Vous pouvez organiser le processus de location d'actifs aux clients dans RemOnline. Cet article décrit le flux de travail standard.
Configuration préalable
Étape 1. Créez et configurez les entrepôts d'actifs nécessaires sur la page Paramètres > Inventaire.
À l'aide de différents entrepôts d'actifs, vous pouvez gérer la logistique interne. Par exemple, vous pouvez avoir les entrepôts suivants :
Prêt à être loué. Un actif/équipement dans cet entrepôt est en état de fonctionnement et prêt à être loué.
Après location. L'actif/équipement vient d'être remboursé après avoir été loué et doit faire l'objet d'une vérification de sa commande, d'un nettoyage, etc.
En attente de réparation. Cet entrepôt peut être utile si votre entreprise répare ses propres équipements.
En outre, un entrepôt distinct est automatiquement créé pour chaque client et chaque employé. Cet entrepôt n'apparaît pas dans la liste générale mais peut être utilisé pour les transferts.
Étape 2. Configurez le transfert automatique des actifs par statut sur la page Paramètres > Statuts > Commandes.
Par exemple, au départ, le produit se trouve dans l'entrepôt « Prêt à être loué » de l'entreprise. Lorsque vous passez au statut « Louer », l'actif passe à l'entrepôt du client.
Ensuite, lorsque le statut « Fermé » est attribué à la commande, l'actif doit être transféré dans l'entrepôt « Après location ».
Une fois l'actif vérifié, la commande est terminée et l'actif est déplacé vers l'entrepôt « Prêt à être loué ».
Fermé ! Lors de la mise à jour du statut de cette commande, les gestionnaires doivent confirmer le transfert ou modifier l'entrepôt si nécessaire.
Important : pour que cette fonction fonctionne correctement, le droit « Peut transférer des actifs » doit être activé dans les Paramètres du rôle de l'employé.
Étape 3. Téléchargez vos appareils/équipements que vous planifiez de louer dans un entrepôt d'actifs.
Pour ce faire, accédez à la page Inventaire > Actifs et créez des actifs. Vous trouverez plus d'informations sur la façon d'ajouter de nouveaux actifs dans cet article.
Lors de la création d'actifs, veillez à ce que votre entreprise soit identifiée comme son propriétaire. Dans le champ système « Coût », vous pouvez spécifier le prix de revient de l'actif.
Création d'une commande de travail pour la location ou le leasing
1. Cliquez sur + Commande dans la page Commandes.
Sélectionnez le type de commande « Location ».
Ajoutez l'actif que vous souhaitez louer. Pour ce faire, inscrivez le numéro de série ou le nom de l'actif dans le champ « Numéro de série ».
Spécifiez le client qui loue l'actif.
Paramètres de la durée du service de location.
Important : Veillez à spécifier d'abord un actif, puis la personne qui le loue ! Si vous sélectionnez d'abord un client, vous ne pourrez pas voir les actifs appartenant à votre entreprise lorsque vous sélectionnerez un actif à louer (seuls les actifs appartenant à ce client seront affichés).
Saisissez des informations supplémentaires (notez que vous pouvez personnaliser la fiche de commande et modifier l'ordre des champs, en ajouter de nouveaux ou supprimer ceux qui sont inutiles).
Dans le champ "Date d'échéance », vous pouvez saisir la date et l'heure de la fin de la location. Si votre employé ne met pas la commande au statut « Prêt » à cette date (c'est-à-dire si le client ne rembourse pas l'actif à temps), le tableau indiquera le retard.
Si nécessaire, indiquez la montante du prépaiement (dépôt) et les employés responsables.
Sélectionnez le document à imprimer et cliquez sur Créer ou Créer et ouvrir. Si le client a effectué un prépaiement, vous devrez sélectionner une caisse pour enregistrer le paiement.
Fermé ! La commande a été créée avec succès et s'affiche dans le tableau et dans le Calendrier.
Traitement et terminaison des commandes de travail pour les locations et les baux
Ouvrez la commande créée et ajoutez un service dans la quantité nécessaire dans le champ Travail, service ou produit.
Lorsque vous changez le statut de la commande, l'actif est transféré dans les entrepôts d'actifs déjà configurés. Ainsi, vous pouvez toujours voir quels actifs sont loués par quels clients, lesquels sont vérifiés après la location et lesquels sont prêts à être loués.
Pour en savoir plus sur la façon de terminer une commande et d'accepter le paiement du client, ainsi que sur la façon de garder une trace des services annulés dans RemOnline, cliquez ici.