Auf der Seite Einstellungen > Allgemein > Anfragen können Sie die Nummerierung von Anfragen, den Standard-Anfragetyp und die automatische Erstellung von Anfragen für jeden empfangenen oder verpassten Anruf konfigurieren.
Klicken Sie unbedingt auf Speichern, um die ausgewählten Einstellungen zu übernehmen.
Vorlage für die Nummerierung von Anfragen
Gehen Sie zur Seite Einstellungen > Allgemein. Scrollen Sie anschließend nach unten, bis Sie den Abschnitt Anfragen finden, und schließen Sie die Einrichtung einer Nummerierungsvorlage im entsprechenden Feld ab.
Füllen Sie das Feld einer Anfrage-Nummerierungsvorlage mit Symbolen und den folgenden verfügbaren Variablenwerten aus:
{C} — steht für den Anfragenzähler;
{D} — den aktuellen Tag;
{M} — den Monat;
{Y} — das Jahr.
Die {C}-Variablenwerte können konfiguriert werden.
Beispielsweise bedeutet {C:3}, dass der Auftragszähler aus 3 Ziffern besteht und die fehlenden mit 0 aufgefüllt werden: 001, 002, 003 usw.
Das Gleiche können Sie tun, um einen Nummerierungszähler für Ihre Anfragen einzurichten. Klicken Sie einfach auf das Beispiel für eine Anfrage und füllen Sie das Zählerfeld mit dem gewünschten Wert aus.
Standardtyp der Anfrage
In diesem Feld können Sie den Standard typ der Anfrage festlegen.
Wenn Sie einen bestimmten Anfragetyp auswählen, wird dieser beim Erstellen einer Anfrage festgelegt.
Wenn Sie „Letzten speichern“ auswählen, wird beim Erstellen einer neuen Anfrage der zuvor ausgewählte Anfragetyp festgelegt.
Wenn Sie „Nicht angegeben“ auswählen, müssen Sie den Anfragetyp vor dem Erstellen auswählen.
Automatisches Erstellen einer Anfrage für jeden eingehenden Anruf
Hinweis: Damit diese Funktion ordnungsgemäß funktioniert, müssen Sie einen der VoIP-Dienste auf der Seite Einstellungen > Integrationen verbinden und konfigurieren.
1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anfrage für einen angenommenen eingehenden Anruf automatisch erstellen.
2. Sie können einen bestimmten Typ für solche Anfragen auswählen und bei Bedarf sofort einen Manager zuweisen. Sie können auch Benachrichtigungen einrichten, damit Mitarbeiter Anfragen rechtzeitig bearbeiten.
3. Richten Sie Regeln für das Erstellen von Anfragen ein.
Erstellen Sie eine Anfrage, auch wenn ein Kunde einen offenen Auftrag hat. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass automatisch eine Anfrage erstellt wird, auch wenn der Kunde einen offenen Auftrag hat. Andernfalls wird die Anfrage nicht erstellt, solange der Kunde offene Aufträge hat. Der Kunde wird anhand seiner Telefonnummer gesucht.
Erstellen Sie eine Anfrage auch dann, wenn ein Kunde eine offene Anfrage hat. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass eine automatische Anfrage erstellt wird, auch wenn der Kunde eine offene Anfrage hat. Andernfalls wird die Anfrage nicht erstellt, solange der Kunde offene Anfragen hat. Die Kundensuche erfolgt anhand der Telefonnummer.
Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie beide Einstellungen aktiviert haben und der Kunde zum Zeitpunkt des eingehenden Anrufs einen offenen Auftrag und eine offene Anfrage hat, eine automatische Anfrage erstellt wird.
Automatisches Erstellen einer Anfrage für jeden verpassten Anruf
Hinweis: Damit diese Funktion ordnungsgemäß funktioniert, müssen Sie einen der VoIP-Dienste auf der Seite Einstellungen > Integrationen verbinden und konfigurieren.
1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anfrage für einen verpassten eingehenden Anruf automatisch erstellen
2. Sie können einen bestimmten Typ für solche Anfragen auswählen und bei Bedarf sofort einen Manager zuweisen. Sie können auch Benachrichtigungen einrichten, damit Mitarbeiter Anfragen rechtzeitig bearbeiten.
3. Richten Sie Regeln für das Erstellen von Anfragen ein.
Erstellen Sie eine Anfrage, auch wenn ein Kunde einen offenen Auftrag hat. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass eine automatische Anfrage erstellt wird, auch wenn der Kunde einen offenen Auftrag hat. Andernfalls wird die Anfrage nicht erstellt, solange der Kunde offene Aufträge hat. Der Kunde wird anhand seiner Telefonnummer gesucht.
Erstellen Sie eine Anfrage auch dann, wenn ein Kunde eine offene Anfrage hat. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass eine automatische Anfrage erstellt wird, auch wenn der Kunde eine offene Anfrage hat. Andernfalls wird die Anfrage nicht erstellt, solange der Kunde offene Anfragen hat. Die Kundensuche erfolgt anhand der Telefonnummer.
Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie beide Einstellungen aktiviert haben und der Kunde zum Zeitpunkt des verpassten Anrufs einen offenen Auftrag und eine offene Anfrage hat, eine automatische Anfrage erstellt wird.
Wichtig: Wenn Sie einen Anruf von einem unbekannten Kunden erhalten, der nicht in der Datenbank ist, wird automatisch eine neue Anfrage erstellt. Wenn Sie keinen neuen oder bestehenden Kunden mit dieser Telefonnummer verknüpfen, erstellt das System für jeden weiteren Anruf eine neue Anfrage ohne Informationen zu früheren Gesprächen.
Um dies zu vermeiden, erstellen Sie zunächst einen Kunden oder verknüpfen Sie einen bestehenden Kunden mit einer bestehenden Anfrage. Dann werden die nächsten Anrufe automatisch mit einem bestehenden Kontakt in der Datenbank verknüpft und das Widget zeigt den gesamten Verlauf der Interaktionen an.
Anfragen, die automatisch aus einem eingehenden oder verpassten Anruf erstellt wurden, werden wie folgt ausgefüllt:
Anfragetyp und Manager, die in den Einstellungen angegeben sind.
Name (wenn der Kunde bereits in Ihrer Datenbank vorhanden ist) und Telefonnummer des Kunden. Wenn der Kunde nicht in Ihrer Datenbank vorhanden ist, wird anstelle des Namens „Unbekannter Kunde“ angezeigt.
Im Feld „Kommentar“ wird für Anfragen, die aus einem verpassten Anruf erstellt wurden, „Verpasst“ angezeigt.
Bitte beachten Sie, dass automatische Anfragen sowohl für bestehende als auch für unbekannte Kunden erstellt werden.