Створення замовлення на сторінці “Замовлення”

Крок 1. Перейдіть на сторінку “Замовлення” та натисніть кнопку “+ Замовлення”.

При

При створенні замовлення йому присвоюється унікальний ідентифікатор (QR-код або штрихкод), за допомогою якого можна здійснювати швидкий пошук. QR-код та штрихкод можна відображати у шаблонах друкованих документів за допомогою змінних {QR Code} та {Barcode} відповідно. Потім ви зможете сканувати QR-код за допомогою мобільного додатку RemOnline Замовлення, а штрихкод за допомогою сканера у веб-версії. В обох випадках одразу буде відкрито конкретне замовлення.

Крок 2. Заповніть необхідну інформацію у замовленні.

Тип замовлення — поле, за допомогою якого можна налаштувати та використовувати різні форми замовлення.

Наприклад, у типі замовлення “Прийнято в СЦ” буде поле “Орієнтовна ціна”, водночас у типі замовлення “Гарантійне” це поле не потрібне. Докладніше про налаштування форми замовлення за посиланням. Також за допомогою різних типів замовлень можна призначати різні правила розрахунку зарплати працівникам.

Наприклад, при звичайному ремонті співробітник отримує певний відсоток від роботи, а при гарантійному ремонті в нього має бути інший розрахунок.

Докладніше про налаштування зарплати працівникам за посиланням.

За початковими налаштуваннями система налаштована так, що наступне замовлення буде з таким же типом як у останнього створеного. За потреби, для кожної локації можна налаштувати створення замовлень з певним типом, “Запам'ятовувати останній” або залишити “Не задано”, щоб завжди вибирати потрібний тип. Налаштування здійснюється у вікні редагування локації.

Щоб кожен тип замовлення мав свій бізнес-процес, ви можете налаштувати різні початкові статуси. Попередньо можна налаштувати правила переходу статусів та створити свої ланцюжки статусів, і таким чином створити для кожного типу замовлення свій шлях.

Зверніть увагу, що цей блок може називатися по-різному (Транспортний засіб, Пристрій, Техніка, Інструмент, Обладнання, Взуття, Тварина) залежно від обраної сфери діяльності під час реєстрації.

У цьому блоці вказується інформація про пристрій, техніку, автомобіль або будь-яку іншу власність клієнта. Виріб прив'язується до клієнта, і ви зможете бачити всю історію замовлень з конкретного пристрою.

За початковими налаштуваннями вже є перелік певних системних полів із форми виробу, але ви можете налаштувати цю форму та її відображення у замовленні, докладніше у цій статті.

Для створення нового виробу клієнта заповніть обов'язкове поле “Серійний номер / IMEI / VIN” та натисніть кнопку “+”, щоб відкрити вікно створення нового виробу. Або продовжіть далі заповнювати поля та виріб буде створено автоматично після створення замовлення.

Зверніть увагу, якщо виріб з якоїсь причини не має серійного номера або його неможливо визначити, ви можете згенерувати унікальний серійний номер. Для цього натисніть кнопку “Згенерувати”.

Шаблон серійного номера виробу можна налаштувати, докладніше у цій статті.

Для складового поля “Група-Бренд-Модель-Модифікація” прив'язаний багаторівневий довідник виробів.

Тобто ви можете налаштувати послідовний довідник, наприклад, при виборі групи “Смартфони” у наступному рівні “Бренд” відображатимуться лише ті елементи, які відповідають смартфонам (тобто вищого рівня). Далі вибираємо бренд “Apple” і бачимо, що в наступному рівні “Модель” відображаються виключно моделі смартфонів Apple.

Важливо: якщо у такого виробу вже є клієнт, картка клієнта автоматично підтягнеться у замовлення.

Можна зробити навпаки. Спочатку вказати клієнта, і якщо такий клієнт вже має створені вироби, тоді в полі “Серійний номер / IMEI / VIN” з'явиться можливість вибрати необхідний виріб.

Зверніть увагу, що при такому порядку оформлення замовлення може виникати помилка “Повторювані серійні номери”. Наприклад, у виробу змінився власник або виріб належить одному клієнту, а приніс його інший клієнт. Докладніше про те, як уникнути помилок у цій статті.

Якщо у вас увімкнені інтеграції VIN LookUp, IMEI LookUp та Пошук авто за держ. номером, система автоматично заповнюватиме поля “Група”, “Бренд”, “Модель”, “Модифікація” тощо. Кількість заповнених полів залежить від налаштувань та можливостей кожної інтеграції.

Важливо: ці інтеграції доступні з тарифу “Стартап” і вище.

У блоці Клієнт можна вказати або знайти клієнта. Пошук клієнта відбувається за іменем, номером телефону чи номером дисконтної карти.

Якщо клієнт новий, RemOnline запропонує одразу додати його до вашої бази. Для цього потрібно натиснути кнопку “+ Клієнт” або “+” та заповнити інформацію про клієнта, після чого картка автоматично підтягнеться у замовлення.

Якщо клієнт вже звертався до вас і є у вашій базі клієнтів, виберіть його зі списку та інформація про нього автоматично підтягнеться у замовлення.

Важливо: щоб у цьому полі відбувався автопідбір клієнтів з бази та співробітники не створювали дублі, необхідно увімкнути в блоці “Клієнти” право “Може бачити покупців” у налаштуваннях ролі співробітника.

