Шаг 1. Перейдите на страницу “Заказы” и нажмите кнопку “+ Заказ”.

При создании заказа, ему присваивается уникальный идентификатор (QR-код или штрихкод), с помощью которого можно осуществлять быстрый поиск. QR-код и штрихкод можно отображать в шаблонах печатных документов с помощью переменной {QR Code} и {Barcode} соответственно. Потом вы сможете сканировать QR-код с помощью мобильного приложения RemOnline Заказы, а штрихкод с помощью сканера в веб-версии. В обоих случаях сразу будет открыт конкретный заказ.

Шаг 2. Заполните необходимую информацию в заказе.

Тип заказа — поле, с помощью которого можно настроить и использовать разные формы заказа.

Например, в типе заказа “Платный” будет поле “Ориентировочная цена”, в то время как в типе заказа “По гарантии” это поле не нужно. Подробнее о настройке формы заказа по ссылке. Также, с помощью разных типов заказов можно назначать различные правила расчета зарплаты сотрудникам. К примеру, при обычном ремонте сотрудник получает определенный процент от работы, а при гарантийном ремонте у него идут другие вознаграждения. Подробнее о настройке зарплаты сотрудникам по ссылке.

По умолчанию, система настроена так, что следующий заказ будет с таким же типом как у последнего созданного. При необходимости, для каждой локации можно настроить создание заказов с определенным типом, “Запоминать последний” или оставить “Не задано”, чтобы всегда выбирать нужный тип. Настройка производится в диалоговом окне локации.

Чтобы у каждого типа заказа был свой бизнес-процесс, вы можете настроить разные начальные статусы. Предварительно можно настроить правила перехода статусов и создать свои цепочки статусов, и таким образом создать для каждого типа заказа свой путь.

Менеджер — поле для указания ответственного менеджера по заказу. Сотрудника, указанного в этом поле, можно отображать в печатных документах, настроить для него систему уведомлений по заказу, а также настроить ему расчет зарплаты.

Ответственный исполнитель — поле для указания ответственного исполнителя по заказу. Сотрудника, указанного в этом поле, можно отображать в печатных документах, настроить для него систему уведомлений по заказу, а также настроить ему расчет зарплаты.

Обратите внимание, что этот блок может называться по-разному (Транспортное средство, Устройство, Техника, Инструмент, Оборудование, Животное), в зависимости от выбранной сферы деятельности при регистрации.

В этом блоке указывается информация об устройстве, технике, автомобиле или любой другой собственности клиента. Изделие привязывается к клиенту и вы сможете видеть всю историю заказов по конкретному устройству.

По умолчанию уже есть перечень определенных системных полей из формы изделия, но вы можете настроить эту форму и ее отображение в заказе, подробнее в этой статье.

Для создания нового изделия клиента заполните обязательное поле “Серийный номер / IMEI / VIN” и нажмите на кнопку “+”, чтобы открыть окно создания нового изделия. Или просто продолжите заполнять поля и изделие будет автоматически создано после создания заказа.

Обратите внимание, если у изделия по какой-то причине отсутствует серийный номер или его невозможно определить, то вы можете сгенерировать уникальный серийный номер. Для этого нажмите кнопку “Сгенерировать”.

Шаблон серийного номера изделия можно настроить, подробнее в этой статье.

Для составного поля “Группа-Бренд-Модель-Модификация” привязан многоуровневый справочник изделий.

То есть вы можете настроить последовательный справочник, например, при выборе группы “Смартфоны” в следующем уровне “Бренд” будут отображаться только те элементы, которые соответствуют смартфонам (то есть вышестоящему уровню). Далее выбираем бренд “Apple” и видим, что в следующем уровне “Модель” отображаются исключительно модели смартфонов Apple.

Важно: если у такого изделия уже есть клиент, тогда карточка клиента подтянется в заказ автоматически.

Можно сделать в обратную сторону. Сначала указать клиента, и если у такого клиента уже есть созданные изделия, тогда в поле “Серийный номер / IMEI / VIN” появится возможность выбрать необходимое изделие.

Обратите внимание, что при таком порядке заполнении заказа, может возникать ошибка “Повторяющиеся серийные номера”. Например у изделия поменялся владелец или изделие принадлежит одному клиенту, а принес его другой клиент.

Подробнее о том, как избежать ошибки в этой статье.

Если у вас включены интеграции VIN LookUp, IMEI LookUp и Поиск авто по гос. номеру, система автоматически будет заполнять поля "Группа", "Бренд", "Модель", "Модификация" и др. Количество заполненных полей зависит от настроек и возможностей каждой интеграции.
​

Важно: эти интеграции доступны с тарифа "Стартап" и выше.

В блоке Клиент можно указать или найти клиента.

Вы можете искать среди всех контактов, только людей или только организаций.

Поиск клиента происходит по имени, номеру телефона или номеру дисконтной карты.

Если в поле «Плательщик» вы уже указали организацию, то сначала в поле «Клиент» вам будут отображаться люди из этой организации.

Если клиент новый, RemOnline предложит сразу добавить его в вашу базу. Для этого нужно нажать на кнопку “+ Клиент” и заполнить профиль клиента, после чего карточка автоматически подтянется в заказ.

