Расчет — это предварительное состояние заказа или коммерческое предложение. Благодаря расчету вы можете предоставить клиенту информацию о стоимости будущего заказа, включая товары и материалы. Но эти товары не будут списаны со склада, следовательно у вас будет порядок со складским учетом.

Важно: если вы хотите использовать расчеты, вам нужно включить галочку "Может добавлять товары без списания" на странице "Настройки > Сотрудники > Роли".

Для создания расчета (или коммерческого предложения) вручную следует выполнить следующие шаги.

Шаг 1. Перейдите на страницу "Заказы", нажмите кнопку "+ Расчет" и выберите нужный тип заказа.

Тип заказа — поле, с помощью которого можно настроить и использовать различные формы заказов/расчетов.

Так как расчет является предварительным состоянием заказа, вы можете использовать одинаковые типы как для расчетов, так и для заказов. При необходимости вы можете создать отдельные типы для расчетов и настроить для них собственные формы. Подробнее о создании и настройке типов заказов/расчетов в этой статье.

Шаг 2. Заполните всю нужную информацию о клиенте, изделии и т.д.

Заполнение информации в расчете происходит так же, как и при создании заказа, потому что потом расчет превращается в заказ. Единственное отличие заключается в том, что вы не сможете создавать платежи по расчету.

В этом блоке указывается информация об устройстве, технике, автомобиле или любой другой собственности клиента. Изделие привязывается к клиенту, и вы сможете видеть всю историю заказов по конкретному устройству.

По базовым настройкам уже есть перечень определенных системных полей из формы изделия, но вы можете настроить эту форму и ее отображение в заказе, подробнее в этой статье.

Для создания нового изделия клиента заполните обязательное поле "Серийный номер / IMEI / VIN" и нажмите кнопку "+", чтобы открыть окно создания нового изделия. Или продолжайте дальше заполнять поля и изделие будет создано автоматически после создания расчета.

Обратите внимание, если изделие по какой-то причине не имеет серийного номера или его невозможно определить, вы можете сгенерировать уникальный серийный номер. Для этого нажмите кнопку "Сгенерировать".

Шаблон серийного номера изделия можно настроить, подробнее в этой статье.

Для составного поля "Группа-Бренд-Модель-Модификация" привязан многоуровневый справочник изделий.

То есть вы можете настроить последовательный справочник.

Например, при выборе группы "Смартфоны" в следующем уровне "Бренд" будут отображаться только те элементы, которые соответствуют смартфонам (то есть высшего уровня). Далее выбираем бренд "Apple" и видим, что в следующем уровне "Модель" отображаются исключительно модели смартфонов Apple.

Важно: если у такого изделия уже есть клиент, карточка клиента автоматически подтянется в расчет.

Можно сделать наоборот. Сначала указать клиента, и если такой клиент уже имеет созданные изделия, тогда в поле "Серийный номер/IMEI/VIN" появится возможность выбрать необходимое изделие.

Обратите внимание, что при таком порядке оформления расчета может возникать ошибка "Повторяющиеся серийные номера". Например, у изделия сменился владелец или изделие принадлежит одному клиенту, а принес его другой клиент. Подробнее о том, как избежать ошибок в этой статье.

Если у вас включены интеграции VIN LookUp, IMEI LookUp и Поиск авто по гос. номеру, система автоматически будет заполнять поля "Группа", "Бренд", "Модель", "Модификация" и др. Количество заполненных полей зависит от настроек и возможностей каждой интеграции.

Имя клиента — обязательное поле для заполнения, в котором нужно указать клиента.

Если клиент новый, RemOnline предложит сразу добавить его в вашу базу. Для этого нужно нажать кнопку "+ Клиент" или "+" и заполнить информацию о клиенте, после чего карточка автоматически подтянется в заказ.

Также есть возможность заполнить информацию прямо в расчете, при этом клиент будет автоматически добавлен в вашу базу.

