Das Kontaktformular ist eine Reihe von Feldern, die Sie beim Erstellen eines neuen Kontakts oder eines neuen Auftrags ausfüllen.
Im RO App-System gibt es zwei Arten von Kontakten: „Person” und „Organisation”. Navigieren Sie zur Seite „Einstellungen > Formulareditor > Kontaktformular”, um das Kontaktformular einzurichten.
Arbeiten mit Feldern
Das Kontaktfeld ist ein Eingabebereich für bestimmte Kontaktinformationen.
Neue Felder hinzufügen
Schritt 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Feld hinzufügen”.
Es gibt mehrere Feldtypen:
Systemfelder;
Benutzerdefinierte Felder;
Neue Felder.
Die Gruppe „Systemfelder“ besteht aus den Feldern „Adresse“, „E-Mail“, „Werbekampagne“, „Kundenname/Firmenname“, „Manager“ und „Telefon“.
RO App verwendet die Systemfelder zum Erstellen von Berichten und Dokumenten. Sie können einige davon bei Bedarf entfernen („E-Mail“, „Kontaktname/Firmenname“, „Adresse“, „Werbekampagne“, „Telefon“), aber das Bearbeiten ist deaktiviert.
Hinweis: Sie können die Werte für das Feld „Werbekampagne“ auf der Seite „Einstellungen > Marketing“ konfigurieren.
Benutzerdefinierte Felder sind Felder, die Sie manuell hinzugefügt haben.
Sie können den Typ und den Titel bearbeiten. Sie können jedoch nicht den Namen der Variablen ändern, die für dieses Feld gebildet wird.
Sie finden Ihre benutzerdefinierten Feldvariablen für Dokumentvorlagen im Abschnitt „Kontakte“. Sie können diese anhand des digitalen Codes in ihren Namen unterscheiden.
Neue Felder sind Felder, die Sie noch nie zuvor hinzugefügt haben. Sobald Sie sie erstellen, werden neue Felder in die Gruppe „Benutzerdefiniert“ übertragen.
Es gibt verschiedene Feldtypen:
Textfeld. Ein Textfeld ist ein Feldtyp für kurze Textinformationen (enthält bis zu 256 Zeichen). Sie können Verzeichnisse an Textfelder binden.
Textbereich. Ein Textbereich ist ein Feldtyp für große Textinformationen (enthält bis zu 16384 Zeichen). Sie können Verzeichnisse an Textbereiche binden.
Werteliste. Eine Werteliste ist ein Feldtyp, der durch Kommas getrennte Werte aus einer Dropdown-Liste enthält. Eine Werteliste kann bis zu 255 Zeichen enthalten. Sie können Verzeichnisse mit Wertelistenfeldern verknüpfen.
Kontrollkästchen. Das Kontrollkästchen ist ein Feldtyp, der einen von zwei Werten enthält: „Ja“ oder „Nein“.
Datum. Das Datum ist ein Feldtyp, der das Datum des Ereignisses im folgenden Format enthält: TT.MM.JJJJ.
Datum + Uhrzeit. Das Feld „Datum + Uhrzeit“ enthält das Datum und die Uhrzeit des Ereignisses im folgenden Format: TT.MM.JJJJ hh:mm.
Nummer. Das Feld „Nummer“ ist ein Feldtyp für numerische Werte (bis zu 32 Ziffern und Float-Trennzeichen).
Schritt 2. Geben Sie den Feldtitel ein, binden Sie das Verzeichnis (falls zutreffend) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.
Feldbearbeitung und -konfiguration
Klicken Sie auf das Bleistift-Symbol neben dem Feldnamen, um es zu bearbeiten. Sie können den Feldnamen und den Feldtyp ändern. Der Variablenname wird vom System automatisch generiert und kann nicht bearbeitet werden.
Hinweis: Der Systemfeldtyp kann nicht bearbeitet werden.
Mit der RO App können Sie Verzeichnisse an Felder vom Typ „Textfeld“, „Textbereich“ und „Werteliste“ binden. Dadurch werden die Verarbeitungsgeschwindigkeit und Genauigkeit der Kontaktformularfelder erheblich verbessert.
Verschieben Sie Ihre Formularfelder, indem Sie das vertikale Ellipsen-Symbol gedrückt halten und ein Feld an den gewünschten Ort ziehen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Pflichtfeld”, damit Mitarbeiter das Feld vor dem Speichern der Ergebnisse ausfüllen müssen. Das System erlaubt es nicht, Kontakte und Aufträge mit leeren Pflichtfeldern zu erstellen oder zu speichern.
Beispielsweise möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter das Feld „Werbekampagne” für die Analyse und Verteilung des Werbebudgets ausfüllen.
Sie können Kontaktformularfelder in der Kontaktkarte ein- oder ausblenden. Aktivieren oder deaktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen „Auf der Kundenkarte anzeigen”.
Hinweis: Wenn das Feld im Bestellformular ausgeblendet ist, wird es weiterhin im Kontaktdialogfenster angezeigt.
Sie können beispielsweise im Bestellformular nur die wichtigsten Felder aus dem Kontaktformular anzeigen, um die Bestellung schneller ausfüllen zu können. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die restlichen Felder später im Kontaktdialogfenster auszufüllen.
In den Feldern Textfeld, Textbereich, Werteliste und Zahl können Sie einen Standardwert festlegen, der im Kontaktformular vor dem Ausfüllen dieses Feldes angezeigt wird. Dazu müssen Sie den Wert in das Feld selbst eingeben.
In den Feldern Datum und Datum + Uhrzeit können Sie einen Standardwert festlegen, der zum aktuellen Datum und zur aktuellen Uhrzeit hinzugefügt wird. Wenn Sie möchten, dass in diesen Feldern das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit angezeigt werden, setzen Sie alle Werte auf 0.
Das Feld Checkbox kann auch im Kontaktformular aktiviert werden, woraufhin der Kontakt mit dem aktivierten Feld erstellt wird.
Bewegen Sie den Mauszeiger über das Feld und klicken Sie rechts auf die Schaltfläche Entfernen, um das Zielfeld zu entfernen.
Denken Sie daran: Wenn Sie das Kontaktfeld auf der Seite „Einstellungen > Formulareditor > Kontaktformular“ entfernen, wird dieses Feld auch aus allen Kontakten entfernt. Die Änderungen können nicht rückgängig gemacht werden, seien Sie also vorsichtig, wenn Sie das Formularfeld entfernen.
Arbeiten mit Überschriften
Im Vergleich zu Feldern haben Überschriften keinen Typ und generieren keine Variablen. Sie können RO App-Überschriften verwenden, um die Informationen im Kontaktformular optisch zu unterteilen.
Teilen Sie beispielsweise Ihre Kontaktfelder durch die Überschriften „Allgemein” und „Zusätzliche Informationen” auf. Dadurch wird die Navigation durch das Kontaktformular intuitiv.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Überschrift hinzufügen”, um eine neue Überschrift zu erstellen. Geben Sie den Titel der Überschrift ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen”.
Klicken Sie auf das Stift-Symbol, um die Überschrift zu bearbeiten, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.
Verschieben Sie Ihre Überschriften, indem Sie das vertikale Ellipsen-Symbol gedrückt halten und eine Überschrift an den gewünschten Ort ziehen.
Beachten Sie, dass Sie die Formularfelder und Überschriften für jeden Ihrer Kontakttypen („Person” und „Organisation”) separat konfigurieren müssen.