Najpierw należy podłączyć i skonfigurować telefonię na stronie "Ustawienia > Integracje".
Pamiętaj, że przed skonfigurowaniem i podłączeniem integracji musisz mieć już konto w usłudze telefonii, z której planujesz korzystać.
Ważne: należy zachować ostrożność podczas korzystania z jednej usługi telefonii dla kilku systemów CRM. Nie wszystkie usługi telefonii mogą działać jednocześnie w 2 lub więcej systemach CRM.
Po podłączeniu telefonii dostępne są następujące możliwości.
Śledzenie wszystkich połączeń przychodzących i wychodzących
Przejdź do strony "Rozmowy", aby wyświetlić listę wszystkich połączeń.
Tabela połączeń wyświetla następujące informacje:
Data i godzina — data i godzina połączenia.
Rodzaj — rodzaj połączenia: wychodzące lub przychodzące.
Słuchawka — nazwa słuchawki, do której lub z której wykonano połączenie.
Klient — nazwa lub numer telefonu klienta. Jeśli klient nie znajduje się jeszcze w bazie danych, zostanie podpisany jako "Nieznany klient" (kliknij nazwę, aby utworzyć klienta, a następnie kontakt, zlecenie lub sprzedaż).
Czas trwania — czas trwania połączenia. Jeśli w tej kolumnie znajduje się myślnik, oznacza to, że połączenie nie miało miejsca (tj. klient nie odebrał połączenia lub zostało ono nieodebrane).
Zapisywanie rozmowy — nagranie rozmowy. Kliknij "Słuchać", aby otworzyć odtwarzacz na dole i rozpocząć odtwarzanie nagrania rozmowy. Tutaj możesz przewinąć rozmowę do tyłu, dostosować głośność, pobrać nagranie lub zatrzymać słuchanie.
Należy pamiętać, że niektóre usługi telefonii IP mogą pobierać opłaty za nagrywanie rozmów, co może spowodować, że nagrana rozmowa nie będzie dostępna w RemOnline.
Powyżej tabeli można sortować połączenia według następujących parametrów:
okres (data połączenia);
słuchawki (rekordy aktywnych lub usuniętych słuchawek);
filtrowanie według typu połączenia (Wszystkie, Przychodzące lub Wychodzące).
Ważne: jeśli masz skonfigurowaną telefonię i wyłączyłeś z nią integrację, słuchawki z tej telefonii będą wyświetlane jako aktywne. Musisz usunąć te słuchawki w oknie konfiguracji integracji, aby były wyświetlane jako usunięte.
Lepsza komunikacja z klientami
Podczas używania telefonii w RemOnline można wykonywać połączenia wychodzące, odbierać przychodzące i rejestrować nieodebrane połączenia.
Jak wykonać połączenie wychodzące do klienta?
Istnieje kilka sposobów nawiązania połączenia z klientem z RemOnline.
1 sposób. Przesuń kursor na nazwę lub numer telefonu klienta w tabeli zleceń, zgłoszeń lub rozmów i kliknij przycisk “Zadzwonić”. Jeśli masz kilka słuchawek, wybierz nazwę żądanej słuchawki.
2 sposób. W profilu klienta na karcie "Ogólne" kliknij ikonę obok numeru telefonu. Następnie kliknij przycisk "Zadzwonić" lub wybierz nazwę żądanej słuchawki (jeśli jest ich kilka).
Następnie RemOnline zainicjuje połączenie z podłączonego telefonu.
Jak odebrać połączenie przychodzące od klienta?
Podczas połączenia przychodzącego w prawym dolnym rogu wyświetlana jest karta połączenia przychodzącego.
Ważne: Aby pracownik mógł zobaczyć kartę połączenia przychodzącego, należy przyznać mu dostęp do słuchawki w ustawieniach integracji telefonii.
Przyjrzyjmy się bliżej możliwościom tej karty.
