Es gibt zwei Arten von Kontakten im System: Person und Organisation. Gehen Sie auf die gewünschte Registerkarte auf der Seite Kontakte und klicken Sie auf + Person/Organisation.

Je nachdem, auf welcher Registerkarte Sie einen Kontakt erstellen, wird ihm dieser Typ zugewiesen und die entsprechenden Felder werden im Formular angezeigt. Sie können für jeden Typ ein anderes Kontaktformular anpassen.

Sie können den Kontakttyp auch direkt im Fenster zur Erstellung eines Kontakts ändern.

Auf der nächsten Ebene beziehen sich Ihre Kontaktprofile auf Lieferanten, von denen Sie tatsächlich einkaufen (dargestellt durch das Kontrollkästchen Lieferant). In diesem Fall sind die Kontaktprofile mit dem Symbol LKW gekennzeichnet. Schließlich können Sie Lieferanten für Buchungen auswählen.

Mit dieser Funktion können Sie Daten zu Lieferanten abrufen und eine Liste von Lieferanten erstellen, indem Sie auf der Seite Kontakte auf die Schaltfläche Lieferanten klicken.

Hier können Sie auch den für diesen Kontakt zuständigen Manager angeben. Ein Kontakt kann nur einen Manager haben, aber ein Manager kann mehreren Kontakten zugewiesen werden. Wenn ein Manager angegeben ist, wird dieser auch in der Kundenkarte in der Bestellung, Anfrage, dem Verkauf usw. angezeigt.

Informationen dazu, wie Sie mehreren Kontakten gleichzeitig einen Manager zuweisen können, finden Sie in diesem Artikel.

Geben Sie individuelle oder Unternehmensdaten ein, indem Sie das Feld „Personenname“ oder „Name der Organisation“ entsprechend ausfüllen.

Vervollständigen Sie die individuellen Angaben, indem Sie eine Liste von Feldern ausfüllen, basierend auf Ihren Präferenzen im Kontaktformular.

Bitte beachten Sie: Sie können die automatische Aktivierung aller Kommunikationskanäle mit dem Kontakt (WhatsApp, Viber, SMS und E-Mail) unter Einstellungen > Allgemein > Kontakte konfigurieren. Standardmäßig sind diese Einstellungen deaktiviert, um internationalen Standards zu entsprechen, die die Zustimmung des Kontakts zur Kommunikation erfordern.

Klicken Sie auf die Schaltfläche + Telefon hinzufügen, um mehrere Telefonnummern hinzuzufügen. Dies kann für Ihr Unternehmen sogar noch besser funktionieren, wenn Sie täglich mit vielen verschiedenen Auftragnehmern oder Subunternehmern zu tun haben.

Auf dieser Ebene variieren die Telefonnummern je nach Typ wie folgt: Mobil, Arbeit und Privat. Sie können jederzeit Ihren eigenen Telefontyp erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche + Hinzufügen klicken.

Unter jeder Telefonnummer befinden sich Kontrollkästchen für WhatsApp, Viber und SMS. Wenn die Kontrollkästchen aktiviert sind, können Nachrichten an den Kontakt in den Messengern WhatsApp und Viber gesendet werden, und das System der automatischen SMS-Benachrichtigungen funktioniert für einen solchen Kontakt. Wenn eines der Kontrollkästchen deaktiviert ist, kann für diesen Kontakt keine Nachricht über den entsprechenden Kanal gesendet werden.

Wenn Sie Kontakte aus der RO App anrufen möchten, müssen Sie zunächst die Integration mit einem der VoIP-Dienste auf der Seite Einstellungen > Integrationen verbinden und konfigurieren.

Um einen Kontakt aus seinem Profil anzurufen, klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben der Nummer und wählen Sie Anrufen.

So versenden Sie Nachrichten an Ihre Kontakte:

Schritt 1. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen SMS / WhatsApp / Viber neben der Telefonnummer des Kontakts aktiviert ist.

Schritt 2. Klicken Sie auf das Pfeil-Symbol und wählen Sie die gewünschte Versandmethode aus.

Schritt 3. Wählen Sie die Nachrichtenvorlage aus der Dropdown-Liste Vorlage aus. Nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor und klicken Sie auf Senden.

Bitte beachten Sie, dass es keine Möglichkeit gibt, eine Vorlage für Viber auszuwählen.

