Les statuts des devis permettent d'établir un flux de travail pour le traitement des devis.
Règles de modification des statuts
En configurant des règles de transfert de statuts, vous pouvez définir un processus de gestion spécifique pour les devis. Les règles de transfert de statut sont configurées dans la fenêtre d'édition de statut de la page Paramètres > Statuts > Devis dans le bloc « Statuts vers lesquels vous pouvez transférer ce statut ».
Par défaut, tous les statuts, à l'exception de ceux du groupe Terminé, peuvent être transférés à tous les statuts.
Il arrive que des employés transfèrent accidentellement un devis vers le mauvais statut. L'ensemble du flux de travail s'en trouve alors perturbé. Vous pouvez définir des règles de passage d'un statut à l'autre afin d'éviter de telles erreurs.
Par exemple, à partir du statut « Brouillon », un employé ne peut passer qu'aux statuts « En cours », « En attente » ou « Infructueux », et du statut « Accepté » au statut « Commande créée ».
Vous obtiendrez ainsi une séquence croisée de statuts. Le transfert de statuts est soumis à des restrictions, mais dans certains cas, vous pouvez choisir le statut à mettre à jour.
Pour éliminer totalement le risque d'erreur humaine, vous pouvez définir des règles de transfert afin d'obtenir une séquence de statuts distincte des autres. Pour ce faire, créez de nouveaux statuts dans chaque groupe et définissez les règles de transfert d'un statut à l'autre.
Par exemple, « Projet 1 > En cours 1 > Contrôle 1 > Accepté 1 > Envoyé 1 > Commande créée 1 ».
Pour mettre en place une telle séquence, vous passez au statut « Brouillon 1 » et spécifiez qu'il ne peut passer qu'à « En cours 1 ».
Ensuite, dans le statut « En cours 1 », vous spécifiez qu'il ne peut aller qu'au « Contrôle 1 », et ainsi de suite.
La possibilité de définir différents statuts initiaux pour les devis vous aidera à élaborer des processus différents pour chaque type de devis ou de commande. Ainsi, vous établirez un certain cheminement pour les devis et serez sûr que vos employés ne transféreront pas accidentellement le devis au mauvais statut.
Création automatique de commandes de travail à partir de devis
Si vous changez le statut du devis en « Commande créée », RemOnline créera automatiquement une commande sur la base de ce devis. Toutes les informations relatives au client, à l'actif, aux services et aux produits seront automatiquement transférées dans cette commande.