Accédez à la page Paramètres > Intégrations et terminez la configuration de la téléphonie VoIP.
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Veuillez noter qu'avant de configurer et d'activer l'intégration, vous devez déjà disposer d'un compte utilisateur pour un VoIP que vous allez utiliser.
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Remarque : soyez prudent lorsque vous utilisez le même VoIP avec plusieurs CRM. Tous les VoIP ne fonctionnent pas correctement avec plusieurs systèmes à la fois.
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Lorsqu'elle est configurée correctement, la téléphonie VoIP peut offrir les avantages suivants.
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Allez sur la page Appels, consultez un registre d'appels complet avec toutes les conversations entrantes / sortantes de votre entreprise.
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Le tableau des appels comporte les éléments suivants
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Date et heure avec la date et l'heure de chaque appel.
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Type indique le type d'appel, il peut être soit entrant, soit sortant.
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Appareil indique le titre de l'appareil utilisé pour prendre/effectuer un appel.
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Client affiche le nom du client avec le numéro de téléphone mobile correspondant. S'il n'y a pas de correspondance, il sera étiqueté comme « Client inconnu ». Cliquez sur le nom pour enregistrer un client dans votre base et créer ensuite un nouveau prospect, une nouvelle commande ou une nouvelle vente.
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Durée indique la durée de l'appel. Les appels rejetés ou manqués sont marqués d'un tiret.
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Enregistrement de la conversation contient les enregistrements des appels. Appuyez sur Écouter pour lancer la lecture de la conversation enregistrée. Vous pouvez revenir en arrière, régler le volume, télécharger les enregistrements d'appels ou arrêter l'écoute.
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Note : Les enregistrements d'appels peuvent être indisponibles dans RemOnline parce que certains fournisseurs de VoIP proposent l'enregistrement des appels comme un service séparé payant.
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L'appel permet de filtrer par :

Remarque : Les appareils d'une téléphonie configurée seront toujours affichés comme actifs, même si votre intégration est désactivée. Allez dans la configuration de l'intégration VoIP et supprimez les appareils, ils s'afficheront alors comme inactifs.
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L'intégration de RemOnline avec un service VoIP vous permet de passer des appels sortants, de recevoir des appels entrants et d'enregistrer les appels manqués.
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Il y a plusieurs options pour appeler un client depuis RemOnline.
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Option 1. Survolez le nom ou le numéro de téléphone du client dans le tableau des commandes, des prospects ou des appels et cliquez sur le bouton Appel. Si vous disposez de plusieurs appareils, sélectionnez celui dont vous avez besoin.
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Option 2. Dans l'onglet Général du profil d'un client, cliquez sur l'icône à côté du numéro de téléphone. Cliquez sur le bouton Appel ou sélectionnez un appareil (si vous en avez plusieurs).
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Une fois cette opération effectuée, RemOnline lancera un appel à partir du service VoIP connecté.
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À la réception d'un appel entrant, une carte d'appel entrant apparaît dans le coin inférieur droit.
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Remarque : Pour qu'un employé puisse voir la carte d'appel entrant, vous devez lui donner accès à l'appareil dans les paramètres d'intégration VoIP.
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Ci-dessous, nous allons passer rapidement en revue la carte d'appel et ses fonctions de base dans RemOnline.
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Les appels liés aux clients et aux commandes existants sont également enregistrés dans le profil du client sous l'onglet Appels et dans le flux d'événements de la commande, où ils peuvent être écoutés et téléchargés.
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Remarque : Lorsqu'un même client a plusieurs commandes de travail avec des statuts différents, l'enregistrement de l'appel sera attaché à la dernière commande de travail non exécutée. Lorsque toutes les commandes de travail d'un même client sont terminées (groupes de statuts Fermé ou Déposé), l'enregistrement de l'appel ne sera disponible qu'à partir du profil du client et sur la page Appels.
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Enregistrer un enregistrement d'appel avec un client inconnu lié directement à une commande de travail correspondante, appuyez sur + Commande, puis créez une nouvelle commande de travail et enregistrez le profil du client avant la fin de l'appel actif. Vous pouvez opter pour + Client, l'enregistrement de l'appel ne sera alors disponible qu'à partir du profil du client et sur la page Appels.
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Nous vous recommandons de configurer une fiche de commande simple pour créer rapidement des commandes de travail. N'oubliez pas : vous pouvez changer le type de commande de travail à tout moment et remplir plus d'informations sur l'appareil et le client.
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RemOnline crée automatiquement un prospect pour chaque appel manqué.
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Allez dans les Paramètres > Général, puis cochez la case « Créer automatiquement un prospect pour un appel entrant manqué ».
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Vous pouvez immédiatement configurer un type de prospect spécifique et sélectionner un gestionnaire responsable. Vous pouvez également configurer des alertes d'appels manqués pour que les gestionnaires rappellent les clients.
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Chaque prospect généré lors d'un appel manqué saisira les données de vente comme suit :

Appuyez sur « + » dans le coin droit du champ Nom du client pour créer un nouveau client.
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Vous pouvez limiter l'accès aux enregistrements d'appels dans les paramètres du rôle de l'employé.
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L'option Peut voir les appels dans le bloc Commandes de travail permet d'accéder aux enregistrements d'appels dans le flux d'événements de la commande de travail.
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L'option Peut voir les appels dans le bloc Clients permet d'accéder aux enregistrements d'appels dans le profil du client sur l'onglet Appels.
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Le bloc Appels permet d'accéder à tous les enregistrements d'appels sur la page Appels.