устройство (РРО, онлайн-касса). Так как это способствует корректной передаче признака кассы в фискальный чек.

От выбранного способа расчета зависит отображение касс при проведении транзакций. То есть, когда вы будете выбирать форму оплаты “Нал”, то вы сможете выбрать кассы с признаком “Наличная”. Если же вы будете выбирать форму оплаты “Безнал”, то в списке будут только кассы с признаком “Безналичная”.

3. Нажмите "Учитывать транзакционные комиссии" для того, чтобы при платежах в кассу и из кассы автоматически вычитать из баланса кассы фиксированную сумму за проведение такого платежа.

Можно добавить до 4 условий комиссий.

Каждая указанная комиссия считается от полной суммы платежа и суммируется с другими. То есть на каждый платеж будет приходиться только одно списание комиссии, которое будет отображаться как расход по статье движения средств "Услуги обработки транзакций" с соответствующим комментарием "Комиссия за обработку транзакции".

Например, для приходов в безналичную кассу, для которой используется банковский терминал, можно включить учет комиссий в размере 2%. Тогда вместе с оплатой заказа или продажи на сумму 110 евро автоматически создастся запись о вычете 2,2 евро с баланса кассы. А для кассы, из которой вы проводите инкассацию, можно настроить комиссию в размере 10 евро на расходы. Тогда независимо от суммы расхода создастся запись о вычете комиссии в размере 10 евро.

Чтобы удалить созданную комиссию, наведите на нее курсор и нажмите на корзину.

4. В поле “Фискальное устройство” выберите фискальный регистратор.

После проведения платежа по заказу или продаже в эту кассу, вы сможете распечатать фискальный чек на выбранном фискальном регистраторе. Подробнее о настройке и подключении фискальных устройств в этой статье.

Кассы, в которых используется фискальное устройство отмечены соответствующей иконкой.

5. Укажите доступные действия для этой кассы.

Обратите внимание, что эта настройка доступна с тарифа "Бизнес" и выше. Больше информации про настройку и использование допустимых действий с кассам в этой статье.

6. Предоставьте доступ сотрудникам.

Для этого перейдите на вкладку “Доступ”. Здесь вы увидите таблицу со всеми активными сотрудниками.

Обратите внимание, что предоставляя доступ сотрудникам к кассе, вы также даете доступ к фискальному устройству этой кассы.

В тарифном плане “Бизнес” и выше доступна расширенная настройка доступа сотрудников к кассам. То есть вы можете разрешить сотрудникам совершать все операции, указанные на вкладке “Общие” или настроить персональный доступ каждому сотруднику к одной и той же кассе. Больше информации про настройку в этой статье.

7. Нажмите на кнопку “Сохранить”.

Чтобы редактировать кассу, наведите курсор на плитку кассы ー в правом верхнем углу появится шестеренка. Нажмите на нее, внесите нужные изменения в окне редактирования кассы и сохраните.

Откройте окно редактирования кассы, нажав на шестеренку в верхнем углу. Затем нажмите на кнопку удаления.

Важно: чтобы удалить кассу, в ней не должно быть денег. Обнулить кассу можно создав расход на всю сумму или переместив средства в другую кассу.

Удаленные кассы можно восстановить в отчете “Журнал событий”.

Для этого сформируйте отчет по событию “Касса удалена”. Найдите удаленную кассу и нажмите кнопку “Восстановить”.

По умолчанию, кассы сортируются в алфавитном порядке. Для удобства можно настроить расположение касс, для этого просто потяните за плитку кассы.

В кассах есть определенные виды транзакций:

Приход и расход можно пометить тегами для быстрого поиска, а также регламентировать соответствующими статьями. Для этого на странице Настройки > Финансы > Бухгалтерия включите использование системы учета движения денежных средств. Там же можно добавить свои статьи.

Важно: статьи ДДС не могут использоваться для перемещения денежных средств, так как перемещение денег не является расходом или приходом денег из источников.

В RemOnline есть возможность вносить или расходовать деньги задним числом.

Такая транзакция будет отмечена восклицательным знаком, а при наведении курсора можно увидеть фактическую дату и время совершения транзакции. Эта возможность регулируется отдельным правом “Может вносить, перемещать и расходовать деньги задним числом” в настройках роли сотрудника.

Отчет показывает все движения денежных средств по кассе за выбранный период.

В первой колонке имя сотрудника и время совершения транзакции, дальше комментарий, тип транзакции и остаток денег в кассе на момент ее совершения.

Фискальные платежи отмечены соответствующей иконкой в таблице.

Отчет по кассе, как и большинство отчетов в RemOnline можно сразу распечатать или экспортировать на ваш ПК в виде Excel-файла.

Все ненужные транзакции можно удалить. Для этого нажмите два раза на транзакцию, а затем на кнопку удаления. При этом данные не пропадут, а будут зачеркнуты ー это значит, что транзакция удалена. При удалении транзакции сумма в кассе изменится в размере этой транзакции.

Удаление можно отменить, для этого нажмите два раза на транзакцию, а затем нажмите на кнопку “Восстановить”. Сумма в кассе изменится согласно проведенной транзакции.

Важно: при удалении фискального платежа вам необходимо сделать возврат или коррекцию по этому платежу в налоговой.

Обратите внимание, при удалении транзакции баланс самой кассы пересчитывается, но значение “Остаток” у транзакции не меняется ー в этом ее смысл, показать, сколько денег стало в кассе после совершения транзакции.

Если по какой-то причине вы указали неправильную сумму платежа, тогда вы можете провести корректировку кассовой операции. Подробнее в этой статье.

Если у вас настроена интеграция с фискальным устройством, вы можете отправить команду для печати X-отчета и Z-отчета. Для этого есть соответствующие кнопки в правом верхнем углу.

Смена открывается автоматически после первой транзакции по заказу или продаже. Также смену можно открыть кликнув на кнопку “X-отчет” на вкладке “Платежи”.