Les statuts de commande de travail visent à mettre en place des processus de commande séquentiels pour votre entreprise.

Outre leur fonction première, les statuts de commande de travail permettent également d'automatiser de nombreuses tâches de gestion d'entreprise. Il s'agit notamment des tâches suivantes :

Configurez les règles de transfert des commandes de travail d'un statut à un autre. Cela vous permet de mettre en place une logique commerciale et des processus pour vos commandes de travail. Accédez à la page « Paramètres > Statuts Commandes de travail » et ouvrez la fenêtre d'édition du statut de la commande de travail pour configurer les règles de transfert de statut dans la section « Statuts vers lesquels vous pouvez transférer ce statut ».

Par défaut, vous pouvez transférer tous les statuts vers n'importe quel statut du système (à l'exception du statut « Terminé »).

Il arrive que des employés mettent à jour des commandes de travail en leur attribuant par erreur un statut incorrect. Le technicien se trouve alors dans l'impossibilité de traiter la commande parce qu'elle a été transférée du statut « Nouveau » au statut « Fermé ». Cette erreur a également déclenché l'envoi d'une notification au client concernant l'achèvement de la commande.

En conséquence, le client et l'employé restent insatisfaits. Les règles de transfert de statut des commandes peuvent vous aider à éliminer le risque d'erreur humaine.

Par exemple, seules lesoptions « Fermé », « En attente de pièces » et « Sur approbation » peuvent être transférées à partir dustatut de commande« En cours », tandis que l'option« En cours » est le seul statut disponible vers lequel vous pouvez transférer à partir du statut « Nouveau ».

Vous créez ainsi une chaîne de statuts séquentielle. Vous limitez les options de statut non souhaitées tout en permettant aux employés de choisir parmi les options pertinentes.

Si vous devez créer une chaîne de statuts à option unique, créez un statut distinct pour votre type de commande dans chaque groupe de statuts et liez une option de transfert unique à chacun d'entre eux.

Par exemple : « Nouveau 1 > En cours 1 > Contrôle 1 > Fermé 1 > Livraison 1 > Terminé 1 ».

De cette manière, vous n'autorisez qu'un seul statut à transférer pour chaque nœud de la chaîne de statuts. Une telle approche élimine totalement l'élément humain.

Il suffit d'enchaîner ces statuts les uns après les autres en une seule séquence.

Veillez à configurer des statuts initiaux de commande de travail pertinents afin de mettre en place des processus différents pour chacun de vos types de commande de travail. Définissez des statuts initiaux pour vos commandes de travail afin de garantir la séquence correcte des statuts disponibles.

Vous pouvez également transférer automatiquement un actif vers un entrepôt spécifique lorsqu'une commande est mise à jour avec un statut particulier.

Par exemple, lorsqu'une commande est mise à jour avec le statut « Diagnostic », l'actif qui lui est associé est transféré dans l'entrepôt « En attente de réparation ».

L'actif est déplacé vers l'entrepôt de l'employé lorsqu'un technicien met à jour cette commande avec le statut « En cours ». L'actif est transféré dans l'entrepôt « Prêt pour enlèvement » lorsque la commande est mise à jour et passe à l'état « Fermé ». Lorsque la commande est terminée, le bien retourne à l'entrepôt du client.

Veuillez noter que les actifs peuvent être appelés différemment (véhicule, appareil, équipement, outil, chaussures, animal) en fonction de votre activité commerciale au moment de l'inscription.

Lorsque vous changez le statut de la commande de travail en « Fermé » - ou tout autre statut du groupe « Fermé » - le système ouvre une fenêtre de dialogue pour vous permettre d'entrer le paiement de la commande de travail.

Vous pouvez également paramétrer la création d'un paiement obligatoire lors d'un transfert vers un certain statut. Pour ce faire, cochez la case « Lors du passage à ce statut, exiger » et sélectionnez « Créer un paiement ». Ainsi, un employé ne pourra pas mettre à jour une commande vers ce statut sans créer un paiement.

Lors de la configuration des règles de calcul de la paie pour les commandes de travail, vous pouvez sélectionner le moment du calcul « Lorsque le statut de la commande est passé à » et choisir un ou plusieurs statuts. Ainsi, les commissions relatives à l'événement seront calculées lorsque la commande de travail sera mise à jour au statut spécifié. Pour en savoir plus sur le paramétrage des commissions, consultez cet article.

RemOnline vous permet de configurer des notifications automatiques pour les clients et les employés. Les statuts des commandes fonctionnent comme des déclencheurs pour les notifications aux clients et aux employés en utilisant des modèles de notifications.

RemOnline vous permet de considérer la date d'exécution de la commande ou la date terminée comme début de la période de garantie. Vous trouverez des informations sur la fonctionnalité de la période de garantie dans cet article.

Accédez à la page Rapports > Commandes de travail pour générer les rapports suivants :

Alors que le rapport Commandes de travail créées recherche toutes les commandes pour une période donnée, les rapports Commandes de travail terminées et Commandes de travail en cours filtrent les commandes existantes en fonction des statuts de groupes spécifiques :