Zunächst möchten wir Sie darauf hinweisen, dass der Support für die alte Lohnabrechnung eingestellt wurde. Wir arbeiten nicht mehr daran, mögliche Probleme im alten Lohnabrechnungsbericht zu beheben oder ihn zu verbessern.
Welche Boni sind in der neuen Gehaltsabrechnung enthalten?
Bitte beachten Sie auch, dass die neue Gehaltsabrechnung keine Provisionen für den vorherigen Zeitraum neu berechnet, wenn Sie eine Regel nach dem Ereignis erstellen und anwenden oder wenn Sie eine Provision bearbeiten. Daher ist es im Falle von Fehlern im vorherigen Zeitraum nicht immer möglich, alles durch Löschen der falschen Regel zu korrigieren.
Gleichzeitig ermöglicht Ihnen das neue Lohnabrechnungsmodul, Fehler bei der Abrechnung mit Mitarbeitern zu vermeiden, da das Gehalt nicht nur berechnet, sondern auch in den Bilanzen der Mitarbeiter erfasst wird. Es kann nichts rückwirkend neu berechnet werden (z. B. wenn jemand eine nicht standardmäßige Regel in einem Produkt geändert hat und automatisch allen Mitarbeitern für den gesamten Zeitraum 10-mal mehr für dieses Produkt gezahlt wurde, als ihnen zusteht).
Wir haben fast alle Funktionen aus dem alten Gehaltsabrechnungsmodul in das neue übertragen und viele neue Ereignisse und Bedingungen hinzugefügt. Daher ist es wichtig zu verstehen, dass die Berechnung des alten und des neuen Moduls nicht für alle Regeln gleich ist. Wir empfehlen Ihnen außerdem, diesen Artikel zu lesen, um sich über mögliche neue Gehaltsabrechnungsszenarien zu informieren.
So wechseln Sie zum neuen Lohnabrechnungsmodul
Wir empfehlen Ihnen, den Übergang zum neuen Lohnabrechnungsmodul wie folgt durchzuführen:
1. Gehen Sie zur Seite Einstellungen > Mitarbeiter > Gehaltsabrechnung Berechnung und überprüfen Sie die Relevanz der automatisch erstellten Provisionen. Sie können diese entsprechend dem aktuellen Status bearbeiten oder bei Bedarf löschen.
2. Vergleichen Sie die alten Regeln mit den Einstellungen der neuen Lohnabrechnungsregeln und erstellen Sie gegebenenfalls neue Provisionen. Wir haben auf Wunsch unserer Nutzer viele neue Ereignisse und Bedingungen hinzugefügt, sodass Sie nun eine gute Gelegenheit haben, das Lohnabrechnungssystem Ihres Unternehmens anzupassen.
Bitte beachten Sie, dass Provisionsstornierungen für Kundenrückerstattungen im neuen Lohnabrechnung-Modul separat konfiguriert werden. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die entsprechenden Ereignisse anlegen.
3. Gehen Sie im Profil jedes Mitarbeiters auf die Registerkarte „Gehaltsabrechnung Berechnung“ und überprüfen Sie die Einstellungen für die automatisch erstellten Tages- und Stunden-Grundgehälter. Löschen Sie gegebenenfalls die nicht relevanten Einstellungen.
4. Legen Sie neue Grundgehälter für Ihre Mitarbeiter an. Bitte beachten Sie, dass wir eine monatliche Grundgehaltsberechnung hinzugefügt haben.
Wichtig: Wenn ein Mitarbeiter ein Tages- oder Stunden-Grundgehalt hat, wird dieses bei einer Änderung seines Arbeitsplans neu berechnet. Wenn Sie den Plan in einem bereits abgerechneten Zeitraum ändern, wird die Neuberechnung als Anpassung im aktuellen Zeitraum durchgeführt.
5. Gehen Sie auf die Seite Einstellungen > Mitarbeiter > Lohnabrechnungsregeln zum Abschnitt „Ausnahmeprovisionen“ und überprüfen Sie deren Relevanz.
Bitte beachten Sie, dass im neuen Modul Sonderprovisionen unabhängig davon angewendet werden, ob die Berechnungsmethode mit der Standardregel übereinstimmt. Wenn beispielsweise eine Standardregel als Prozentsatz angegeben ist, kann eine Sonderprovision ein fester Betrag sein und funktioniert korrekt. Wenn Sie also beide Arten von Sonderprovisionen angeben, werden sie für den Mitarbeiter berechnet.
Sonderprovisionen können nun wie zusätzliche Provisionen funktionieren, d. h. sie werden nicht anstelle der Standardregel berechnet, sondern zusätzlich zu dieser. Weitere Informationen zu den Einstellungen finden Sie in diesem Artikel.