Если клиент уже обращался к вам и есть в вашей базе клиентов, выберите его из списка и информация о нем автоматически подтянется в расчет.

Важно: чтобы в этом поле происходил автоподбор клиентов из базы и сотрудники не создавали дубли, необходимо включить право "Может видеть покупателей" в настройках роли сотрудника.

Телефон — поле для заполнения телефона клиента.

Если у вас есть обращение от клиента с таким же номером телефона, RemOnline покажет сообщение с предложением связать их. Связанное обращение автоматически перейдет в статус "Успешный заказ" после создания расчета. Если у вас создано несколько статусов обращений, в которых указано действие "Создать заказ", то вы сможете выбрать в какой именно статус перевести обращение.

Важно: вы можете связать расчет с обращением только при создании расчета.

В поле "Плательщик" вы можете выбрать плательщика расчета/заказа.

Если оставить это поле пустым, то плательщиком останется клиент, которого вы указали выше.

Если вы выберете плательщиком другого человека, тогда сумма будущего заказа будет учитываться в балансе плательщика. То есть для клиента сумма заказа будет равна 0 (нулю). Это будет отображено в виджете "Статус заказа".

Важно: системное поле "Плательщик" добавляется в форму расчета/заказа отдельно для каждого типа на странице "Настройки > Редактор форм > Заказы". Эта возможность доступна с тарифа "Бизнес" и выше.

Рекламная кампания — в этом поле указывается рекламная кампания для этого расчета.

Все рекламные кампании настраиваются на странице "Настройки > Маркетинг". Подробнее о работе рекламных кампаний по ссылке.

Заметки приемщика/менеджера — в этом системном поле сотрудник может указать важную информацию о расчете.

Ориентировочная цена — в этом системном поле вы можете указать ориентировочную стоимость расчета для дальнейшего отображения в печатных документах.

Срочно — системный чекбокс. При установке галочки в этом чекбоксе расчет попадает в бейдж "Срочные", а в таблице появляется соответствующий индикатор.

Дата готовности — системное поле. Это дата, к которой расчет должен перейти в статус "Принят".

Менеджер — системное поле для назначения ответственного менеджера в расчете. Сотрудника, указанного в этом поле, можно отображать в печатных документах.

Ответственный исполнитель — системное поле для назначения ответственного исполнителя в расчете. Сотрудника, указанного в этом поле, можно отображать в печатных документах.

Шаг 3. Настройте автоматическую печать документов при создании расчета.

Для этого в нижнем правом углу нажмите кнопку принтера и выберите галочкой нужный документ. В шаблоне документа автоматически подтянутся данные, которые вы заполнили, с помощью переменных. Подробнее о значении переменных в шаблонах документов для расчетов и заказов по ссылке.

Шаг 4. При создании расчета на вкладке "Услуги и товары" можно сразу добавить товары и работы. В случае, если услуги и запчасти добавляются позже, то вы сможете это сделать и после создания расчета. Больше информации о том, как добавить услуги и товары в расчет или заказ в этой статье.

Также при создании расчета у вас есть возможность сразу создать задание, добавить фото, файл или комментарий в ленту событий. Больше информации о ленте событий расчета в этой статье.

Обратите внимание, что лента событий для расчета и заказа является сквозной. То есть все события, которые были сделаны во время расчета, будут перенесены в ленту событий заказа.

Шаг 5. Нажмите кнопку "Создать", чтобы созданный расчет закрылся и отображался в таблице. Нажмите кнопку "Создать и открыть", чтобы продолжить работу в созданном расчете.

Обратите внимание, что нажав кнопку "Закрыть" в правом верхнем углу, расчет закроется и не сохранится!

Если вам нужно создать несколько расчетов для клиента, вы можете нажать кнопку "Создать и принять еще". После этого текущий расчет будет создан и сразу откроется окно для создания нового расчета с уже заполненной информацией по клиенту.

Расчет создан и отображается в общей таблице. Больше информации о том, как работать с расчетами, вы можете найти в этом разделе Базы Знаний.