Спочатку вам потрібно підключити та налаштувати телефонію на сторінці “Налаштування > Інтеграції”.
Зверніть увагу, що перед налаштуванням та підключенням інтеграції у вас вже має бути створено обліковий запис у сервісі телефонії, яку ви плануєте використовувати.
Важливо: будьте уважні, використовуючи один сервіс телефонії для декількох CRM-систем. Не всі телефонії можуть працювати одночасно в 2-х та більше CRM-системах.
Після підключення телефонії ви отримуєте такі можливості.
Відстеження всіх вхідних та вихідних дзвінків
Перейдіть на сторінку “Дзвінки”, щоб переглянути список всіх дзвінків.
У таблиці дзвінків відображається наступна інформація:
Дата і час — дата та час дзвінка.
Тип — Тип дзвінка Вихідний або Вхідний.
Трубка — назва трубки, на яку або з якої зроблено дзвінок.
Клієнт — ім'я клієнта або номер телефону. Якщо клієнта ще немає в базі, то він буде підписаний як “Невідомий клієнт” (натисніть на ім’я, щоб створити клієнта, а потім звернення, замовлення чи продаж).
Тривалість — тривалість дзвінка. Якщо в цій колонці стоїть прочерк, це означає, що дзвінок не відбувся (тобто клієнт не відповів на ваш дзвінок або він був пропущеним).
Запис розмови — запис дзвінка. Натисніть “Прослухати”, щоб знизу з'явився програвач і почалось відтворення запису розмови. Тут можна перемотати розмову, регулювати гучність, завантажити запис або зупинити прослуховування.
Зверніть увагу, що послуга запису розмов може бути платною у деяких сервісів IP-телефонії, через що записана розмова може бути недоступною в RemOnline.
Зверху над таблицею можна сортувати дзвінки за такими параметрами:
період (дата здійснення дзвінка);
трубки (записи по активних або видалених трубках);
Важливо: якщо у вас налаштована телефонія і ви вимкнули інтеграцію з нею, то трубки з цієї телефонії будуть відображатися як активні. Необхідно видалити ці трубки у вікні налаштування інтеграції, щоб вони відображалися як видалені.
фільтр за типом дзвінка (Всі, Вхідні чи Вихідні).
Покращення рівня комунікації з клієнтами
При використанні телефонії в RemOnline можна здійснювати вихідні, приймати вхідні та фіксувати пропущені дзвінки.
Як здійснити вихідний дзвінок клієнту
Здійснити дзвінок клієнту з RemOnline можна кількома способами.
1 спосіб. Наведіть курсор на ім'я або номер телефона клієнта у таблиці замовлень, звернень або дзвінків та натисніть кнопку “Зателефонувати”. Якщо у вас кілька трубок, оберіть назву потрібної трубки.
2 спосіб. У профілі клієнта на вкладці “Загальні” натисніть на іконку поруч із номером телефону. Потім натисніть кнопку “Зателефонувати” або виберіть назву потрібної трубки (якщо їх декілька).
Після цього RemOnline ініціює дзвінок із підключеної телефонії.
Як прийняти вхідний дзвінок від клієнта
Під час вхідного дзвінка в нижньому правому куті з'являється картка вхідного дзвінка.
Важливо: щоб у співробітника відображалася картка вхідного дзвінка, в налаштуваннях інтеграції з телефонією необхідно надати доступ до слухавки цьому співробітнику.
Розглянемо детальніше, які можливості має ця картка.
Вхідний дзвінок від існуючого клиента:
інформація про те, на яку трубку надійшов дзвінок;
ім'я та номер клієнта (при натисканні на ім'я відкриється профіль клієнта);
номер останнього незакритого звернення та його статус (якщо є);
номер останнього замовлення клієнта, пристрій клієнта та статус замовлення (якщо клієнт має відкриті замовлення);
сума до оплати замовлення (якщо клієнт має відкриті замовлення);
кнопка “Усі замовлення” (при натисканні цієї кнопки, у списку замовлень відображатимуться усі замовлення цього клієнта);
кнопка “+ Звернення” або “+ Замовлення” (при натисканні цієї кнопки відкриється вікно створення звернення або замовлення із вже заповненою інформацією по клієнту).
Дзвінки за існуючими клієнтами та замовленнями також зберігаються у профілі клієнта на вкладці “Дзвінки” та у стрічці подій замовлення, де їх можна прослухати та завантажити.
Зверніть увагу, що якщо ваш клієнт має кілька замовлень у різних статусах, то дзвінок збережеться в останнє незакрите замовлення. Якщо всі замовлення клієнта у статусі групи “Закриті успішно” або “Закриті неуспішно” — дзвінок збережеться лише у профілі клієнта та загальному звіті.
Вхідний дзвінок від невідомого клієнта:
інформація про те, на яку трубку надійшов дзвінок;
номер телефону;
кнопка “+ Клієнт” (при натисканні на неї відкриється вікно створення нового клієнта);
кнопка “+ Звернення” (при натисканні на неї відкриється вікно створення нового звернення);
кнопка “+ Замовлення” (при натисканні на неї відкриється вікно створення нового замовлення).
Зверніть увагу, щоб дзвінок від невідомого клієнта зберігся у замовленні, необхідно натиснути кнопку “+ Замовлення”, створити замовлення з клієнтом та зберегти його до завершення дзвінка. Якщо ви натиснете кнопку “+ Клієнт”, дзвінок збережеться лише у профілі клієнта та у звіті на сторінці “Дзвінки”.
Рекомендуємо створити просту форму замовлення для швидкого створення. Нагадуємо, що ви у будь-який момент зможете змінити тип замовлення та заповнити більше інформації про пристрій та клієнта.
Автоматичне створення звернення на пропущений виклик
У RemOnline можна налаштувати автоматичне створення звернення на кожен пропущений дзвінок.
Для цього перейдіть на сторінку “Налаштування > Загальні”. У розділі “Звернення” позначте чекбокс “Автоматично створювати звернення на пропущений виклик”.
Тут одразу можна налаштувати певний тип звернення та вибрати відповідального менеджера. Після чого налаштувати оповіщення для менеджерів за зверненнями, щоб ваші співробітники швидко отримували інформацію про пропущені дзвінки та передзвонювали клієнтам.
У такому зверненні буде заповнено таку інформацію:
Ім'я (якщо клієнта немає у вашій базі, то в цьому полі буде написано “Невідомий клієнт”);
Телефон;
у полі Коментар буде написано “Пропущений”.
Щоб створити нового клієнта зі звернення, натисніть “+” праворуч у полі “Ім'я клієнта”. Заповніть всю необхідну інформацію та збережіть зміни.
Як обмежити доступ співробітникам до прослуховування дзвінків
Ви можете обмежити доступ до прослуховування дзвінків у налаштуваннях ролі співробітника.
Право “Може бачити дзвінки” у блоці “Замовлення” відповідає за можливість прослуховувати дзвінок у стрічці подій замовлення.
Право “Може бачити дзвінки” у блоці “Клієнти” відповідає за можливість прослуховувати дзвінок у профілі клієнта на вкладці “Дзвінки”.
Право “Дзвінки” відповідає за доступ до всіх записів розмов на сторінці “Дзвінки”.