В этой статье вы узнаете все способы создания заказов в РемОнлайн 😃

Шаг 1. Перейдите в раздел “Заказы” и нажмите кнопку “+ Заказ”.

При создании заказа, ему присваивается уникальный штрихкод, с помощью которого можно осуществлять быстрый поиск. Этот штрихкод можно отображать в шаблонах печатных документов, с помощью переменной {Barcode}.

Шаг 2. Заполните необходимую информацию в диалоге заказа.

Тип заказа — поле, с помощью которого можно настроить и использовать разные формы заказа.

Например, в типе заказа “Платный” будет поле “Ориентировочная цена”, в то время как в типе заказа “По гарантии” это поле не нужно. Подробнее о настройке формы заказа по ссылке. Также, с помощью разных типов заказов можно назначать различные правила расчета зарплаты сотрудникам. К примеру, при обычном ремонте сотрудник получает определенный процент от работы, а при гарантийном ремонте у него идут другие вознаграждения. Подробнее о настройке зарплаты сотрудникам по ссылке.

По умолчанию, система настроена так, что следующий заказ будет с таким же типом как у последнего созданного. При необходимости, для каждой локации можно настроить создание заказов с определенным типом, “Запоминать последний” или оставить “Не задано”, чтобы всегда выбирать нужный тип. Настройка производится в диалоговом окне локации.

Чтобы у каждого типа заказа был свой бизнес-процесс, вы можете настроить разные начальные статусы. Предварительно можно настроить правила перехода статусов и создать свои цепочки статусов, и таким образом создать для каждого типа заказа свой путь.

Обратите внимание, что этот блок может называться по-разному (Транспортное средство, Устройство, Техника, Инструмент, Оборудование, Животное), в зависимости от выбранной сферы деятельности при регистрации.

В этом блоке указывается информация об устройстве, технике, автомобиле или любой другой собственности клиента. Изделие привязывается к клиенту и вы сможете видеть всю историю заказов по конкретному устройству.

По умолчанию уже есть перечень определенных системных полей из формы изделия, но вы можете настроить эту форму и ее отображение в заказе, подробнее в этой статье.

Для создания нового изделия клиента заполните обязательное поле “Серийный номер / IMEI / VIN”, нажмите на кнопку “+” или “+ Создать изделие”, чтобы открылось диалоговое окно создания нового изделия.

Обратите внимание, если у изделия по какой-то причине отсутствует серийный номер или его невозможно определить, то вы можете сгенерировать уникальный серийный номер. Для этого нажмите кнопку “Сгенерировать”.

Шаблон серийного номера изделия можно настроить, подробнее в этой статье.

Для составного поля “Группа-Бренд-Модель-Модификация” привязан многоуровневый справочник изделий.

То есть вы можете настроить последовательный справочник, например, при выборе группы “Смартфоны” в следующем уровне “Бренд” будут отображаться только те элементы, которые соответствуют смартфонам (то есть вышестоящему уровню). Далее выбираем бренд “Apple” и видим, что в следующем уровне “Модель” отображаются исключительно модели смартфонов Apple.

Важно: если у такого изделия уже есть клиент, тогда карточка клиента подтянется в заказ автоматически.

Можно сделать в обратную сторону. Сначала указать клиента, и если у такого клиента уже есть созданные изделия, тогда в поле “Серийный номер / IMEI / VIN” появится возможность выбрать необходимое изделие.

Обратите внимание, что при таком порядке заполнении заказа, может возникать ошибка “Повторяющиеся серийные номера”. Например у изделия поменялся владелец или изделие принадлежит одному клиенту, а принес его другой клиент. Подробнее о том, как избежать ошибки в этой статье.

Напишите VIN-код автомобиля в системном поле изделия “VIN” и РемОнлайн автоматически заполнит поля “Группа”, “Бренд”, “Модель”, “Модификация” и “Год”.

Вы можете расширить список полей для автоматического заполнения на странице “Настройки > Центр интеграций”. Более подробно о работе и настройки интеграции с VIN Lookup в этой статье.

Важно: интеграция с VIN Lookup доступна с тарифа “Стартап” и выше.

Напишите IMEI телефона или планшета в системном поле изделия “Серийный номер/IMEI” и РемОнлайн автоматически заполнит поля “Группа”, “Бренд” и “Модель”.

Для работы автоматического заполнения у вас должна быть включена интеграция с IMEI Lookup на странице “Настройки > Центр интеграций”.

Важно: интеграция с IMEI Lookup доступна с тарифа “Стартап” и выше.

Имя клиента — поле для заполнения ФИО клиента.

Если клиент новый, РемОнлайн предложит сразу добавить его в вашу базу. Для этого нужно нажать на кнопку “+ Создать клиента” и заполнить диалоговое окно клиента, после чего карточка автоматически подтянется в заказ.

Также есть возможность заполнить информацию прямо в заказе, при этом клиент будет автоматически добавлен в вашу базу.

Если клиент уже обращался к вам и есть в вашей базе клиентов, выберите его из списка и информация о нем автоматически подтянется в заказ.

