O Agendador de Ordens de Serviço é uma ferramenta necessária para as empresas que completam o seu trabalho através do planeamento antecipado das ordens de serviço dos clientes.

Permite-lhe trabalhar com registos de forma eficaz e orçamentar a carga de trabalho dos funcionários e os recursos de localização.

O Agendador de Trabalho ajuda-o a resolver três problemas principais:

● Procurar um especialista gratuito numa altura conveniente para o cliente.

● Encontrar tempo disponível para um mestrado de que o cliente necessitava.

● Controlar e distribuir uma carga de trabalho de recursos de localização.

Adicionar o campo de sistema Agendado para composto em pelo menos um Formulário de Ordens de Serviço para ativar o Horários de Ordens de Trabalho. Depois disso, assim que criar um orçamento ou uma ordem e preencher este campo, esse registo será apresentado no Agendador.

Vamos começar a adicionar o campo Agendado para. Pode saltar estes passos se o seu Programador já aparecer na página.

Passo 1. Aceda à página Configurações > Editor de formulários > Ordens de serviço.

Passo 2. Selecionar o tipo de ordem de Serviço.

Passo 3. Clique no botão Adicionar campo. Escolha o campo Agendado para num grupo de campos do sistema. Depois disso, os seguintes campos aparecerão no formulário: Agendado das, Agendado às, Duração e Recurso (se utilizar recursos de localização).

Quanto aos campos Agendado das, Agendado às, e Duração, é possível definir valores padrão e torná-los obrigatórios. Adicione as variáveis apropriadas aos modelos para usar as informações desses campos em documentos impressos e notificações. Estas incluem, entre outras, as seguintes: Order Scheduled To}, {Order Scheduled For}, {Order Duration}, {Order Resource}.

Assim que adicionar o campo Agendado para a pelo menos um formulário de ordem de Serviço, aparece uma alternância entre os botões Tabela e Horários de Serviço na página Ordens de Serviço.

O Agendador assemelha-se a um calendário com blocos em que as Ordens de Serviço são organizadas sob a forma de “blocos” dentro de um dia de trabalho com horas, semana ou mês.

Os seguintes botões estão localizados por cima da agenda:

O primeiro botão altera o modo de visualização.

Por funcionário - no modo de calendário, é apresentado o volume de trabalho das ordens do funcionário.

Por recurso - esta é uma funcionalidade única que lhe permite programar as suas ordens não só por executantes, mas também por recursos disponíveis.

Calendário - um botão para selecionar o dia da semana ou do mês pretendido.

Hoje - um botão para selecionar rapidamente os dias da semana mais próximos.

Avançar ou retroceder - botões que o ajudam a alterar a data.

Lupa (nos modos Linha de tempo, Dia, Semana) - Utilize a lupa para alterar a duração de um compromisso: 5, 10, 15, 20 ou 30 minutos. Clicar na lupa com um sinal “+” diminui a duração do compromisso e com um sinal “-” aumenta-a. Quando clica na ranhura no Calendário, a ordem será criada com a duração que definiu com a lupa.

Configurações - aqui pode editar a apresentação das informações na ranhura da ordem.

O valor de fundo da ranhura da Agendador corresponde à informação especificada na agenda:

Fundo cinzento - horas de não trabalho das Localizações e/ou do funcionário;

Branco - horas de trabalho do funcionário;

Verde - tempo de férias;

Vermelho - baixa por doença;

Laranja - dia de folga.

A linha de tempo é uma visualização especial do Agendador sob a forma de uma linha de tempo horizontal, em que cada linha corresponde a um executante ou recurso.
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Neste modo, a hora é apresentada horizontalmente e os executantes ou recursos são apresentados verticalmente.

Neste modo, cada coluna representa um trabalhador ou recurso distinto. Isto permite-lhe visualizar rapidamente o emprego de cada empregado ou objeto num determinado dia.

Principais caraterísticas:

O modo semanal permite-lhe visualizar o horário de um empregado ou recurso durante sete dias. É conveniente para planejar o trabalho de um especialista para uma semana de antecedência.

Principais caraterísticas:

Este modo fornece uma visão geral das Ordens de Serviço programadas para todo o mês. É útil para o planejamento do trabalho a longo prazo.

Principais caraterísticas:

O modo de resumo semanal permite-lhe ver o horário de todos os empregados ou recursos durante sete dias. É conveniente para planear o trabalho dos especialistas para uma semana de antecedência.

Principais caraterísticas:

Assim que criar uma ordem ou orçamento que tenha os campos Programador para, Duração e Executante/Recurso Responsável preenchidos, este aparecerá imediatamente no Agendador.

Para alterar a hora ou a data da gravação em todos os modos, basta arrastar a gravação para as localizações pretendidas. Também pode alterar a duração do compromisso manualmente - basta arrastar o limite inferior (para os modos Dia e Semana) ou lateral (para o modo Linha de tempo) do bloco. Para tal, mover o cursor sobre a margem da marcação, manter o rato premido e arrastar o bloco até atingir a duração pretendida.
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Nos modos de Mês e Resumo semanal, não é possível alterar a duração dessa forma. Nestes modos, a ordem é criada com a duração definida por defeito no Editor de Formulários.

Além disso, pode navegar rapidamente entre modos:

O Agendador considera agora o horário de trabalho das Localizações e dos funcionários:

Por exemplo, uma localização está aberta das 9:00 às 18:00, mas há um funcionário com um horário das 6:00 às 15:00 → o Agendador mostrará 6:00 às 18:00.

Prima a hora pretendida na linha de tempo do especialista ou recurso. Isto abrirá uma ordem de Serviço com os campos Programado para e Atribuído ao técnico / Recurso já preenchidos.

Assim que criar uma ordem de Serviço no Horários de Trabalho, o sistema apresentá-la-á na Tabela de Ordens de Serviço.

É possível alterar a apresentação das informações da ordem de Serviço na ranhura do Horários de Trabalho indo a Configurações.

Nas configurações pode escolher visualização das informações na ranhura da ordem de serviço (se necessário, pode acrescentar um novo campo, eliminar ou selecionar outras informações a visualizar).

Quando as configurações estiverem concluídas, clique no botão Guardar.

Quando se clica numa ranhura, abre-se o cartão de encomenda, que contém os seguintes dados: Número da encomenda, Tipo, Cliente, Dispositivos, Gestor e Montante da encomenda.

No cartão, é possível alterar o status da ordem selecionando o desejado.

Lembre-se: A lista de status de Ordens de Serviço contém apenas aqueles para os quais o funcionário atual pode transferir a ordem de Serviço a partir do status atual. Configure as suas regras de transferência de estado e as permissões dos funcionários na página Configurações > Estados > Ordens de Serviço.

Se passar o cursor sobre o nome do cliente, aparecerá uma janela com números de telefone de contacto, permitindo-lhe escolher uma forma conveniente de contactar o cliente.

Além disso, pode abrir o perfil do ativo clicando no nome do ativo.