Кошторис — це попередній стан замовлення або комерційна пропозиція. Завдяки кошторисам ви можете надати клієнту інформацію про вартість майбутнього замовлення, включно з товарами та матеріалами. Але ці товари не будуть списані зі складу, отже у вас буде порядок зі складським обліком.

Важливо: якщо ви хочете використовувати кошториси, вам потрібно увімкнути галочку “Може додавати товари без списання” на сторінці “Налаштування > Співробітники > Ролі”.

Щоб створити кошторис (або комерційну пропозицію) вручну, слід виконати такі кроки:

Крок 1. Перейдіть на сторінку “Замовлення”, натисніть кнопку “+ Кошторис” і оберіть потрібний тип замовлення.

Тип замовлення — поле, за допомогою якого можна налаштувати і використовувати різні форми замовлень/кошторисів.

Через те що кошторис є попереднім станом замовлення, ви можете використовувати однакові типи як для кошторисів, так і для замовлень. За потреби ви можете створити окремі типи для кошторисів та налаштувати для них власні форми. Докладніше про створення та налаштування типів замовлень/кошторисів у цій статті.

Заповніть наступні поля:

Менеджер — поле для призначення відповідального менеджера у кошторисі. Співробітника, зазначеного в цьому полі, можна відображати в друкованих документах.

Відповідальний виконавець – поле для призначення відповідального виконавця у кошторисі. Співробітника, зазначеного в цьому полі, можна відображати в друкованих документах.

Крок 2. Заповніть всю потрібну інформацію про клієнта, виріб тощо.

Заповнення інформації у кошторисі відбувається так само як і під час створення замовлення, тому що потім кошторис перетворюється у замовлення. Єдина відмінність полягає в тому, що ви не зможете створювати платежі по кошторису.

У цьому блоці вказується інформація про пристрій, техніку, автомобіль або будь-яку іншу власність клієнта. Виріб прив'язується до клієнта, і ви зможете бачити всю історію замовлень з конкретного пристрою.

За базовими налаштуваннями вже є перелік певних системних полів із форми виробу, але ви можете налаштувати цю форму та її відображення у замовленні, докладніше у цій статті.

Для створення нового виробу клієнта заповніть обов'язкове поле “Серійний номер / IMEI / VIN” та натисніть кнопку “+”, щоб відкрити вікно створення нового виробу. Або продовжіть далі заповнювати поля та виріб буде створено автоматично після створення кошторису.

Зверніть увагу, якщо виріб з якоїсь причини не має серійного номера або його неможливо визначити, ви можете згенерувати унікальний серійний номер. Для цього натисніть кнопку “Згенерувати”.

Шаблон серійного номера виробу можна налаштувати, докладніше у цій статті.

Для складового поля “Група-Бренд-Модель-Модифікація” прив'язаний багаторівневий довідник виробів.

Тобто ви можете налаштувати послідовний довідник.

Наприклад, при виборі групи “Смартфони” у наступному рівні “Бренд” відображатимуться лише ті елементи, які відповідають смартфонам (тобто вищого рівня). Далі вибираємо бренд “Apple” і бачимо, що в наступному рівні “Модель” відображаються виключно моделі смартфонів Apple.

Важливо: якщо у такого виробу вже є клієнт, картка клієнта автоматично підтягнеться у кошторис.

Можна зробити навпаки. Спочатку вказати клієнта, і якщо такий клієнт вже має створені вироби, тоді в полі “Серійний номер / IMEI / VIN” з'явиться можливість вибрати необхідний виріб.

Зверніть увагу, що при такому порядку оформлення кошторису може виникати помилка “Повторювані серійні номери”. Наприклад, у виробу змінився власник або виріб належить одному клієнту, а приніс його інший клієнт. Докладніше про те, як уникнути помилок у цій статті.

Якщо у вас увімкнені інтеграції VIN LookUp, IMEI LookUp та Пошук авто за держ. номером, система автоматично заповнюватиме поля “Група”, “Бренд”, “Модель”, “Модифікація” тощо. Кількість заповнених полів залежить від налаштувань та можливостей кожної інтеграції.

Ім’я клієнта — обов’язкове поле для заповнення, в якому потрібно вказати клієнта.

Ви можете шукати серед усіх контактів, лише людей або лише організацій.

Якщо у полі “Платник” ви вже вказали організацію, то спершу у полі “Клієнт” вам відображатимуться люди з цієї організації.

