Создание заказа на странице "Заказы"

Шаг 1. Перейдите на страницу “Заказы” и нажмите кнопку “+ Заказ”.

При создании заказа, ему присваивается уникальный идентификатор (QR-код или штрихкод), с помощью которого можно осуществлять быстрый поиск. QR-код и штрихкод можно отображать в шаблонах печатных документов с помощью переменной {QR Code} и {Barcode} соответственно. Потом вы сможете сканировать QR-код с помощью мобильного приложения RemOnline Заказы, а штрихкод с помощью сканера в веб-версии. В обоих случаях сразу будет открыт конкретный заказ.

Шаг 2. Заполните необходимую информацию в заказе.

Тип заказа — поле, с помощью которого можно настроить и использовать разные формы заказа.

Например, в типе заказа “Платный” будет поле “Ориентировочная цена”, в то время как в типе заказа “По гарантии” это поле не нужно. Подробнее о настройке формы заказа по ссылке. Также, с помощью разных типов заказов можно назначать различные правила расчета зарплаты сотрудникам. К примеру, при обычном ремонте сотрудник получает определенный процент от работы, а при гарантийном ремонте у него идут другие вознаграждения. Подробнее о настройке зарплаты сотрудникам по ссылке.

По умолчанию, система настроена так, что следующий заказ будет с таким же типом как у последнего созданного. При необходимости, для каждой локации можно настроить создание заказов с определенным типом, “Запоминать последний” или оставить “Не задано”, чтобы всегда выбирать нужный тип. Настройка производится в диалоговом окне локации.

Чтобы у каждого типа заказа был свой бизнес-процесс, вы можете настроить разные начальные статусы. Предварительно можно настроить правила перехода статусов и создать свои цепочки статусов, и таким образом создать для каждого типа заказа свой путь.

Обратите внимание, что этот блок может называться по-разному (Транспортное средство, Устройство, Техника, Инструмент, Оборудование, Животное), в зависимости от выбранной сферы деятельности при регистрации.

В этом блоке указывается информация об устройстве, технике, автомобиле или любой другой собственности клиента. Изделие привязывается к клиенту и вы сможете видеть всю историю заказов по конкретному устройству.

По умолчанию уже есть перечень определенных системных полей из формы изделия, но вы можете настроить эту форму и ее отображение в заказе, подробнее в этой статье.

Для создания нового изделия клиента заполните обязательное поле “Серийный номер / IMEI / VIN” и нажмите на кнопку “+”, чтобы открыть окно создания нового изделия. Или просто продолжите заполнять поля и изделие будет автоматически создано после создания заказа.

Обратите внимание, если у изделия по какой-то причине отсутствует серийный номер или его невозможно определить, то вы можете сгенерировать уникальный серийный номер. Для этого нажмите кнопку “Сгенерировать”.

Шаблон серийного номера изделия можно настроить, подробнее в этой статье.

Для составного поля “Группа-Бренд-Модель-Модификация” привязан многоуровневый справочник изделий.

То есть вы можете настроить последовательный справочник, например, при выборе группы “Смартфоны” в следующем уровне “Бренд” будут отображаться только те элементы, которые соответствуют смартфонам (то есть вышестоящему уровню). Далее выбираем бренд “Apple” и видим, что в следующем уровне “Модель” отображаются исключительно модели смартфонов Apple.

Важно: если у такого изделия уже есть клиент, тогда карточка клиента подтянется в заказ автоматически.

Можно сделать в обратную сторону. Сначала указать клиента, и если у такого клиента уже есть созданные изделия, тогда в поле “Серийный номер / IMEI / VIN” появится возможность выбрать необходимое изделие.

Обратите внимание, что при таком порядке заполнении заказа, может возникать ошибка “Повторяющиеся серийные номера”. Например у изделия поменялся владелец или изделие принадлежит одному клиенту, а принес его другой клиент.

Подробнее о том, как избежать ошибки в этой статье.

Если у вас включены интеграции VIN LookUp, IMEI LookUp и Поиск авто по гос. номеру, система автоматически будет заполнять поля "Группа", "Бренд", "Модель", "Модификация" и др. Количество заполненных полей зависит от настроек и возможностей каждой интеграции.
​

Важно: эти интеграции доступны с тарифа "Стартап" и выше.

В блоке Клиент можно указать или найти клиента. Поиск клиента происходит по имени, номеру телефона или номеру дисконтной карты.

Если клиент новый, RemOnline предложит сразу добавить его в вашу базу. Для этого нужно нажать на кнопку “+ Клиент” и заполнить профиль клиента, после чего карточка автоматически подтянется в заказ.

Если клиент уже обращался к вам и есть в вашей базе клиентов, выберите его из списка и информация о нем автоматически подтянется в заказ.

Важно: чтобы в этом поле происходил автоподбор клиентов из базы и сотрудники не создавали дубли, необходимо в блоке “Клиенты” включить право “Может видеть покупателей” в настройках роли сотрудника.