So versenden Sie E-Mails an Ihre Kontakte:

Schritt 1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Stimmt dem Erhalt von E-Mails zu neben der entsprechenden E-Mail-Adresse.

Schritt 2. Klicken Sie auf das Briefumschlagsymbol neben dem Feld E-Mail, um eine E-Mail an einen Kontakt zu senden.

Schritt 3. Geben Sie die E-Mail-Adresse an, von der Benachrichtigungen gesendet werden sollen – von RO App oder, wenn Sie die Integration mit Gmail aktiviert haben, von einer der in der Integration verbundenen Gmail-Adressen, vorausgesetzt, Sie haben Zugriff darauf. Wenn Sie keine Gmail-Adressen verbunden haben, können Sie direkt aus dem Auswahlfenster zur Einrichtungsseite gehen.

Schritt 4. Wählen Sie die gewünschte Nachrichtenvorlage im Feld „Vorlage” aus oder schreiben Sie Ihren eigenen Text. Sie können auch eine neue Vorlage erstellen.

Geben Sie den Betreff des Schreibens in das Feld „Betreff” ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden”.

Die gesendete E-Mail wird im Ereignis-Feed des Kontakts aufgezeichnet.

Wenn Sie über eine korrekte physische Adresse für Ihre Unterlagen verfügen, können Sie Ihre RemOnline-Erfahrung weiter verbessern. Klicken Sie auf die Schaltfläche Geo-Standort neben dem Feld Adresse, um eine Kartenansicht eines Kontakts an einem bestimmten Ort anzuzeigen.

Es ist gar nicht so schwer, alle Details der Customer Journey zu kennen. Denken Sie daran, die Angaben im Feld Werbekampagne auszufüllen. Weitere Informationen zu Werbekampagnen und den verfügbaren Einstellungen finden Sie auf der Seite „Einstellungen > Marketing”.

Hier finden Sie alles, was Sie über Kundenrabatte und deren Verwaltung wissen müssen.

Notizen helfen Ihnen dabei, zusätzliche Informationen zu Einzelpersonen und Unternehmen zu speichern. Und das Feld Tags kann den Wert Ihrer Kontaktdatenbank erheblich steigern. Fügen Sie Ihren Kontaktprofilen benutzerdefinierte Tags hinzu, egal ob es sich um Kunden oder Lieferanten Ihres Unternehmens handelt, bearbeiten oder führen Sie Tags zusammen und erstellen Sie von Zeit zu Zeit ganz einfach Bewertungen.

Im Profil jedes Kontakts können Sie ein Standard-Fälligkeitsdatum für Rechnungen festlegen. Wählen Sie die Anzahl der Tage oder den Zeitraum, in dem die Rechnung ab dem Ausstellungsdatum gültig ist. Diese Einstellung wird standardmäßig beim Erstellen einer Rechnung verwendet, das Fälligkeitsdatum kann jedoch beim Erstellen manuell geändert werden. Sobald die Rechnung abgelaufen ist und nicht bezahlt wurde, gilt sie als überfällig.

Standardmäßig werden die Einstellungen unter Einstellungen > Allgemein > Rechnungen verwendet.

Sie können Organisationen mit Personen und Personen mit Organisationen verknüpfen. Klicken Sie dazu im entsprechenden Abschnitt des Kontaktformulars auf Person/Organisation verknüpfen.

Suchen Sie den gewünschten Kontakt und geben Sie dessen Rolle an, die zusammen mit der zugehörigen Organisation auf der Kundenkarte der Person angezeigt wird.

Um die Daten der verknüpften Person/Organisation zu ändern, öffnen Sie das Bearbeitungsfenster, indem Sie auf die entsprechende Zeile im Profil des Kontakts klicken, nehmen Sie die Änderungen vor und speichern Sie sie.

Nachdem Sie das Profil des Kontakts ausgefüllt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Danach erscheint der erstellte Kontakt in Ihrer Datenbank.

Ihr Kundenstamm wird im Laufe der Zeit exponentiell wachsen, während Sie Kontaktprofile im täglichen Kontext pflegen, zusätzlich aktualisieren, redundante Profile entfernen und Massenaktionen durchführen können. So bleibt Ihre Verkaufsdatenbank sauber, übersichtlich und aktuell. Jederzeit und von jedem Gerät aus verfügbar.

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