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O Agendador de Ordens de Serviço

Saiba como agendar a consulta de um cliente com um mestre específico e como controlar a carga de recursos de uma localizações

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Escrito por Christina
Atualizado hoje

O Agendador de Ordens de Serviço é uma ferramenta necessária para as empresas que completam o seu trabalho através do planeamento antecipado das ordens de serviço dos clientes.

Permite-lhe trabalhar com registos de forma eficaz e orçamentar a carga de trabalho dos funcionários e os recursos de localização.

O Agendador de Trabalho ajuda-o a resolver três problemas principais:

● Procurar um especialista gratuito numa altura conveniente para o cliente.

● Encontrar tempo disponível para um mestrado de que o cliente necessitava.

● Controlar e distribuir uma carga de trabalho de recursos de localização.

Adicionar o campo de sistema Programado para composto em pelo menos um Formulário de Ordens de Serviço para ativar o Horários de Ordens de Trabalho. Depois disso, assim que criar um orçamento ou uma ordem e preencher este campo, esse registo será apresentado no Agendador.

Vamos começar a adicionar o campo Programado para. Pode saltar estes passos se o seu Programador já aparecer na página.

Passo 2. Selecionar o tipo de ordem de Serviço.

Passo 3. Clique no botão Adicionar campo. Escolha o campo Programado para num grupo de campos do sistema. Depois disso, os seguintes campos aparecerão no formulário: Programado para, Duração e Recurso (se utilizar recursos de localização).

Quanto aos campos Programado para e Duração, é possível definir valores padrão e torná-los obrigatórios. Adicione as variáveis apropriadas aos modelos para usar as informações desses campos em documentos impressos e notificações. Estas incluem, entre outras, as seguintes: {Order Scheduled For}, {Order Duration}, {Order Resource}.

Assim que adicionar o campo Programado para a pelo menos um formulário de ordem de Serviço, aparece uma alternância entre os botões Tabela e Horários de Serviço na página Ordens de Serviço.

O que é apresentado na Agendador?

O Agendador assemelha-se a um calendário com blocos em que as Ordens de Serviço são organizadas sob a forma de “blocos” dentro de um dia de trabalho com horas, semana ou mês.

Os seguintes botões estão localizados por cima da agenda:

O primeiro botão altera o modo de visualização.

Por funcionário - no modo de calendário, é apresentado o volume de trabalho das ordens do funcionário.

Por recurso - esta é uma funcionalidade única que lhe permite programar as suas ordens não só por executantes, mas também por recursos disponíveis.

Calendário - um botão para selecionar o dia da semana ou do mês pretendido.

Hoje - um botão para selecionar rapidamente os dias da semana mais próximos.

Avançar ou retroceder - botões que o ajudam a alterar a data.

Configurações - aqui pode editar o passo de tempo e a apresentação da informação na ranhura da ordem.

O valor de fundo da ranhura da Agendador corresponde à informação especificada na agenda:

Fundo cinzento - horas de não trabalho das Localizações e/ou do funcionário;

Branco - horas de trabalho do funcionário;

Verde - tempo de férias;

Vermelho - baixa por doença;

Laranja - dia de folga.

Modos de visualização

Modo de linha de tempo

A linha de tempo é uma visualização especial do Agendador sob a forma de uma linha de tempo horizontal, em que cada linha corresponde a um executante ou recurso.

Neste modo, a hora é apresentada horizontalmente e os executantes ou recursos são apresentados verticalmente.

Modo Dia

Neste modo, cada coluna representa um trabalhador ou recurso distinto. Isto permite-lhe visualizar rapidamente o emprego de cada empregado ou objeto num determinado dia.

Principais caraterísticas:

  • Quando a Agendador passa para o modo“Dia”,é apresentada uma linha vermelha que indica o limite de tempo atual. O ícone do motivo da ausência (baixa por doença ou férias) é também apresentado ao lado do empregado.

  • A linha de tempo disposta verticalmente adapta-se ao formato 12h/24h (definido nas configurações da empresa).

  • O horário mostra apenas os empregados que têm acesso à localização atual e que têm a opção “Mostrar empregado na lista de executantes” activada nas configurações da função.

  • As Ordens de Serviço são colocadas nas faixas horárias apropriadas, o que lhe permite navegar rapidamente pelo horário.

Modo Semanal

O modo semanal permite-lhe visualizar o horário de um empregado ou recurso durante sete dias. É conveniente para planejar o trabalho de um especialista para uma semana de antecedência.

