Auf der Seite Einstellungen > Allgemein > Aufgaben können Sie die automatische Erstellung von Aufgaben für jeden verpassten Anruf einrichten.
Hinweis: Damit diese Funktion ordnungsgemäß funktioniert, müssen Sie einen der VoIP-Dienste auf der Seite Einstellungen > Integrationen verbinden und konfigurieren.
So erstellen Sie automatisch Aufgaben für jeden verpassten Anruf
1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch eine Aufgabe für einen verpassten eingehenden Anruf erstellen.
2. Weisen Sie einen verantwortlichen Mitarbeiter zu.
Wählen Sie bei Bedarf mehrere Mitarbeiter aus, indem Sie auf + Bearbeiter klicken. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter angegeben haben, können Sie eine Aufgabentyp auswählen:
Eine Aufgabe für alle wird für alle angegebenen Mitarbeiter erstellt. Nachdem einer von ihnen die Aufgabe erledigt hat, verschwindet sie aus den Listen der anderen Mitarbeiter und bleibt demjenigen zugewiesen, der sie erledigt hat.
Eine Aufgabe für jeden Einzelnen wird für jeden der angegebenen Mitarbeiter erstellt.
3. Legen Sie ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe fest. Klicken Sie auf das entsprechende Feld und wählen Sie aus, wie viele Tage, Stunden oder Minuten Sie zur aktuellen Erstellungszeit der Aufgabe hinzufügen möchten.
Beispiel: Sie legen den Wert auf 2 Stunden fest und verpassen einen Anruf am 19.06.2023 um 13:00 Uhr. Die Frist für diese Aufgabe wird auf den 19.06.2023 um 15:00 Uhr festgelegt.
4. Richten Sie die Verbindung der Aufgabe mit Aufträgen und Leads ein.
Erstellen Sie Aufgabe im Auftrag, wenn der Kunde einen offenen Auftrag hat – Kunden werden anhand ihrer Telefonnummern gesucht (wenn Sie mehrere Kunden mit derselben Telefonnummer haben, wird derjenige ausgewählt, der später als alle anderen erstellt wurde). Angenommen, ein solcher Kunde hat offene Aufträge (im Status einer beliebigen Gruppe außer „Geschlossen/Abgelehnt“). In diesem Fall wird die erstellte Aufgabe automatisch mit einem solchen Auftrag verknüpft. Wenn mehrere Aufträge vorhanden sind, wird derjenige ausgewählt, der später als die anderen erstellt wurde.
Erstelle Aufgabe in Anfrage, wenn Kunde eine offene Anfrage hat – Kunden werden anhand ihrer Telefonnummern gesucht (wenn Sie mehrere Kunden mit derselben Telefonnummer haben, wird derjenige ausgewählt, der später als alle anderen erstellt wurde). Wenn ein solcher Kunde offene Leads hat (im Status einer beliebigen Gruppe außer „Gewonnen/Verloren“), wird die erstellte Aufgabe automatisch mit einem solchen Lead verknüpft. Wenn mehrere Leads vorhanden sind, wird derjenige ausgewählt, der später als die anderen erstellt wurde.
Die Aufgabe wird ohne Verbindung erstellt, wenn Sie keinen Kunden, keine offenen Aufträge oder Leads finden können.
Klicken Sie unbedingt auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen.
Fertig! Nach jedem verpassten Anruf wird in RO App automatisch eine Aufgabe „Verpasster Anruf“ erstellt. Das Fälligkeitsdatum und der Verantwortliche für diese Aufgabe entsprechen den Angaben in den Einstellungen. Der Autor einer solchen Aufgabe ist der Verantwortliche, den Sie als ersten in der Liste festgelegt haben.