Если у вас есть обращение от клиента с таким же номером телефона, то RemOnline покажет сообщение с предложением связать их. Связанное обращение автоматически перейдет в статус “Успешный заказ” после создания заказа. Если у вас создано несколько статусов обращений, в которых указано действие “Создать заказ”, то вы сможете выбрать в какой именно статус перевести обращение.

Важно: вы можете связать заказ с обращением только при создании заказа.

В поле “Плательщик” вы можете выбрать плательщика по заказу.

Если оставить это поле пустым, то плательщиком останется клиент, которого вы указали выше.

Если вы выберете плательщиком другого человека, тогда сумма заказа будет учитываться в балансе плательщика. То есть с этого момента для клиента сумма заказа будет равняться 0 (нулю). Это будет отображаться в виджете “Статус заказа”.

Важно: системное поле “Плательщик” добавляется в форму заказа отдельно для каждого типа заказа на странице “Настройки > Редактор форм > Заказы”. Эта возможность доступна с тарифа “Бизнес” и выше.

Рекламная кампания — в этом поле указывается рекламная кампания по заказу. Так как один и тот же клиент может обращаться к вам каждый раз из новых источников. При этом в карточке клиента зафиксирован именно “первый контакт” с вашей компанией. С помощью этой информации вы можете отследить, какая реклама лучше работает.

Все рекламные кампании настраиваются на странице “Настройки > Маркетинг”. Подробнее о работе рекламных кампаний по ссылке.

Заметки приемщика / менеджера — в этом системном поле сотрудник может указать важную информацию о заказе.

Ориентировочная цена — в этом системном поле вы можете указать ориентировочную стоимость заказа, для дальнейшего отображения в печатных документах.

Обратите внимание, что это поле не является предоплатой.

Срочно — системный чекбокс. При установке галочки в этом чекбоксе, заказ попадает в бейдж “Срочные”, а в таблице заказов появляется соответствующий индикатор.

Дата готовности — системное поле. Это срок, за который должен быть выполнен заказ. При необходимости дату готовности всегда можно изменить в самом заказе при наличии права “Может редактировать поля “Информация о заказе” в настройках роли сотрудника.

По истечению даты готовности, заказы автоматически попадают в бейдж “Просроченные”. В таблице в колонке “Срок заказа” иконка просроченного заказа становится цветной и отображается время просрочки.

Вы можете добавить свои пользовательские поля в форме заказа, которые будут отображаться в этом блоке. Подробнее о настройке форме заказа по ссылке.

На странице “Настройки > Пользовательские справочники” вы можете создавать новые справочники для пользовательских полей или редактировать и дополнять справочники для системных полей в форме заказа.

Предоплата — системное поле, которое нельзя удалить. Здесь вы можете указать сумму, которую вам внес клиент на момент создания заказа. После этого RemOnline запросит указать кассу, в которую нужно внести платеж. Затем эта оплата будет отображаться в заказе на вкладке “Платежи”.

Обратите внимание, что после создания заказа поле “Предоплата” недоступно к редактированию.

Менеджер — системное поле для указания ответственного менеджера по заказу. Сотрудника, указанного в этом поле, можно отображать в печатных документах, настроить для него систему уведомлений по заказу, а также настроить ему расчет зарплаты.

Ответственный исполнитель — системное поле для указания ответственного исполнителя по заказу. Сотрудника, указанного в этом поле, можно отображать в печатных документах, настроить для него систему уведомлений по заказу, а также настроить ему расчет зарплаты.

Шаг 3. Настройте автоматическую печать документов при создании заказа.

Для этого в правом нижнем углу нажмите кнопку принтера и отметьте галочкой нужный документ. В шаблон документа автоматически подтянутся данные, которые вы заполнили, с помощью переменных. Подробнее о значениях переменных в шаблонах документов по ссылке.

Шаг 4. Во время создания заказа на вкладке “Услуги и товары” можно сразу добавить товары и работы. Это будет полезным, если вы хотите сделать предварительный расчет, или если вы согласовываете заказ еще до его создания.

В случае, если услуги и работы добавляются позже, например после диагностики, то вы сможете сделать это и после создания заказа. Больше информации о том, как добавлять услуги и товары в заказ в этой статье.

Также во время создания заказа у вас есть возможность сразу создать задачу, добавить фото, файл или комментарий в ленту событий. Больше информации про ленту событий заказа в этой статье.

Шаг 5. Нажмите кнопку “Создать”, чтобы созданный заказ закрылся и отображался в таблице заказов. Нажмите кнопку “Создать и открыть”, чтобы продолжить работу в созданном заказе, типа заказа и плательщиком.

Обратите внимание, при нажатии кнопки “Закрыть” в правом верхнем углу, заказ закроется и не сохранится!

Если клиент принес сразу несколько изделий, вы можете нажать на кнопку “Создать и принять еще”. После этого текущий заказ будет создан и сразу откроется окно создания нового заказа, с уже заполненной информацией по клиенту.

Готово! Заказ создан и отображается в списке заказов. Если вы создаете заказы по предварительной записи клиентов, рекомендуем использовать “Планировщик заказов”.

О других способах создания заказа можно узнать в этой статье.