Principais caraterísticas:

  • Cada coluna representa um dia da semana distinto (de segunda a domingo).

  • O formato de visualização da semana tem em conta as configurações regionais.

  • Um empregado ou recurso específico é selecionado através do filtro apropriado no painel superior.

  • As Ordens de Serviço são colocadas de acordo com a hora a que estão programadas.

Modo Mês

Este modo fornece uma visão geral das Ordens de Serviço programadas para todo o mês. É útil para o planejamento do trabalho a longo prazo.

Principais caraterísticas:

  • É apresentado o calendário de um empregado ou recurso para todo o mês.

  • Todos os eventos são apresentados como blocos nas datas de calendário correspondentes.

  • Para ver informações detalhadas sobre uma determinada ordem de Serviço, pode clicar num evento para abrir o respectivo cartão.

  • A utilização de um código de cores para os diferentes tipos de Ordens de Serviço facilita a navegação no calendário mensal.

Modo de síntese semanal

O modo de síntese semanal permite-lhe ver o horário de todos os empregados ou recursos durante sete dias. É conveniente para planear o trabalho dos especialistas para uma semana de antecedência.

Principais caraterísticas:

  • Cada coluna representa um dia da semana distinto (de segunda a domingo).

  • O formato de apresentação da semana tem em conta as configurações regionais.

  • As Ordens de serviço são exibidas de acordo com o dia da semana e em frente ao empregado que é responsável pelo documento ou recurso.

Caraterísticas interativas do Agendador

Assim que criar uma ordem ou orçamento que tenha os campos Programador para, Duração e Executante/Recurso Responsável preenchidos, este aparecerá imediatamente no Agendador.

Para alterar a hora ou a data da gravação em todos os modos, basta arrastar a gravação para as localizações pretendidas. Também pode alterar a duração da gravação, ajustando o comprimento do bloco.

Além disso, pode navegar rapidamente entre modos:

  • Clicando no nome de um funcionário na linha de tempo ou no modo dia, muda para o modo semana para esse funcionário.

  • Se clicar numa data específica no modo semana, passa para o calendário desse dia.

Como é considerado o horário de trabalho?

O Agendador considera agora o horário de trabalho das Localizações e dos funcionários:

  • Se o horário dos funcionários não estiver definido, é apresentado o horário de trabalho das localizações.

  • Se o horário do funcionário se enquadrar no horário da localização (por exemplo, 10:00-17:00 com 9:00-18:00), o intervalo mantém-se para a localização - 9:00-18:00.

  • Se houver funcionários com um calendário diferente, o intervalo é alargado:

Por exemplo, uma localização está aberta das 9:00 às 18:00, mas há um funcionário com um horário das 6:00 às 15:00 → o Agendador mostrará 6:00 às 18:00.

  • Se a duração da ordem exceder as horas de serviço das localizações, o tempo restante é transferido para o dia seguinte.

Criar ordem de Agendador

Prima a hora pretendida na linha de tempo do especialista ou recurso. Isto abrirá uma ordem de Serviço com os campos Programado para e Atribuído ao técnico / Recurso já preenchidos.

Assim que criar uma ordem de Serviço no Horários de Trabalho, o sistema apresentá-la-á na Tabela de Ordens de Serviço.

Note-se que só é possível selecionar o tipo de ordem de serviço para o qual o tempo de registo e a duração estão definidos.

Configurações da ranhura do Horários de serviço

É possível alterar a apresentação das informações da ordem de Serviço na ranhura do Horários de Trabalho indo a Configurações.

Nas configurações pode escolher visualização das informações na ranhura da ordem de serviço (se necessário, pode acrescentar um novo campo, eliminar ou selecionar outras informações a visualizar).

Quando as configurações estiverem concluídas, clique no botão Guardar.

Cartão de encomenda

Quando se clica numa ranhura, abre-se o cartão de encomenda, que contém os seguintes dados: Número da encomenda, Tipo, Cliente, Dispositivos, Gestor e Montante da encomenda.

No cartão, é possível alterar o status da ordem selecionando o desejado.

Lembre-se: A lista de status de Ordens de Serviço contém apenas aqueles para os quais o funcionário atual pode transferir a ordem de Serviço a partir do status atual. Configure as suas regras de transferência de estado e as permissões dos funcionários na página Configurações > Estados > Ordens de Serviço.

Se passar o cursor sobre o nome do cliente, aparecerá uma janela com números de telefone de contacto, permitindo-lhe escolher uma forma conveniente de contactar o cliente.

Além disso, pode abrir o perfil do ativo clicando no nome do ativo.

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