O encerramento de uma ordem de serviço é necessário para concluir o processo de trabalho com a ordem de serviço e receber as demonstrações financeiras e análises corretas.

Tenha em atenção que não é possível editar dados financeiros e contrapartes em ordens de serviço fechadas. As seguintes acções estão desactivadas em Ordens de Serviço fechadas:

Isto ajuda a evitar erros e confusões nos cálculos da Folha de Pagamento e nos balanços. Se for necessário alterar qualquer coisa numa ordem de serviço fechada sob as restrições listadas, altere-a para um status aberto, edite-a e feche-a novamente. Esta ordem de serviço será registada nos cálculos e relatórios do cálculo das folhas de pagamento no período atual.

As Ordens de Serviço podem ser encerradas com sucesso quando a sua empresa tiver fornecido todos os serviços e materiais necessários ao cliente, ou sem sucesso quando, por algum motivo, o cliente recusar os seus serviços. Para isso, o sistema tem dois grupos diferentes de status: Fechado e Abandonado, respetivamente.

Recomendamos que crie vários status no grupo Recusado com os nomes dos motivos de recusa mais comuns (Caro, Qualidade, Condições, etc.). Certifique-se de que define o status correspondente ao motivo da recusa, após o que poderá ver as estatísticas das Ordens de Serviço sem sucesso na página A minha empresa > Painel.

Ao transferir uma encomenda para um status dos grupos “Fechada” ou “Abandonada”, se o custo dos produtos e serviços adicionados à encomenda for superior a 0, a janela de pagamento abrir-se-á automaticamente.

Se o custo dos produtos e serviços for 0, ou se não tiverem sido adicionados à encomenda, a janela de pagamento não se abrirá.

Siga alguns passos simples para fechar a sua ordem de Serviço com sucesso.

Passo 1. Alterar o estado da ordem de Serviço para qualquer um dos estados disponíveis no grupo Fechado.

Passo 2. A janela de pagamento da ordem de Serviço abre-se automaticamente. Indique o método de pagamento e a caixa.

Tenha em atenção que a lista de caixas disponíveis depende do método de pagamento selecionado (numerário / sem numerário). Se selecionar Caixa como método de pagamento, a lista conterá apenas caixas disponíveis para pagamentos em dinheiro. Se especificar o método de pagamento como Sem dinheiro, a lista conterá apenas caixas disponíveis para pagamentos Sem dinheiro, respetivamente.

Quando se seleciona o método de pagamento Por conta de dívida, o montante total da ordem de serviço será debitado do saldo do cliente. Verá a dívida na página Finanças > Saldos ou no perfil do cliente (separador Saldo).

Importante: para lançar um pagamento contra uma dívida, tem de ativar o direito de acesso “Pode fazer pagamentos contra dívidas de clientes” nas configurações da função do empregado.

Saiba mais sobre como ajustar o saldo da dívida do cliente neste artigo.

Passo 3. Se necessário, adicione um comentário e selecione outra caixa.

Importante: Para o fecho da ordem, a comissão é paga ao empregado que alterou o status da ordem de serviço para fechado, e não ao caixa!

Passo 4. Selecione o documento a imprimir. Clique no botão Guardar.

Já está! A ordem de Serviço está encerrada e o respetivo pagamento foi efectuado à caixa ou debitado do saldo do cliente.

Esta opção de fecho da ordem de Serviço é adequada se o cliente recusou os seus serviços. Mas não é necessário apagar a ordem de Serviço, basta transferi-la para um status de não aceite.

Passo 1. Alterar o estado da ordem de Serviço para qualquer outro do grupo de Estados abandonados.

Passo 2. Se não houver serviços ou materiais na ordem de Serviço, o status mudará imediatamente.

Se a ordem de Serviço contém trabalhos e materiais pelos quais o especialista deve receber um salário, mas o cliente recusa-se a pagá-los, então pode fazer um pagamento numa caixa separada Perdas, por exemplo. Depois, se necessário, ajuste o saldo do cliente, se quiser registar que ele lhe deve.

Já está! A ordem de Serviço foi fechada sem sucesso e é apresentada nas estatísticas do painel do gestor.

Há alturas em que o serviço “Diagnóstico” foi executado na ordem de Serviço, mas o cliente recusa-se a comprar serviços subsequentes.

Neste caso, é necessário criar um estado separado no grupo Encerrado (por exemplo, Encerrado após diagnóstico) e transferir a ordem de Serviço para este estado. Assim, a ordem de serviço será fechada com êxito, uma vez que o serviço inicial foi concluído e essa ordem de serviço é considerada bem-sucedida. Ao mesmo tempo, o utilizador compreenderá que o cliente recusou continuar a cooperar consigo e poderá selecionar essas ordens de serviço para processamento posterior utilizando um filtro, e o saldo desse cliente será apresentado corretamente.