6. Wenden Sie die Regeln auf die Mitarbeiter an.
Bitte beachten Sie, dass das Ereignis nicht berechnet wird, wenn die Regel nicht auf einen Mitarbeiter angewendet wird. Gehen Sie daher zum Profil jedes Mitarbeiters und überprüfen Sie, ob alle erforderlichen Regeln angewendet sind.
7. Überprüfen Sie die Berechnung der neuen Regeln während der Woche oder eines anderen Zeitraums.
Bitte beachten Sie erneut, dass die Berechnungen des alten Berichts und des neuen Moduls voneinander abweichen können, sodass die Berechnung nicht zu 100 % übereinstimmen sollte. Wenn Sie feststellen, dass Sie Änderungen vornehmen oder bestimmte allgemeine Regeln oder Bedingungen für bestimmte Mitarbeiter erhöhen/verringern müssen, bearbeiten Sie die Regeln zur weiteren Überprüfung.
Empfehlungen nach der Umstellung auf die neue Gehaltsabrechnung
Sie können den Monat abschließen, sobald Sie mit der Berechnung zufrieden sind.
Zu Beginn des nächsten Monats sollten Sie diesen Algorithmus befolgen, um vollständig auf die neue Gehaltsabrechnung umzustellen:
1. Überprüfen Sie die Berechnung der neuen Gehaltsabrechnung für den Vormonat für alle Mitarbeiter und vergleichen Sie sie mit der Berechnung der alten Gehaltsabrechnung. Der Betrag der neuen Berechnung stimmt möglicherweise nicht mit dem alten überein, da Sie in den Vormonaten verschiedene Varianten der Regeln konfiguriert und deren Funktion getestet haben oder weil die neuen und alten Gehaltsabrechnungsmodule unterschiedlich funktionieren. Daher können Sie die neue Gehaltsabrechnung bei Bedarf mithilfe von Strafen (wenn der Betrag reduziert werden muss) oder Provisionen (wenn der Betrag erhöht werden muss) anpassen.
Wichtig: Sie können einen alten Lohnabrechnungsbericht im Voraus exportieren, um eine Lohnabrechnungshistorie für frühere Perioden zu erhalten.
2. Legen Sie die Gehälter fest, woraufhin der korrekte Betrag auf die Bilanzen der Mitarbeiter übertragen wird.
Wenn Sie zuvor Gehaltsabrechnungen mit Kassen oder Excel vorgenommen haben, können Sie Bilanzanpassungen vornehmen. Sie können den Kassenbestand (oder aus Excel) schnell auf die Bilanz des Mitarbeiters übertragen und auf den aktuellen Stand der gegenseitigen Abrechnungen aktualisieren.
4. Als Nächstes können Sie eine Gehaltszahlung an den Mitarbeiter vornehmen (über die Schaltfläche + Zahlung auf der Registerkarte Gehaltsabrechnung). Der aktuelle Saldo des Mitarbeiters entspricht nun wieder dem tatsächlichen Betrag, den Sie dem Mitarbeiter schulden oder der Ihnen der Mitarbeiter schuldet, oder 0.
Bitte beachten Sie, dass die Gehaltszahlungen nicht von den Rückstellungen abhängen. Die Auszahlung hängt von Ihren internen Unternehmensregeln ab. Weitere Informationen zu Auszahlungen finden Sie in diesem Artikel.
5. Fertig. Ein neuer Lohnabrechnungszyklus beginnt, die Regeln sind korrekt konfiguriert und funktionieren, und die Bilanzen sind aktuell. Sie arbeiten nach Ihren gewohnten Abläufen, jedoch mit einem neuen Lohnabrechnungsmodul.
Mit anderen Worten: Wenn Sie die neue Lohnabrechnung im Januar einrichten und testen, können Sie im Februar einen Kontrolltest durchführen, um im März vollständig auf das neue Lohnabrechnungsmodul umzustellen.
Anpassung der Rückstellungen nach Test einer neuen Gehaltsabrechnung
Wenn Sie das neue Gehaltsabrechnungsmodul bereits getestet haben und noch Rückstellungen offen sind, können Sie wie folgt vorgehen:
1. Überprüfen und erfassen Sie den aktuellen Saldo des Mitarbeiters.
2. Bilden Sie Rückstellungen für alle Mitarbeiter für alle Monate, auch wenn unvollständige oder fehlerhafte Berechnungen vorliegen. Dadurch ändern sich die Bilanzen der Mitarbeiter.
3. Passen Sie die Bilanzen der Mitarbeiter an, um sie zu aktualisieren.