Jak tworzyć zlecenia na stronie Zleceń

Krok 1. Przejdź na stronę "Zlecenia" i kliknij przycisk "+ Zlecenie".

Podczas tworzenia zlecenia przypisywany jest do niego unikalny identyfikator (kod QR lub kod kreskowy), który można wykorzystać do szybkiego wyszukiwania. Kod QR i kod kreskowy mogą być wyświetlane w szablonach drukowanych dokumentów przy użyciu zmiennych {QR Code} i {Barcode}. Kod QR można następnie zeskanować za pomocą aplikacji mobilnej RemOnline Obsługa Zleceń, a kod kreskowy za pomocą skanera w wersji internetowej. W obu przypadkach konkretne zlecenie zostanie natychmiast otwarte.

Krok 2. Wypełnij wymagane informacje w formularzu zlecenia.

Typ zlecenia to pole, które pozwala skonfigurować i używać różnych formularzy zleceń.

Na przykład typ zlecenia " Przyjęty do serwisu" będzie miał pole "Orientacyjna cena", natomiast typ zlecenia " Gwarancyjne" nie wymaga tego pola. Aby uzyskać więcej informacji na temat konfigurowania formularza zlecenia, możesz dowiedzieć się tutaj.

Możesz również przypisać różne zasady obliczania wynagrodzeń do pracowników korzystających z różnych typów zleceń. Na przykład w przypadku zwykłej naprawy pracownik otrzymuje określony procent pracy, podczas gdy w przypadku naprawy gwarancyjnej powinien mieć inną kalkulację. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu wynagrodzeń pracowników tutaj.

Domyślnie system jest tak skonfigurowany, że kolejne zlecenie będzie tego samego typu co ostatnio utworzone. W razie potrzeby dla każdej lokalizacji można skonfigurować tworzenie zleceń o określonym typie, "Zapamiętaj ostatnie" lub pozostawić "Nie określono", aby zawsze wybierać żądany typ. Ustawienia dokonywane są w oknie lokalizacji.

Aby zapewnić, że każdy typ zlecenia ma swój własny proces biznesowy, można skonfigurować różne statusy początkowe. Można wstępnie skonfigurować reguły przejścia stanu i utworzyć własne łańcuchy stanów, a tym samym stworzyć inną ścieżkę dla każdego typu zlecenia.

Należy pamiętać, że blok ten może być różnie nazywany (Pojazd, Urządzenie, Sprzęt, Narzędzie, Wyposażenie, Obuwie, Zwierzę) w zależności od dziedziny działalności wybranej podczas rejestracji.

Blok ten zawiera informacje o urządzeniu, sprzęcie, samochodzie lub innej własności klienta. Wyrób jest powiązany z klientem, a Ty będziesz mógł zobaczyć całą historię zleceń z danego urządzenia.

Domyślnie istnieje już lista niektórych pól systemowych z formularza towaru, ale możesz dostosować ten formularz i jego wyświetlanie w zleceniu, zobacz ten artykuł, aby uzyskać szczegółowe informacje.

Aby stworzyć nowy wyrób klienta, wypełnij wymagane pole "Numer seryjny / IMEI / VIN", kliknij przycisk "+", aby otworzyć okno tworzenia nowego wyrobu. Alternatywnie, kontynuuj wypełnianie pól, a wyrób zostanie utworzony automatycznie po utworzeniu zlecenia.

Należy pamiętać, że jeśli z jakiegoś powodu wyrób nie posiada numeru seryjnego lub nie można go ustalić, można wygenerować unikalny numer seryjny. Aby to zrobić, kliknij przycisk "Wygeneruj".

Możesz dostosować szablon numeru seryjnego wyrobu, szczegóły znajdziesz w tym artykule.

Dla komponentu pola “Grupa-Producent-Model-Modyfikacja” powiązany jest wielopoziomowy katalog wyrobów.

To znaczy, że można ustawić katalog sekwencyjny, na przykład, gdy wybierzemy grupę "Smartfony", następny poziom "Marka" wyświetli tylko te pozycje, które odpowiadają smartfonom (czyli najwyższy poziom). Następnie wybieramy producenta "Apple" i widzimy, że kolejny poziom, “Model", wyświetla tylko modele smartfonów Apple.

