Statusy zleceń są używane do budowania przepływu pracy zleceń.
Ponadto statusy służą do automatycznego przetwarzania płatności za zlecenia, określania początku okresu gwarancyjnego, działają jako wyzwalacze do wysyłania powiadomień Telegram, SMS i e-mail, a także służą do dzielenia zleceń na grupy i automatycznego obliczania premii dla pracowników.
Zasady przełączania między statusami
Konfigurując reguły przejścia ze statusu do statusu, można zdefiniować określony proces biznesowy pracy ze zleceniem. Reguły przejścia są konfigurowane w oknie edycji statusu na stronie "Ustawienia > Statusy > Zlecenia" w bloku "Statusy, do których możesz przenieść ten status".
Domyślnie wszystkie statusy mogą przejść do wszystkich statusów z wyjątkiem statusu "Zamknięte".
Zdarzało się, że pracownicy przypadkowo przenosili zlecenie do niewłaściwego statusu. W rezultacie wykonawca nie ukończył pracy w zleceniu, ponieważ zostało ono natychmiast przeniesione ze statusu "Nowe" do statusu "Gotowe", a klient otrzymał już powiadomienie o gotowości. W rezultacie zlecenie nie zostało faktycznie zrealizowane, klient był niezadowolony, a pracownicy również nie zrobili tego celowo. Aby zapobiec takim błędom, można skonfigurować określone reguły przełączania między statusami.
Na przykład pracownik może przenieść ze statusu "W trakcie" tylko do "Gotowe", "Czeka na część zmienną" lub "Na decyzje". Natomiast ze statusu "Nowe" – tylko do statusów "Diagnostyka" i "W trakcie".
W ten sposób uzyskasz krzyżowy łańcuch statusów. Oznacza to, że podczas przejścia będą istniały ograniczenia, ale w niektórych przypadkach będzie istniał wybór przy zmianie statusu.
Aby uzyskać pełną kontrolę i wyeliminować czynnik ludzki, można skonfigurować reguły przejścia, aby uzyskać oddzielny łańcuch statusów od innych. W tym celu należy utworzyć nowe statusy w każdej grupie i ustawić reguły przejścia z jednego statusu do drugiego.
Na przykład "Nowe 1 > W trakcie 1 > Kontrola 1 > Gotowe 1 > Dostawa 1 > Zamknięte 1".
Aby skonfigurować taki łańcuch, należy przejść do stanu "Nowe 1" i określić, że może on przejść tylko do stanu "W trakcie 1".
Następnie w statusie "W trakcie operacji 1" określasz, że może on przejść tylko do "Kontrola 1" i tak dalej.
A możliwość ustawienia różnych początkowych statusów zleceń pomoże Ci zbudować różne procesy dla każdego typu zlecenia. W ten sposób ustalisz dokładną ścieżkę zlecenia i będziesz mieć pewność, że Twoi pracownicy nie przeniosą przypadkowo zlecenia do niewłaściwego statusu.
Możesz także skonfigurować automatyczne przenoszenie wyrobu do określonego magazynu, gdy zlecenie zostanie przeniesione do określonego statusu.
Na przykład, po przełączeniu do statusu "Diagnostyka", wyrób jest przenoszony do magazynu "Oczekuje na naprawę". Gdy brygadzista przenosi zlecenie do statusu "W trakcie", wyrób jest przenoszony do magazynu pracownika. Gdy zlecenie zostanie przeniesione do statusu " Gotowe", wyrób zostanie umieszczony w magazynie "Wydane", a gdy zlecenie zostanie zamknięte, zostanie zwrócone do magazynu klienta.
Należy pamiętać, że Wyrób może być różnie nazywany (Pojazd, Urządzenie, Sprzęt, Narzędzie, Wyposażenie, Obuwie, Zwierzę) w zależności od wybranej dziedziny działalności podczas rejestracji.
Automatyczne przetwarzanie płatności
Jeśli zmienisz status zlecenia na "Zamknięte" lub dowolny inny status z grupy "Zamknięte", system poprosi Cię o dokonanie odpowiedniej płatności w kasie - pojawi się okno umożliwiające dokonanie płatności za zlecenie.
Można również skonfigurować obowiązkowe tworzenie płatności przy przenoszeniu do określonego statusu. Aby to zrobić, zaznacz pole wyboru "Przy przenoszeniu do tego statusu wymagaj" i wybierz "Utwórz płatność". W rezultacie pracownik nie będzie mógł przenieść zlecenia do tego statusu bez utworzenia płatności.
Automatyczne obliczanie wynagrodzenia po przeniesieniu zlecenia do określonego statusu
Podczas konfigurowania reguł wynagrodzeń dla zleceń można wybrać czas obliczeń "Po zmianie statusu zlecenia na" i wybrać jeden lub więcej statusów. W rezultacie reguła dla zdarzenia zostanie obliczona, gdy zlecenie zmieni status na określony. Więcej informacji na temat konfigurowania prowizji można znaleźć w tym artykule.
Automatyczne wysyłanie powiadomień Telegram, SMS i e-mail
W RemOnline można skonfigurować automatyczne wysyłanie powiadomień do klientów i pracowników. Podstawą tego wszystkiego są różne typy zdarzeń oparte na statusach zleceń, które są wykorzystywane do wysyłania szablonów powiadomień.
Określenie daty rozpoczęcia okresu gwarancyjnego
RemOnline umożliwia ustawienie okresu gwarancji od daty gotowości zlecenia i od daty jego zamknięcia. Ten artykuł zawiera informacje na temat konfigurowania tej funkcji.
Generowanie raportów dotyczących utworzonych, zamkniętych i oczekujących zleceń.
Na stronie "Raporty > Zlecenia" można wygenerować następujące raporty: "Utworzone zlecenia", "Zamknięte zlecenia", "Zlecenia w trakcie realizacji". Podczas gdy pierwszy raport składa się ze wszystkich zleceń utworzonych w określonym czasie, drugi i trzeci raport są generowane ze zleceń, które mają statusy należące do określonych grup:
raport " Zamknięte zlecenia" składa się ze zleceń, dla których ustawiono statusy grupy "Zamknięte"
raport " Zlecenia w trakcie realizacji" składa się ze zleceń, dla których ustawione są statusy dowolnej grupy z wyjątkiem "Zamknięte".