Połączenie przychodzące od istniejącego klienta:
informacje o tym, na której słuchawce odebrano połączenie;
imię i numer klienta (kliknięcie na imię spowoduje otwarcie profilu klienta);
numer ostatniego otwartego zgłoszenia i jego status (jeśli istnieje);
numer ostatniego zlecenia klienta, urządzenie klienta i status zlecenia (jeśli klient ma otwarte zlecenia);
suma do zapłaty za zlecenie (jeśli klient ma otwarte zlecenia);
przycisk "Wszystkie zlecenia" (po kliknięciu tego przycisku wszystkie zlecenia tego klienta zostaną wyświetlone na liście zleceń);
przycisk "+ Zgłoszenie" lub "+ Zlecenie" (po kliknięciu tego przycisku otworzy się okno tworzenia zgłoszenia lub zlecenia z już wypełnionymi informacjami o kliencie).
Połączenia dla istniejących klientów i zleceń są również zapisywane w profilu klienta w zakładce "Rozmowy" oraz w taśmę zdarzeń zleceń, gdzie można je odsłuchać i pobrać.
Należy pamiętać, że jeśli klient ma kilka zleceń w różnych statusach, połączenie zostanie zapisane dla ostatniego niezamkniętego zlecenia. Jeśli wszystkie zlecenia klienta mają status grupowy "Zamknięte pomyślnie" lub "Zamknięte niepomyślnie", połączenie zostanie zapisane tylko w profilu klienta i w raporcie ogólnym.
Połączenie przychodzące od nieznanego klienta:
informacje o tym, na której słuchawce odebrano połączenie;
przycisk "+ Klient" (jego kliknięcie spowoduje otwarcie okna tworzenia nowego klienta);
przycisk "+ Zgłoszenie" (jego kliknięcie spowoduje otwarcie okna tworzenia nowego zgłoszenia);
przycisk "+ Zlecenie" (jego kliknięcie spowoduje otwarcie okna tworzenia nowego zlecenia).
Należy pamiętać, że aby zapisać połączenie od nieznanego klienta w zamówieniu, należy kliknąć przycisk "+ Zlecenie", utworzyć zlecenie z klientem i zapisać je do momentu zakończenia połączenia. Jeśli klikniesz przycisk "+ Klient", połączenie zostanie zapisane tylko w profilu klienta i w raporcie na stronie "Rozmowy".
Zalecamy utworzenie prostego formularza zlecenia w celu jego szybkiego utworzenia. Przypominamy, że w każdej chwili można zmienić typ zlecenia i podać więcej informacji o urządzeniu i kliencie.
Automatyczne tworzenie zgłoszenia na nieodebrane połączenie
W RemOnline można skonfigurować automatyczne tworzenie zgłoszenia dla każdego nieodebranego połączenia.
Aby to zrobić, przejdź do strony "Ustawienia > Ogólne". W sekcji "Zgłoszenia" zaznacz pole wyboru "Automatyczne tworzenie leadu przy nieodebranym połączeniu".
W tym miejscu można natychmiast skonfigurować określony typ zgłoszenia i wybrać odpowiedzialnego menedżera. Następnie skonfiguruj alerty dla menedżerów zgłoszeń, aby pracownicy mogli szybko otrzymywać informacje o nieodebranych połączeniach i oddzwaniać do klientów.
W takim wniosku wypełnione zostaną następujące informacje:
Imię (jeśli klienta nie ma w Twojej bazie danych, w tym polu pojawi się napis "Nieznany klient");
Numer telefonu;
w polu Komentarz pojawi się informacja "Nieodebrane".
Aby utworzyć nowego klienta na podstawie zgłoszenia, kliknij znak "+" po prawej stronie w polu "Imię klienta". Wypełnij wszystkie wymagane informacje i zapisz zmiany.
Jak ograniczyć pracownikom dostęp do odsłuchiwania rozmów
Dostęp do odsłuchiwania rozmów można ograniczyć w ustawieniach roli pracownika.
Uprawnienie "Może widzieć rozmowy" w bloku "Zlecenia" odpowiada za możliwość odsłuchiwania rozmów w taśmie zdarzeń zleceń.
Uprawnienie "Może widzieć rozmowy" w bloku "Klienci" odpowiada za możliwość odsłuchiwania połączeń w profilu klienta w zakładce "Rozmowy".
Uprawnienie "Rozmowy" zapewnia dostęp do wszystkich rekordów połączeń na stronie "Rozmowy".