Ważne: jeśli klient posiada już wyrób dla tego modelu, jego karta zostanie automatycznie wciągnięta do zlecenia.

Możesz zrobić odwrotnie. Najpierw określ klienta, a jeśli ten klient ma już utworzone wyroby, to w polu "Numer seryjny / IMEI / VIN" będziesz mógł wybrać wymagany wyrób.

Należy pamiętać, że ta procedura zlecania może spowodować wystąpienie błędu "Duplikowane numery seryjne". Na przykład, wyrób zmienił właściciela lub wyrób należy do jednego klienta i został przyniesiony przez innego klienta. Dowiedz się więcej o tym, jak uniknąć błędów w tym artykule.

Po włączeniu funkcji VIN LookUp i IMEI LookUp system automatycznie wypełni pola Grupa, Marka, Model, Modyfikacja itp. Liczba wypełnionych pól zależy od ustawień i możliwości każdej integracji.
​

Ważne: Integracja VIN Lookup jest dostępna od planu "Startup" i wyżej.

W bloku Klient można określić lub znaleźć klienta. Klienta można wyszukać według nazwy, numeru telefonu lub numeru karty rabatowej.

Jeśli klient jest nowy, RemOnline zaproponuje natychmiastowe dodanie go do Twojej bazy danych. Aby to zrobić, kliknij przycisk "+ Utwórz klienta" lub "+" i wypełnij informacje o kliencie, po czym karta zostanie automatycznie dodana do zlecenia.

Jeśli klient już się z Tobą skontaktował i jest w Twojej bazie klientów, wybierz go z listy, a jego informacje zostaną automatycznie wciągnięte do zlecenia.

Ważne: aby pole to służyło do automatycznego wybierania klientów z bazy danych, a pracownicy nie tworzyli duplikatów, w bloku "Klienci" należy włączyć uprawnienie "Może widzieć klientów" w ustawieniach roli pracownika.

W przypadku posiadania zgłoszenia od klienta o tym samym numerze telefonu, RemOnline pokaże komunikat z propozycją ich powiązania. Powiązane zgłoszenie automatycznie przejdzie do statusu "Zlecenie zrealizowane" po utworzeniu zlecenia.

Jeśli utworzono kilka statusów zgłoszeń za pomocą akcji "Utwórz zlecenie", można wybrać, do którego statusu ma zostać przeniesione zgłoszenie.

Ważne: możesz powiązać zlecenie z zgłoszeniem tylko podczas tworzenia zlecenia.

W polu "Płatnik" można wybrać płatnika zlecenia.

Jeśli pozostawisz to pole puste, płatnikiem pozostanie klient określony powyżej.

Jeśli jako płatnika wybierzesz inną osobę, kwota zlecenia zostanie uwzględniona w saldzie płatnika. Oznacza to, że od tego momentu kwota zlecenia będzie równa 0 (zero) dla klienta. Zostanie to odzwierciedlone w widżecie "Status zlecenia".

Ważne: pole systemu "Płatnik" jest dodawane do formularza zlecenia oddzielnie dla każdego typu zlecenia na stronie “Ustawienia > Edycja formularzy > Zlecenia“. Ta funkcja jest dostępna od planu "Business".

Kampania reklamowa — w tym polu określasz kampanię reklamową dla tego zlecenia. Ten sam klient może za każdym razem kontaktować się z Tobą z nowych źródeł. W takim przypadku na karcie klienta zapisywany jest "pierwszy kontakt" z Twoją firmą. Dzięki tym informacjom można śledzić, które reklamy działają lepiej.

Wszystkie kampanie reklamowe ustawia się na stronie "Ustawienia > Marketing".

Dowiedz się więcej o tym, jak działają kampanie reklamowe tutaj.

Notatki menedżera – w tym polu systemowym pracownik może wprowadzić ważne informacje dotyczące zlecenia.

Orientacyjna cena – w tym polu systemowym można określić szacunkowy koszt zlecenia do dalszego wyświetlania w drukowanych dokumentach.

Należy pamiętać, że pole to nie jest zaliczką.

Pilne – systemowe pole wyboru. Po zaznaczeniu tego pola wyboru zlecenie jest dodawane do odznaki "Pilne", a w tabeli zleceń pojawia się odpowiedni wskaźnik.

