Veuillez également noter que la nouvelle paie ne recalcule pas les commissions pour la période précédente si vous créez et appliquez une règle après que les événements se soient produits ou si vous modifiez une commission. Par conséquent, en cas d'erreur dans la période précédente, il ne sera pas toujours possible de tout régler en supprimant la règle incorrecte. Parallèlement, le nouveau module de paie vous permettra d'éliminer les erreurs dans les règlements avec les employés lorsque le salaire n'est pas seulement calculé mais enregistré sur les soldes des employés. Rien ne peut être recalculé rétrospectivement (par exemple, lorsque quelqu'un a modifié une règle non standard dans un produit et que automatiquement tous les employés ont été payés 10 fois plus pour ce produit pour toute la période qu'ils n'auraient dû l'être).

Nous avons transféré la quasi-totalité des fonctionnalités de l'ancien module de paie vers le nouveau, et ajouté de nombreux nouveaux événements et conditions. Il est donc essentiel de comprendre que le calcul de l'ancien et du nouveau module ne sera pas le même pour toutes les règles. Nous vous recommandons également de lire cet article pour connaître les scénarios possibles pour le nouveau module de paie.

Le calcul selon les anciennes règles fonctionnera jusqu'au 15 mars 2024 (inclus) dans l'ancien rapport de paie. Vous avez donc deux mois pour mettre en place et tester la nouvelle paie pour votre entreprise.

Nous vous recommandons d'effectuer la transition vers le nouveau module de paie comme suit :

1. Accédez à la page Paramètres > Employés > Règles calcul de paie et vérifiez la pertinence des Commissions qui ont été créées automatiquement. Vous pouvez les modifier en fonction de l'état actuel ou les supprimer si nécessaire.

2. Comparez les anciennes règles avec les paramètres des nouvelles règles de paie et créez de nouvelles Commissions si nécessaire. Nous avons ajouté un grand nombre de nouveaux événements et conditions en fonction des demandes de nos utilisateurs, c'est donc une excellente occasion d'ajuster le système de paie de votre entreprise.

Veuillez noter que les annulations de commissions pour les remboursements des clients sont configurées séparément dans le nouveau module de paie. Veillez donc à créer les événements appropriés.

3. Dans le profil de chaque employé, allez dans l'onglet des règles de calcul de la paie et vérifiez les paramètres des salaires de base journaliers et horaires qui ont été créés automatiquement. Si nécessaire, supprimez les paramètres qui ne sont pas pertinents.

4. Créez de nouveaux salaires de base pour vos employés. Veuillez noter que nous avons ajouté un calcul de salaire de base mensuel.

Important: si un employé a un salaire de base journalier ou horaire, il est recalculé lorsque son planning de travail est modifié. Si vous modifiez le calendrier dans une période déjà échue, le nouveau calcul est effectué en tant qu'ajustement dans la période en cours.

5. Allez dans la page Paramètres > Employés > Règles de paie à la section « Commissions exceptionnelles » et vérifiez leur pertinence.

Veuillez noter que dans le nouveau module, les commissions exceptionnelles sont appliquées indépendamment du fait que la méthode de calcul corresponde ou non à la règle standard. Par exemple, si une règle standard est spécifiée comme un pourcentage, une commission exceptionnelle peut être une montante fixe et fonctionnera correctement. Ainsi, si vous spécifiez les deux types de commissions exceptionnelles, elles seront calculées pour l'employé.

Les commissions exceptionnelles peuvent désormais fonctionner comme des commissions supplémentaires, c'est-à-dire qu'elles sont calculées non pas à la place de la règle standard, mais en plus de celle-ci. Retrouvez plus d'informations sur les paramètres dans cet article.

6. Appliquez les règles aux employés.

7. Vérifiez le calcul des nouvelles règles pendant la semaine ou toute autre période.

Une fois de plus, veuillez noter que les calculs de l'ancien rapport et du nouveau module peuvent différer, de sorte que le calcul ne doit pas correspondre à 100 %. Si vous constatez que vous devez apporter des modifications ou augmenter/diminuer certaines règles générales ou conditions pour certains employés, alors éditez les règles pour une vérification plus approfondie.

Vous pouvez terminer le mois une fois que vous êtes convaincu que le calcul répond à vos besoins. Au début du mois suivant, vous devriez suivre cet algorithme pour passer complètement à la nouvelle paie :

1. Vérifiez le calcul de la nouvelle paie du mois précédent pour tous les employés et comparez-le avec le calcul de l'ancienne paie. Il se peut que la montante du nouveau calcul ne corresponde pas à l'ancienne parce que vous avez configuré différentes variantes des règles et testé leur fonctionnement au cours des mois précédents ou parce que les nouveaux et les anciens modules de paie fonctionnent différemment.

Par conséquent, si nécessaire, vous pouvez ajuster la nouvelle paie en utilisant des pénalités (si le montant doit être réduit) ou des commissions (si le montant doit être augmenté).

Bonus: vous pouvez exporter un ancien rapport de paie à l'avance afin de disposer d'un historique de la paie pour les périodes précédentes.

2. Accumulez les salaires, après quoi la montante correcte sera transférée dans les soldes des employés.

Si vous avez déjà effectué des décomptes de salaires à l'aide de caisses ou d'Excel, vous pouvez procéder à des сorrections de soldes. Vous pouvez rapidement transférer le solde de la caisse (ou d'Excel) vers le solde de l'employé et le mettre à jour en fonction de l'état actuel des décomptes mutuels.

3. Ensuite, vous pouvez effectuer un paiement de salaire à l'employé (le bouton + Paiement dans l'onglet Paie ). Le solde actuel de l'employé reflétera à nouveau la montante réelle que vous devez à l'employé ou que l'employé vous doit, ou 0.

Veuillez noter que les versements de salaire ne dépendent pas des acquisitions. Le paiement dépend des règles internes de votre entreprise. Pour en savoir plus sur les paiements, consultez cet article.

4. Fermé. Un nouveau cycle de paie commence, les règles sont correctement configurées et fonctionnent, et les soldes sont à jour. Vous travaillez selon vos processus habituels, mais avec un nouveau module de paie.

En d'autres termes, si vous configurez et testez le nouveau module de paie en janvier, vous pouvez effectuer un test de contrôle en février pour basculer complètement sur le nouveau module de paie en mars.

Si vous avez déjà testé le nouveau module de paie et que vous avez des acquisitions en suspens, vous pouvez procéder comme suit :

1. Vérifiez et enregistrez le solde actuel de l'employé.

2. Effectuez les acquisitions pour tous les employés et pour tous les mois, même s'il existe des calculs incomplets ou incorrects. Par conséquent, les soldes des employés seront modifiés.

3. Effectuez des corrections sur les soldes des employés pour les mettre à jour.