Розрахунок — це попередній стан замовлення або комерційна пропозиція. Завдяки розрахунку ви можете надати клієнту інформацію про вартість майбутнього замовлення, включно з товарами та матеріалами. Але ці товари не будуть списані зі складу, отже у вас буде порядок зі складським обліком.
Важливо: якщо ви хочете використовувати розрахунки, вам потрібно увімкнути галочку “Може додавати товари без списання” на сторінці “Налаштування > Співробітники > Ролі”.
Для створення розрахунку (або комерційної пропозиції) вручну слід виконати такі кроки.
Крок 1. Перейдіть на сторінку “Замовлення”, натисніть кнопку “+ Розрахунок” і оберіть потрібний тип замовлення.
Тип замовлення — поле, за допомогою якого можна налаштувати і використовувати різні форми замовлень/розрахунків.
Через те що розрахунок є попереднім станом замовлення, ви можете використовувати однакові типи як для розрахунків, так і для замовлень. За потреби ви можете створити окремі типи для розрахунків та налаштувати для них власні форми. Докладніше про створення та налаштування типів замовлень/розрахунків у цій статті.
Крок 2. Заповніть всю потрібну інформацію про клієнта, виріб тощо.
Заповнення інформації у розрахунку відбувається так само як і під час створення замовлення, тому що потім розрахунок перетворюється у замовлення. Єдина відмінність полягає в тому, що ви не зможете створювати платежі по розрахунку.
Блок “Виріб”
Зверніть увагу, що цей блок може називатися по-різному (Транспортний засіб, Пристрій, Техніка, Інструмент, Обладнання, Взуття, Тварина) або бути відсутнім залежно від обраної сфери діяльності під час реєстрації.
У цьому блоці вказується інформація про пристрій, техніку, автомобіль або будь-яку іншу власність клієнта. Виріб прив'язується до клієнта, і ви зможете бачити всю історію замовлень з конкретного пристрою.
За базовими налаштуваннями вже є перелік певних системних полів із форми виробу, але ви можете налаштувати цю форму та її відображення у замовленні, докладніше у цій статті.
Для створення нового виробу клієнта заповніть обов'язкове поле “Серійний номер / IMEI / VIN” та натисніть кнопку “+”, щоб відкрити вікно створення нового виробу. Або продовжіть далі заповнювати поля та виріб буде створено автоматично після створення розрахунку.
Зверніть увагу, якщо виріб з якоїсь причини не має серійного номера або його неможливо визначити, ви можете згенерувати унікальний серійний номер. Для цього натисніть кнопку “Згенерувати”.
Шаблон серійного номера виробу можна налаштувати, докладніше у цій статті.
Для складового поля “Група-Бренд-Модель-Модифікація” прив'язаний багаторівневий довідник виробів.
Тобто ви можете налаштувати послідовний довідник.
Наприклад, при виборі групи “Смартфони” у наступному рівні “Бренд” відображатимуться лише ті елементи, які відповідають смартфонам (тобто вищого рівня). Далі вибираємо бренд “Apple” і бачимо, що в наступному рівні “Модель” відображаються виключно моделі смартфонів Apple.
Важливо: якщо у такого виробу вже є клієнт, картка клієнта автоматично підтягнеться у розрахунок.
Можна зробити навпаки. Спочатку вказати клієнта, і якщо такий клієнт вже має створені вироби, тоді в полі “Серійний номер / IMEI / VIN” з'явиться можливість вибрати необхідний виріб.
Зверніть увагу, що при такому порядку оформлення розрахунку може виникати помилка “Повторювані серійні номери”. Наприклад, у виробу змінився власник або виріб належить одному клієнту, а приніс його інший клієнт. Докладніше про те, як уникнути помилок у цій статті.
Автозаповнення полів
Якщо у вас увімкнені інтеграції VIN LookUp, IMEI LookUp та Пошук авто за держ. номером, система автоматично заповнюватиме поля “Група”, “Бренд”, “Модель”, “Модифікація” тощо. Кількість заповнених полів залежить від налаштувань та можливостей кожної інтеграції.
Важливо: ці інтеграції доступні з тарифу “Стартап” і вище.
Блок “Клієнт”
Ім’я клієнта — обов’язкове поле для заповнення, в якому потрібно вказати клієнта.
Якщо клієнт новий, RemOnline запропонує одразу додати його до вашої бази. Для цього потрібно натиснути кнопку “+ Клієнт” або “+” та заповнити інформацію про клієнта, після чого картка автоматично підтягнеться у замовлення.
Також є можливість заповнити інформацію прямо у розрахунку, при цьому клієнт буде автоматично доданий до вашої бази.