Data gotowości jest polem systemowym. Jest to data, do której zlecenie musi być zrealizowane. W razie potrzeby zawsze można zmienić termin w samym zleceniu, jeśli w ustawieniach roli pracownika włączone jest uprawnienie "Może edytować pola "Informacje o zleceniu".

Po upływie terminu gotowości zlecenia są automatycznie dodawane do odznaki "Przeterminowane". W tabeli, w kolumnie "Termin końcowy", ikona przeterminowanego zlecenia (zacieniona tarcza) zmienia kolor i wyświetlany jest czas przeterminowania.

Do formularza zlecenia można dodać własne pola użytkownika, które będą wyświetlane w tym bloku. Aby uzyskać więcej informacji na temat konfigurowania formularza zlecenia, skorzystaj z tego linku.

Na stronie "Ustawienia > Słowniki" można tworzyć nowe katalogi dla pól użytkownika lub edytować i dodawać katalogi dla pól systemowych w formularzu zlecenia.

Przedpłata to pole systemowe, którego nie można usunąć. Tutaj możesz określić kwotę, którą klient wpłaca w momencie tworzenia zlecenia. Następnie RemOnline poprosi Cię o wskazanie kasy, do której należy dokonać wpłaty. Płatność ta będzie następnie widoczna w zleceniu na zakładce "Płatności".

Należy pamiętać, że po utworzeniu zlecenia pole "Przedpłata" nie jest dostępne do edycji.

Menedżer — pole systemowe umożliwiające przypisanie do zlecenia odpowiedzialnego menedżera. Pracownika określonego w tym polu można wyświetlić na drukowanych dokumentach, ustawić dla niego system powiadomień, ustawić obliczanie wynagrodzeń.

Wyznaczony wykonawca — pole systemowe służące do przypisania do zlecenia odpowiedzialnego wykonawcy. Pracownika określonego w tym polu można wyświetlić na drukowanych dokumentach, ustawić dla niego system powiadomień oraz skonfigurować obliczanie wynagrodzeń.

Krok 3. Ustaw automatyczne drukowanie dokumentów podczas tworzenia zlecenia.

W tym celu kliknij przycisk drukarki w prawym dolnym rogu i wybierz żądany dokument z zaznaczeniem. Szablon dokumentu automatycznie zaciągnie dane, które wypełniłeś za pomocą zmiennych. Więcej o znaczeniu zmiennych w szablonach dokumentów dowiesz się tutaj.

Krok 4. Podczas tworzenia zlecenia można dodawać towary i pracować od razu na karcie "Prace i materiały". Jest to przydatne, jeśli chcesz dokonać wstępnych obliczeń lub jeśli zatwierdzasz zlecenie przed jego utworzeniem. Jeśli chcesz dodać usługi i części później, na przykład po diagnostyce, możesz to zrobić po utworzeniu zlecenia. Więcej informacji na temat dodawania usług i towarów do zlecenia znajduje się w tym artykule.

Ponadto podczas tworzenia zlecenia można od razu utworzyć zadanie, dodać zdjęcie, plik lub komentarz do taśmy zdarzeń. Dowiedz się więcej o taśmie zdarzeń zleceń w tym artykule.

Krok 5. Kliknij przycisk "Utwórz", aby zamknąć utworzone zlecenie i wyświetlić je w tabeli zleceń. Kliknij przycisk "Utwórz i otwórz", aby kontynuować pracę w utworzonym zleceniu.

Należy pamiętać, że kliknięcie przycisku "Zamknąć" spowoduje zamknięcie zlecenia, a nie jego zapisanie!

Jeśli klient przyniósł kilka wyrobów, można kliknąć przycisk “Utwórz i weź inne”. Po tej czynności bieżące zlecenie zostanie utworzone i otworzy się okno tworzenia nowego zlecenia z wypełnionymi już danymi klienta, rodzaj zlecenia i płatnik.

Gotowe! Zlecenie jest utworzone i wyświetlone na liście zleceń. Jeśli tworzysz zlecenia na podstawie umówionych spotkań z klientami, zalecamy korzystanie z "Planisty zleceń".

O innych sposobach tworzenia zleceń można przeczytać w tym artykule.