Sur la page Paramètres > Général > Tâches, vous pouvez configurer la création automatique de tâches pour chaque appel manqué.
Note: Pour que cette fonctionnalité fonctionne correctement, vous devez connecter et configurer l'un des services VoIP sur la page Paramètres > Intégrations.
Comment créer automatiquement des tâches pour chaque appel manqué ?
1. Activez la case à cocher Créer automatiquement une tâche pour un appel entrant manqué.
2. Attribuez un employé responsable.
Sélectionnez plusieurs employés en cliquant sur + Ajouter un employé si nécessaire. Si vous avez indiqué plusieurs employés, vous pouvez sélectionner un type de tâche :
Une tâche pour tous sera créée pour tous les employés spécifiés. Une fois que l'un d'entre eux l'a accomplie, la tâche disparaît des listes des autres employés et reste affectée à celui qui l'a accomplie.
Une tâche pour chacun sera créée pour chacun des employés spécifiés.
3. Paramètres de la date d'échéance de la tâche. Cliquez sur le champ correspondant et sélectionnez le nombre de jours, d'heures ou de minutes à ajouter à l'heure actuelle de création de la tâche.
Par exemple, vous avez défini la valeur à 2 heures et vous avez manqué un appel le 19/06/2023 à 13 heures. L'échéance de cette tâche sera fixée au 19/06/2023 à 15 heures.
4. Paramètres de connexion de la tâche avec les commandes de travail et les prospects.
Créer une tâche dans une commande si le client a une commande en cours - les clients sont recherchés par numéro de téléphone (si vous avez plusieurs clients avec le même numéro de téléphone, c'est celui qui a été créé le plus tard qui est retenu). Supposons qu'un tel client ait des commandes de travail ouvertes (dans le statut de n'importe quel groupe sauf « Terminé / Déposé »). Dans ce cas, la tâche créée sera automatiquement liée à cette commande. S'il y a plusieurs commandes de travail, c'est celle qui a été créée le plus tard qui est prise en compte.
Créer une tâche dans un prospect si le client a un prospect ouvert - les clients sont recherchés par numéro de téléphone (si vous avez plusieurs clients avec le même numéro de téléphone, celui qui a été créé plus tard que tous les autres est pris). Si un tel client a des prospects ouverts (dans le statut de n'importe quel groupe sauf « Gagné / Perdu »), la tâche créée sera automatiquement connectée à ce prospect. S'il y a plusieurs prospects, c'est celui qui a été créé le plus tard qui est retenu.
La tâche sera créée sans connexion si vous ne trouvez pas de client, de commandes de travail ouvertes ou de prospects.
Veillez à cliquer sur Enregistrer pour appliquer les paramètres.
C'est Fermé ! Une tâche « Appel manqué » sera automatiquement créée dans RemOnline après chaque appel manqué. La date d'échéance et le destinataire de cette tâche seront les mêmes que ceux que vous avez spécifiés dans les Paramètres. L'auteur d'une telle tâche sera l'assigné que vous avez défini en premier dans la liste.