Важно: чтобы в этом поле происходил автоподбор клиентов из базы и сотрудники не создавали дубли, необходимо включить право “Может видеть покупателей” в настройках роли сотрудника.

Телефон — поле для заполнения телефона клиента.

Если у вас есть обращение от клиента с таким же номером телефона, то РемОнлайн покажет сообщение с предложением связать их. Связанное обращение автоматически перейдет в статус “Успешный заказ” после создания заказа.

Важно: вы можете связать заказ с обращением только при создании заказа.

Рекламная кампания — в этом поле указывается рекламная кампания по заказу. Так как один и тот же клиент может обращаться к вам каждый раз из новых источников. При этом в карточке клиента зафиксирован именно “первый контакт” с вашей компанией.

Все рекламные кампании настраиваются на странице “Настройки > Маркетинг”. Подробнее о работе рекламных кампаний по ссылке.

Заметки приемщика/менеджера — в этом системном поле сотрудник может указать важную информацию о заказе.

Ориентировочная цена — в этом системном поле вы можете указать ориентировочную стоимость заказа, для дальнейшего отображения в печатных документах.

Обратите внимание, что данное поле не является предоплатой.

Срочно — системный чекбокс. При установке галочки в этом чекбоксе, заказ попадает в бейдж “Срочные”, а в таблице заказов появляется соответствующий индикатор.

Дата готовности — системное поле. Это срок, за который должен быть выполнен заказ. При необходимости дату готовности всегда можно изменить в самом заказе при наличии права “Может редактировать поля “Информация о заказе” в настройках роли сотрудника.

По истечению даты готовности, заказы автоматически попадают в бейдж “Просроченные”. В таблице в колонке “Срок заказа” иконка просроченного заказа (заштрихованный циферблат) становится цветной и отображается время просрочки.

Вы можете добавить свои пользовательские поля в форме заказа, которые будут отображаться в этом блоке. Подробнее о настройке форме заказа по ссылке.

На странице “Настройки > Пользовательские справочники” вы можете создавать новые справочники для пользовательских полей или редактировать и дополнять справочники для системных полей в форме заказа.

Предоплата — системное поле, которое нельзя удалить. Здесь вы можете указать сумму, которую вам внес клиент на момент создания заказа. После этого РемОнлайн запросит указать кассу, в которую нужно внести платеж. Затем эта оплата будет отображаться в заказе на вкладке “Платежи”.

Обратите внимание, что после создания заказа поле “Предоплата” недоступно к редактированию.

Менеджер — системное поле для указания ответственного менеджера по заказу. Сотрудника, указанного в этом поле, можно отображать в печатных документах, настроить для него систему уведомлений по заказу, а также настроить ему расчет зарплаты.

Ответственный исполнитель — системное поле для указания ответственного исполнителя по заказу. Сотрудника, указанного в этом поле, можно отображать в печатных документах, настроить для него систему уведомлений по заказу, а также настроить ему расчет зарплаты.

Шаг 3. Настройте автоматическую печать документов при создании заказа.

Для этого в правом нижнем углу нажмите кнопку “Печатать документ” и отметьте галочкой нужный документ. В шаблон документа автоматически подтянутся данные, которые вы заполнили, с помощью переменных. Подробнее о значениях переменных в шаблонах документов по ссылке.

Шаг 4. Нажмите кнопку “Создать”, чтобы созданный заказ закрылся и отображался в таблице заказов. Нажмите кнопку “Создать и открыть”, чтобы продолжить работу в созданном заказе.

Обратите внимание, при нажатии кнопки “Закрыть” заказ закроется и не сохранится!

Если клиент принес сразу несколько устройств, вы можете нажать на кнопку “Дополнительно” справа внизу и затем “Создать и принять ещё от этого клиента”. После этого текущий заказ будет создан и сразу откроется окно создания нового заказа, с уже заполненной информацией по клиенту.

Готово! Заказ создан и отображается в списке заказов. Теперь можно добавлять в заказ работы и материалы.

Если вы создаете заказы по предварительной записи клиентов, рекомендуем использовать “Планировщик заказов”.

Обратите внимание, что использование обращений доступно с тарифа “Стартап” и выше.

Шаг 1. Перейдите на страницу “Обращения”.

Шаг 2. Измените статус нужного обращения на “Успешный заказ” или на любой другой статус, при котором обязательно должен создаваться заказ.

Шаг 3. Заполните всю необходимую информацию о заказе и нажмите на кнопку “Создать” или “Создать и открыть”.

Созданный таким образом заказ будет связан с обращением, то есть вы можете перейти в обращение из заказа и наоборот.

Вы можете настроить автоматическое создание заказов в РемОнлайн с помощью API. Ознакомиться с доступными методами и документацией API можно на странице “Настройки > API”.

Создание заказов может происходить из сторонних сервисов с помощью онлайн-коннекторов Albato или ApixDrive. Например, вы можете передавать заказы из интернет-магазина или сайта.

Теперь вы знаете все возможные способы создания заказов в РемОнлайн.