Если клиент уже обращался к вам и есть в вашей базе клиентов, выберите его из списка и информация о нем автоматически подтянется в заказ.

Важно: чтобы в этом поле происходил автоподбор клиентов из базы и сотрудники не создавали дубли, необходимо в блоке “Клиенты” включить право “Может видеть покупателей” в настройках роли сотрудника.

Если у вас есть обращение от клиента с таким же номером телефона, то RemOnline покажет сообщение с предложением связать их. Связанное обращение автоматически перейдет в статус “Успешный заказ” после создания заказа. Если у вас создано несколько статусов обращений, в которых указано действие “Создать заказ”, то вы сможете выбрать в какой именно статус перевести обращение.

Важно: вы можете связать заказ с обращением только при создании заказа.

В поле “Плательщик” вы можете выбрать плательщика по заказу.

Если у вас уже указан клиент, то сначала в поле «Плательщик» вам будет отображаться организация указанная у этого контакта.

Если оставить это поле пустым, то плательщиком останется клиент, которого вы указали выше.

Если вы выберете плательщиком другого человека, тогда сумма заказа будет учитываться в балансе плательщика. То есть с этого момента для клиента сумма заказа будет равняться 0 (нулю). Это будет отображаться в виджете “Статус заказа”.

Важно: системное поле “Плательщик” добавляется в форму заказа отдельно для каждого типа заказа на странице “Настройки > Редактор форм > Заказы”.

Рекламная кампания — в этом поле указывается рекламная кампания по заказу. Так как один и тот же клиент может обращаться к вам каждый раз из новых источников. При этом в карточке клиента зафиксирован именно “первый контакт” с вашей компанией. С помощью этой информации вы можете отследить, какая реклама лучше работает.

Все рекламные кампании настраиваются на странице “Настройки > Маркетинг”. Подробнее о работе рекламных кампаний по ссылке.

Заметки приемщика / менеджера — в этом системном поле сотрудник может указать важную информацию о заказе.

Ориентировочная цена — в этом системном поле вы можете указать ориентировочную стоимость заказа, для дальнейшего отображения в печатных документах.

Обратите внимание, что это поле не является предоплатой.

Срочно — системный чекбокс. При установке галочки в этом чекбоксе, заказ попадает в бейдж “Срочные”, а в таблице заказов появляется соответствующий индикатор.

Дата готовности — системное поле. Это срок, за который должен быть выполнен заказ. При необходимости дату готовности всегда можно изменить в самом заказе при наличии права “Может редактировать поля “Информация о заказе” в настройках роли сотрудника.

По истечению даты готовности, заказы автоматически попадают в бейдж “Просроченные”. В таблице в колонке “Срок заказа” иконка просроченного заказа становится цветной и отображается время просрочки.

Вы можете добавить свои пользовательские поля в форме заказа, которые будут отображаться в этом блоке. Подробнее о настройке форме заказа по ссылке.

На странице “Настройки > Пользовательские справочники” вы можете создавать новые справочники для пользовательских полей или редактировать и дополнять справочники для системных полей в форме заказа.

Предоплата — системное поле, которое нельзя удалить. Здесь вы можете указать сумму, которую вам внес клиент на момент создания заказа. После этого RemOnline запросит указать кассу, в которую нужно внести платеж. Затем эта оплата будет отображаться в заказе на вкладке “Платежи”.

Обратите внимание, что после создания заказа поле “Предоплата” недоступно к редактированию.

Шаг 3. Настройте автоматическую печать документов при создании заказа.

Для этого в правом нижнем углу нажмите кнопку принтера и отметьте галочкой нужный документ. В шаблон документа автоматически подтянутся данные, которые вы заполнили, с помощью переменных. Подробнее о значениях переменных в шаблонах документов по ссылке.

Шаг 4. Во время создания заказа на вкладке “Услуги и товары” можно сразу добавить товары и работы. Это будет полезным, если вы хотите сделать предварительный расчет, или если вы согласовываете заказ еще до его создания.

В случае, если услуги и работы добавляются позже, например после диагностики, то вы сможете сделать это и после создания заказа. Больше информации о том, как добавлять услуги и товары в заказ в этой статье.

Также во время создания заказа у вас есть возможность сразу создать задачу, добавить фото, файл или комментарий в ленту событий. Больше информации про ленту событий заказа в этой статье.

Шаг 5. Нажмите кнопку “Создать”, чтобы созданный заказ закрылся и отображался в таблице заказов. Нажмите кнопку “Создать и открыть”, чтобы продолжить работу в созданном заказе, типа заказа и плательщиком.

Обратите внимание, при нажатии кнопки “Закрыть” в правом верхнем углу, заказ закроется и не сохранится!

Если клиент принес сразу несколько изделий, вы можете нажать на кнопку “Создать и принять еще”. После этого текущий заказ будет создан и сразу откроется окно создания нового заказа, с уже заполненной информацией по клиенту.

Готово! Заказ создан и отображается в списке заказов. Если вы создаете заказы по предварительной записи клиентов, рекомендуем использовать “Планировщик заказов”.

О других способах создания заказа можно узнать в этой статье.