In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in der RO App mit Anfragen aus sozialen Medien kommunizieren können. Zunächst müssen Sie Kanäle und Seiten verbinden. Weitere Informationen zum Verbinden und Einrichten von Zugriffsrechten finden Sie hier.

Auf der Seite Chats sehen Sie Unterhaltungen mit Anfragen aus sozialen Medien – aus den Kanälen und Seiten, die auf der Seite Einstellungen > Chats verbunden sind und auf die Sie Zugriff haben.

Einen neuen Chat öffnen

Wenn ein Kunde über soziale Medien Kontakt mit Ihnen aufnimmt, erhalten Sie eine Nachricht von diesem Kunden als neuen Chat. Solche Chats werden automatisch geöffnet.

Wenn Sie sich in einem anderen Tab befinden oder einen anderen Chat geöffnet haben, erhalten Sie eine akustische Benachrichtigung über die neue Nachricht.

Ungelesene Chats sind mit einer blauen Markierung gekennzeichnet.

Gelesene Chats, in denen die letzte Nachricht des Kunden nicht beantwortet wurde, sind mit einer grauen Markierung gekennzeichnet.

Wenn Sie sich gerade auf einer anderen Seite von RO App befinden, sehen Sie im Seitenmenü eine rote Markierung, die Sie über neue und unbeantwortete Nachrichten informiert.

Um eine Nachricht zu lesen und zu beantworten, klicken Sie auf den Chat.

Bitte beachten Sie, dass der Name und das Profilbild eines Nutzers ausgeblendet sein können, wenn dieser Datenschutzbeschränkungen aktiviert hat. In diesem Fall werden sie im Chat als „Unbekannter Kunde“ angezeigt.

Chat-Daten und Verlauf

Wenn Sie auf einen Chat klicken, werden alle Informationen dazu auf der rechten Seite angezeigt. Hier sehen Sie:

Name der Anfrage sowie:
- Telefonnummer in Facebook-Chats,
- Spitzname in Instagram-Chats.
Name der Seite, an die die Anfrage eine Nachricht gesendet hat
Alle Nachrichten an diese Seite, einschließlich Mediendateien und Datum und Uhrzeit der Nachricht (Nachrichten aus der Anfrage werden links angezeigt)

Außerdem öffnet sich rechts ein Feld, in dem Sie einen Kunden mit diesem Chat verknüpfen können.

Sobald dies geschehen ist, sehen Sie Informationen über den Kunden: eine Karte mit seinen Daten, eine Liste der Chats mit diesem Kunden und eine Liste aller seiner Dokumente (Aufträge, Kostenvoranschläge, Anfragen). Sie können auch direkt aus dem Chat heraus ein neues Dokument erstellen.

Nachrichten senden

Unten können Sie eine Nachricht an die Anfrage senden: Geben Sie den Text ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Enter. Eine Nachricht kann bis zu 1000 Zeichen enthalten. Verwenden Sie die Tastenkombination Umschalt + Enter, um zur nächsten Zeile zu gelangen.

Hinweis: RO App speichert den Verlauf der letzten 500 Nachrichten (empfangen und gesendet).

RemOnline verfügt auch über eine Funktion, mit der Sie Chats mit allen Kunden initiieren können, auch mit denen, mit denen Sie noch keinen Chat geführt haben. Lesen Sie mehr hier.

Wenn ein Kunde in Facebook Messenger- und Instagram-Chats Ihre Nachricht liest, werden neben der Nachricht zwei Häkchen angezeigt. Die Uhrzeit, zu der die Nachricht gelesen wurde, wird unter der zuletzt gelesenen Nachricht an den Kunden angezeigt.

Wenn Sie eine Nachricht von einem Kunden lesen, wird diese auch für den Kunden als gelesen angezeigt – diese Funktion ist derzeit nur in Facebook Messenger-Chats verfügbar.

Auf Kommentare antworten

Sie können auch auf Kommentare antworten, die unter Ihren Beiträgen in verknüpften Geschäftskonten in Instagram- und Facebook-Chats hinterlassen wurden.

Zunächst müssen Sie das Kontrollkästchen Erhalte Kommentare zu Beiträgen im Chat-Feed in den Kanaleinstellungen aktivieren.

⚠️ Wichtig: Wenn Sie bereits Instagram- oder Facebook-Kanäle verbunden haben, werden Sie möglicherweise aufgefordert, den Kanal erneut zu verbinden, da der erforderliche Zugriff auf Kommentare beim früheren Verbinden des Kanals nicht gewährt wurde.

Wenn anschließend ein neuer Kommentar unter Ihrem Beitrag veröffentlicht wird, erscheint er als eingehende Nachricht auf der Seite Chats. Wenn es sich um einen neuen Kunden handelt, wird ein neuer Chats mit ihm gestartet.