Якщо клієнт новий, RemOnline запропонує одразу додати його до вашої бази. Для цього потрібно натиснути кнопку “+ Клієнт” або “+” та заповнити інформацію про клієнта, після чого картка автоматично підтягнеться у замовлення.

Також є можливість заповнити інформацію прямо у кошторисі, при цьому клієнт буде автоматично доданий до вашої бази.

Якщо клієнт вже звертався до вас і є у вашій базі клієнтів, виберіть його зі списку та інформація про нього автоматично підтягнеться у кошторис.

Важливо: щоб у цьому полі відбувався автопідбір клієнтів з бази та співробітники не створювали дублі, необхідно увімкнути право “Може бачити покупців” у налаштуваннях ролі співробітника.

Телефон — поле для заповнення телефону клієнта.

Якщо у вас є звернення від клієнта з таким же номером телефону, RemOnline покаже повідомлення з пропозицією зв'язати їх. Пов'язане звернення автоматично перейде у статус “Успішне замовлення” після створення кошторису. Якщо у вас створено декілька статусів звернень, в яких зазначено дію “Створити замовлення”, то ви зможете обрати в який саме статус перевести звернення.

Важливо: ви можете зв'язати кошторис зі зверненням лише під час створення кошторису.

У полі “Платник” ви можете обрати платника.

Якщо у вас вже вказаний клієнт, то спершу у полі “Платник” вам відображатиметься організація вказана у цього контакта.

Якщо залишити це поле порожнім, то платником залишиться клієнт, якого ви вказали вище.

Якщо ви оберете платником іншу людину, тоді сума майбутнього замовлення буде враховуватись у балансі платника. Тобто для клієнта сума замовлення буде дорівнювати 0 (нулю). Це буде відображено у віджеті “Статус замовлення”.

Важливо: системне поле “Платник” додається у форму кошторису/замовлення окремо для кожного типу на сторінці “Налаштування > Редактор форм > Замовлення”. Ця можливість доступна з тарифу “Бізнес” та вище.

Рекламна кампанія — у цьому полі вказується рекламна кампанія для цього кошторису.

Усі рекламні кампанії налаштовуються на сторінці “Налаштування > Маркетинг”. Докладніше про роботу рекламних кампаній за посиланням.

Нотатки приймача / менеджера – у цьому системному полі співробітник може вказати важливу інформацію про кошторис.

Орієнтовна ціна — у цьому системному полі ви можете вказати орієнтовну вартість кошторису для подальшого відображення в друкованих документах.

Терміново – системний чекбокс. При встановленні галочки у цьому чекбоксі кошторис потрапляє в бейдж “Термінові”, а у таблиці з'являється відповідний індикатор.

Дата готовності – системне поле. Це дата, до якої кошторис має перейти у статус “Прийнято”.

Крок 3. Налаштуйте автоматичний друк документів під час створення кошторису.

Для цього у нижньому правому куті натисніть кнопку принтера та оберіть галочкою потрібний документ. У шаблоні документа автоматично підтягнуться дані, які ви заповнили, за допомогою змінних. Докладніше про значення змінних у шаблонах документів для кошторису та замовлень за посиланням.

Крок 4. Під час створення кошторису на вкладці “Послуги та товари” можна одразу додати товари та роботи. У випадку, якщо послуги та запчастини додаються пізніше, то ви зможете це зробити та після створення кошторису. Більше інформації про те, як додати послуги та товари у кошторис чи замовлення у цій статті.

Також під час створення кошторису у вас є можливість одразу створити завдання, додати фото, файл або коментар у стрічку подій. Більше інформації про стрічку подій кошторису цій статті.

Зверніть увагу, що стрічка подій для кошторису та замовлення є наскрізною. Тобто всі події, які були зроблені під час кошторису, будуть перенесені у стрічку подій замовлення.

Крок 5. Натисніть кнопку “Створити”, щоб створений кошторис закрився і відображався у таблиці. Натисніть кнопку “Створити та відкрити”, щоб продовжити роботу у створеному кошторисі.

Зверніть увагу, що натиснувши кнопку “Закрити” у правому верхньому куті, кошторис закриється та не збережеться!

Якщо вам потрібно створити декілька кошторисів для клієнта, ви можете натиснути кнопку “Створити і прийняти ще”. Після цього поточний кошторис буде створено і відразу відкриється вікно для створення нового кошторису з вже заповненою інформацією по клієнту.

Готово! Кошторис створений та відображається у загальній таблиці. Більше інформації про те, як працювати з кошторисами, ви можете знайти в цьому розділі Бази Знань.