Якщо у вас є звернення від клієнта з таким же номером телефону, RemOnline покаже повідомлення з пропозицією зв'язати їх. Пов'язане звернення автоматично перейде у статус “Успішне замовлення” після створення замовлення. Якщо у вас створено декілька статусів звернень, в яких зазначено дію “Створити замовлення”, то ви зможете обрати в який саме статус перевести звернення.

Важливо: ви можете зв'язати замовлення зі зверненням лише під час створення замовлення.

У полі “Платник” ви можете обрати платника замовлення.

Якщо залишити це поле порожнім, то платником залишиться клієнт, якого ви вказали вище.

Якщо ви оберете платником іншу людину, тоді сума замовлення буде враховуватись у балансі платника. Тобто з цього моменту для клієнта сума замовлення буде дорівнювати 0 (нулю). Це буде відображено у віджеті “Статус замовлення”.

Важливо: системне поле “Платник” додається у форму замовлення окремо для кожного типу замовлення на сторінці “Налаштування > Редактор форм > Замовлення”. Ця можливість доступна з тарифу “Бізнес” та вище.

Рекламна кампанія — у цьому полі вказується рекламна кампанія для цього замовлення. Оскільки один і той же клієнт може звертатися до вас щоразу з нових джерел. При цьому у картці клієнта зафіксовано саме “перший контакт” з вашою компанією. За допомогою цієї інформації ви можете відслідкувати, яка реклама краще працює.

Усі рекламні кампанії налаштовуються на сторінці “Налаштування > Маркетинг”. Докладніше про роботу рекламних кампаній за посиланням.

Нотатки приймача / менеджера – у цьому системному полі співробітник може вказати важливу інформацію по замовленню.

Орієнтовна ціна — у цьому системному полі ви можете вказати орієнтовну вартість замовлення для подальшого відображення в друкованих документах.

Зверніть увагу, що це поле не є передоплатою.

Терміново – системний чекбокс. При встановленні галочки у цьому чекбоксі замовлення потрапляє в бейдж “Термінові”, а у таблиці замовлень з'являється відповідний індикатор.

Дата готовності – системне поле. Це дата, до якої замовлення має бути виконане. У разі потреби дату готовності завжди можна змінити в самому замовленні, якщо в налаштуваннях ролі співробітника увімкнено право “Може редагувати поля “Інформація про замовлення”.

Після закінчення терміну дати готовності замовлення автоматично потрапляють у бейдж “Прострочені”. У таблиці у колонці “Кінцевий термін” іконка простроченого замовлення (заштрихований циферблат) стає кольоровою та відображається час прострочення.

Ви можете додати свої поля користувача у формі замовлення, які будуть відображатися в цьому блоці. Докладніше про налаштування форми замовлення за посиланням.

На сторінці “Налаштування > Довідники користувача” ви можете створювати нові довідники для полів користувача або редагувати та доповнювати довідники для системних полів у формі замовлення.

Передоплата — це системне поле, яке не можна видалити. Тут ви можете вказати суму, яку вносить клієнт на момент створення замовлення. Після цього RemOnline запросить вказати касу, до якої потрібно внести платіж. Потім ця оплата відображатиметься у замовленні на вкладці “Платежі”.

Зверніть увагу, що після створення замовлення поле “Передоплата” недоступне для редагування.

Менеджер — системне поле для призначення відповідального менеджера у замовленні. Співробітника, зазначеного в цьому полі, можна відображати в друкованих документах, налаштувати для нього систему повідомлень, а також налаштувати розрахунок зарплати.

Відповідальний виконавець – системне поле для призначення відповідального виконавця у замовленні. Співробітника, зазначеного в цьому полі, можна відображати в друкованих документах налаштувати для нього систему повідомлень, а також налаштувати розрахунок зарплати.

Крок 3. Налаштуйте автоматичний друк документів під час створення замовлення.

Для цього у нижньому правому куті натисніть кнопку принтера та оберіть галочкою потрібний документ. У шаблоні документа автоматично підтягнуться дані, які ви заповнили, за допомогою змінних. Докладніше про значення змінних у шаблонах документів за посиланням.

Крок 4. Під час створення замовлення на вкладці “Послуги та товари” можна одразу додати товари та роботи. Це стане в нагоді, якщо ви хочете зробити попередній розрахунок, або якщо ви узгоджуєте замовлення ще до його створення. У випадку, якщо послуги та запчастини додаються пізніше, наприклад після діагностики, то ви зможете це зробити і після створення замовлення. Більше інформації про те, як додати послуги та товари у замовлення у цій статті.

Також під час створення замовлення у вас є можливість одразу створити завдання, додати фото, файл або коментар у стрічку подій. Більше інформації про стрічку подій замовлення у цій статті.

Крок 5. Натисніть кнопку “Створити”, щоб створене замовлення закрилося і відображалось у таблиці замовлень. Натисніть кнопку “Створити та відкрити”, щоб продовжити роботу у створеному замовленні.

Зверніть увагу, що натиснувши кнопку “Закрити” у правому верхньому куті, замовлення закриється та не збережеться!

Якщо клієнт приніс одразу декілька виробів, ви можете натиснути кнопку “Створити і прийняти ще”. Після цього поточне замовлення буде створено і відразу відкриється вікно для створення нового замовлення з вже заповненою інформацією по клієнту, типу замовлення та платником.

Готово! Замовлення створено та відображається у списку замовлень. Якщо ви створюєте замовлення за попереднім записом клієнтів, рекомендуємо використовувати “Планувальник замовлень”.

Про інші способи створення замовлення можна дізнатись у цій статті.