Um auf einen Kommentar zu antworten, bewegen Sie den Mauszeiger über den Beitrag und klicken Sie auf den Pfeil an der Seite. Geben Sie Ihre Nachricht ein und senden Sie sie.

Sie können mehrere Antworten auf einen einzelnen Kommentar hinterlassen. Alle diese Antworten werden ebenfalls im Chat angezeigt.

Transkribieren von Audio-Nachrichten

Sie können auch Audio-Nachrichten mit einer Länge von bis zu 5 Minuten transkribieren. Klicken Sie dazu auf das Symbol rechts neben der Audio-Nachricht. Die Transkription dauert bis zu 1 Minute.

Der transkribierte Text wird unterhalb der Audio-Nachricht gespeichert, wo Sie ihn jederzeit durch Klicken auf den Pfeil rechts öffnen können.

Einschränkungen in Chats

Facebook Messenger-Kanal

Wenn seit der letzten Interaktion im Facebook Messenger-Chat mehr als 7 Tage vergangen sind, können Sie dem Kunden eine Nachricht mit einem der folgenden speziellen Tags senden:

Aktualisierung nach dem Kauf – um über Änderungen im Benutzerkonto, Aktualisierungen der Einstellungen oder andere wichtige Informationen zum Konto zu informieren.
Update nach dem Kauf – um Updates nach dem Kauf eines Benutzers zu senden (z. B. eine Lieferbenachrichtigung).
Bestätigte Veranstaltungsaktualisierung – um einen Benutzer an ein Ereignis zu erinnern oder ihn über ein Update zu einem Ereignis zu informieren, für das er sich angemeldet hat (z. B. eine Buchung bei einem Meister).

Um eine solche Nachricht zu senden, öffnen Sie den gewünschten Chat und klicken Sie im Texteingabefeld auf „Nachrichten-Tag“. Wählen Sie ein Tag aus und senden Sie die Nachricht an den Kunden.

Bitte beachten Sie, dass Sie bei Missbrauch oder unsachgemäßer Verwendung von Tags möglicherweise vom Versenden von Nachrichten ausgeschlossen werden.

Instagram-Kanal

Wenn seit der letzten Interaktion mit dem Kunden im Instagram-Chat mehr als 7 Tage vergangen sind, können Sie über die RO App-Oberfläche keine Nachricht an den Kunden senden. In diesem Fall wird eine Warnung und ein Link zum Messenger angezeigt, über den Sie eine Unterhaltung starten können. Wenn der Kunde auf die Anfrage antwortet, können Sie die Unterhaltung über die RO App-Oberfläche fortsetzen.

Verlorene Synchronisation

Sie können auch keine Nachrichten senden, wenn die Synchronisation mit dem Kanal verloren gegangen ist. Um dieses Problem zu beheben, verbinden Sie den Kanal auf der Seite Einstellungen > Chats erneut.

Chats archivieren und verwalten

Oben rechts befindet sich die Schaltfläche „Archivieren“, mit der Sie Chats archivieren können. Schließen Sie beendete Konversationen, um zu vermeiden, dass viele Chats offen bleiben, und konzentrieren Sie sich auf diejenigen, in denen noch keine Antworten oder Details angegeben wurden.

Ein archivierter Chat zeigt die Schließungszeit und den Namen des Mitarbeiters, der ihn archiviert hat. Wenn der Anfragesteller Sie erneut kontaktiert, wird dieser Chat automatisch geöffnet und ist wieder aktiv.

Bei Bedarf können Sie einen archivierten Chat wieder öffnen, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken oder einfach eine Nachricht schreiben und senden.

Beachten Sie, dass Facebook Messenger, Instagram und WhatsApp-Chats eigene Regeln für die Wiederaufnahme der Chat-Interaktion nach einer bestimmten Zeit haben, sodass das Nachrichtenfeld möglicherweise gesperrt ist.

Oben links können Sie zwischen offenen und archivierten Chats wechseln.

Senden einer Nachricht im Chat mit einem Klick

Bitte beachten Sie: Um Kunden im Chat Nachrichten senden und neue Chats starten zu können, muss ein Mitarbeiter Zugriff auf den Bereich Chats unter Einstellungen > Mitarbeiter > Rollen sowie Zugriff auf bestimmte Kanäle haben, der beim Erstellen eines Kanals konfiguriert wird.

Wenn Sie in den Bereichen Anfragen, Aufträge, Rechnungen, Kunden und Anrufe mit der Maus über die Telefonnummer eines Kunden fahren, wird eine Kundenkarte mit Informationen nicht nur zu den Kontakten des Kunden, sondern auch zu den Chats mit diesem Kunden angezeigt.