Якщо клієнт вже звертався до вас і є у вашій базі клієнтів, виберіть його зі списку та інформація про нього автоматично підтягнеться у розрахунок.
Важливо: щоб у цьому полі відбувався автопідбір клієнтів з бази та співробітники не створювали дублі, необхідно увімкнути право “Може бачити покупців” у налаштуваннях ролі співробітника.
Телефон — поле для заповнення телефону клієнта.
Якщо у вас є звернення від клієнта з таким же номером телефону, RemOnline покаже повідомлення з пропозицією зв'язати їх. Пов'язане звернення автоматично перейде у статус “Успішне замовлення” після створення розрахунку. Якщо у вас створено декілька статусів звернень, в яких зазначено дію “Створити замовлення”, то ви зможете обрати в який саме статус перевести звернення.
Важливо: ви можете зв'язати розрахунок зі зверненням лише під час створення розрахунку.
Блок “Платник”
У полі “Платник” ви можете обрати платника.
Якщо залишити це поле порожнім, то платником залишиться клієнт, якого ви вказали вище.
Якщо ви оберете платником іншу людину, тоді сума майбутнього замовлення буде враховуватись у балансі платника. Тобто для клієнта сума замовлення буде дорівнювати 0 (нулю). Це буде відображено у віджеті “Статус замовлення”.
Важливо: системне поле “Платник” додається у форму розрахунку/замовлення окремо для кожного типу на сторінці “Налаштування > Редактор форм > Замовлення”. Ця можливість доступна з тарифу “Бізнес” та вище.
Блок “Додаткова інформація”
Рекламна кампанія — у цьому полі вказується рекламна кампанія для цього розрахунку.
Усі рекламні кампанії налаштовуються на сторінці “Налаштування > Маркетинг”. Докладніше про роботу рекламних кампаній за посиланням.
Нотатки приймача / менеджера – у цьому системному полі співробітник може вказати важливу інформацію про розрахунок.
Орієнтовна ціна — у цьому системному полі ви можете вказати орієнтовну вартість розрахунку для подальшого відображення в друкованих документах.
Терміново – системний чекбокс. При встановленні галочки у цьому чекбоксі розрахунок потрапляє в бейдж “Термінові”, а у таблиці з'являється відповідний індикатор.
Дата готовності – системне поле. Це дата, до якої розрахунок має перейти у статус “Прийнято”.
Менеджер — системне поле для призначення відповідального менеджера у розрахунку. Співробітника, зазначеного в цьому полі, можна відображати в друкованих документах.
Відповідальний виконавець – системне поле для призначення відповідального виконавця у розрахунку. Співробітника, зазначеного в цьому полі, можна відображати в друкованих документах.
Крок 3. Налаштуйте автоматичний друк документів під час створення розрахунку.
Для цього у нижньому правому куті натисніть кнопку принтера та оберіть галочкою потрібний документ. У шаблоні документа автоматично підтягнуться дані, які ви заповнили, за допомогою змінних. Докладніше про значення змінних у шаблонах документів для розрахунків та замовлень за посиланням.
Додавання товарів та послуг
Крок 4. Під час створення розрахунку на вкладці “Послуги та товари” можна одразу додати товари та роботи. У випадку, якщо послуги та запчастини додаються пізніше, то ви зможете це зробити та після створення розрахунку. Більше інформації про те, як додати послуги та товари у розрахунок чи замовлення у цій статті.
Зверніть увагу, що всі товари, які ви додаєте у розрахунок не списуються зі складу. Списання товарів можливе після того, як ви переведете розрахунок у замовлення.
Також під час створення розрахунку у вас є можливість одразу створити завдання, додати фото, файл або коментар у стрічку подій. Більше інформації про стрічку подій розрахунку у цій статті.
Зверніть увагу, що стрічка подій для розрахунку та замовлення є наскрізною. Тобто всі події, які були зроблені під час розрахунку, будуть перенесені у стрічку подій замовлення.
Крок 5. Натисніть кнопку “Створити”, щоб створений розрахунок закрився і відображався у таблиці. Натисніть кнопку “Створити та відкрити”, щоб продовжити роботу у створеному розрахунку.
Зверніть увагу, що натиснувши кнопку “Закрити” у правому верхньому куті, розрахунок закриється та не збережеться!
Якщо вам потрібно створити декілька розрахунків для клієнта, ви можете натиснути кнопку “Створити і прийняти ще”. Після цього поточний розрахунок буде створено і відразу відкриється вікно для створення нового розрахунку з вже заповненою інформацією по клієнту.
Готово! Розрахунок створений та відображається у загальній таблиці. Більше інформації про те, як працювати з розрахунками, ви можете знайти в цьому розділі Бази Знань.