Viele Reparaturwerkstätten haben einen Arbeitsablauf für beschädigte oder gebrauchte Geräte, die sie kaufen, reparieren und verkaufen. In diesem Artikel erfahren Sie verschiedene Möglichkeiten, diesen Prozess in RO App einzurichten.
Option 1. Sie kaufen lediglich beschädigte oder gebrauchte Geräte von Kunden (ohne Dienste anzubieten)
Bei dieser Option arbeiten Sie nur mit Produkten.
Schritt 1. Kauf von beschädigten oder gebrauchten Geräten von Kunden.
Legen Sie ein neues Produktlager, z. B. „Zur Reparatur“ oder „Gebraucht“.
In diesem Lager müssen Sie das von einem Kunden gekaufte Gerät buchen. Der Lieferant in dieser Buchung ist derselbe Kunde, Sie müssen jedoch angeben, dass er ein Lieferant im Kundenprofil ist.
Wichtig: Wir empfehlen, solche Produkte mit einer Seriennummer zu versehen und diese in den Produktnamen aufzunehmen, damit Sie ab dem Zeitpunkt des Erhalts eine vollständige Historie eines bestimmten Geräts mit einer Seriennummer führen können.
Die Angabe der Seriennummer im Produktnamen hilft Ihnen auch dabei, ein Gerät anhand seines Namens zu finden und unterschiedliche Preise für verschiedene Produkte festzulegen, selbst wenn diese dieselbe Marke/dasselbe Modell haben. Sie können beispielsweise zwei identische Telefone zu unterschiedlichen Preisen von verschiedenen Kunden kaufen. Nach der Reparatur und Aufarbeitung haben diese Telefone unterschiedliche Kauf- und Verkaufspreise.
Sie können im Kommentar „Kaufen“ angeben und dieses Gerät sofort aus Ihrer Kasse bezahlen.
Schritt 2. Reparatur von Geräten für den Weiterverkauf.
Erstellen Sie einen Auftragstyp (z. B. „Überholung“) und verwenden Sie diesen Auftragstyp, um Geräte zu reparieren, die Sie von Kunden gekauft haben. In diesem Auftragstyp müssen Sie kein Systemfeld „Geräte“ hinzufügen, da wir das Gerät als Produkt aus dem Lager hinzufügen.
Durch die Verwendung eines eindeutigen Auftragstyps können Sie die Gehälter Ihrer Mitarbeiter berechnen und bei Bedarf eine separate Statuskette für diesen Auftragstyp erstellen, um unnötige Benachrichtigungen zu vermeiden.
In einem solchen Auftrag können Sie sich selbst als Auftraggeber angeben.
Fügen Sie als Nächstes ein gebrauchtes Gerät aus dem Lager zu diesem Auftrag hinzu (das Gerät muss zum Einkaufspreis hinzugefügt werden, weitere Informationen zum Erstellen eines solchen Preises finden Sie in diesem Artikel). Fügen Sie die erforderlichen Ersatzteile und Arbeitsleistungen hinzu.
Wenn dieser Auftrag abgeschlossen ist, können Sie ihn als Verbindlichkeit gegenüber einem Kunden-Mitarbeiter schließen, um nicht vorhandene Zahlungen zu vermeiden.
Der Saldo dieses Mitarbeiters wird im nächsten Schritt angepasst.
Schritt 3. Verkauf des reparierten Geräts.
Nachdem der Auftrag abgeschlossen ist, nehmen Sie eine neue Buchung desselben Geräts in Ihrem Hauptlager oder in dem Lager vor, aus dem Sie Produkte verkaufen.
Der Lieferant in dieser Buchung muss derselbe Kundenmitarbeiter sein, der im Auftrag angegeben ist. Dazu müssen Sie im Profil des Kundenmitarbeiters festlegen, dass er ein Lieferant ist.
Beim Hinzufügen eines Produkts müssen Sie dieselbe Seriennummer angeben, um dessen gesamte Diensthistorie im Produktpass anzuzeigen.
Der neue Kaufpreis entspricht dem Betrag des Auftrags – dem Preis des defekten Geräts zuzüglich der in die Reparatur investierten Kosten.
Setzen Sie in der Buchung das Häkchen bei „Bezahlen aus der Kasse“ und zahlen Sie den Betrag als Verbindlichkeit. Damit gleichen Sie die Bilanz zwischen Kunde und Mitarbeiter aus, da Sie für den Auftrag eine Einnahme als Verbindlichkeit hatten (Schritt 2) und nun nach der Buchung eine Ausgabe in gleicher Höhe vornehmen.
Fertig! Sie können dieses Produkt auf der Seite „Verkäufe“ verkaufen oder über den Auftrag verkaufen. Im Produktpass sehen Sie die gesamte Historie des Produkts.
Option 2. Sie kaufen ein beschädigtes Gerät während der Bearbeitung eines Auftrags (z. B. die Reparatur ist kostspielig und der Kunde entscheidet sich, es Ihnen zu verkaufen).
Bei dieser Option arbeiten Sie mit einem bereits angelegten Gerät und wandeln es in ein Produkt für den Verkauf um. Nur der erste Schritt ist also anders.
Schritt 1. Kauf des Geräts eines Kunden.
Da Sie bereits einen Auftrag mit diesem Gerät erstellt haben, ist es am einfachsten, diesen Auftrag (ohne Hinzufügen von Diensten oder Ersatzteilen) mit einem speziell erstellten Status (z. B. „Geschlossen (Inzahlungnahme)“) zu schließen.
Als Nächstes müssen Sie zum Geräteprofil gehen, indem Sie auf die Seriennummer klicken, und dann abschreiben. So können Sie die Seriennummer bei der Buchung der Ware verwenden.
Sie müssen das vom Kunden gekaufte Gerät in das Produktlager buchen. Der Lieferant in dieser Buchung ist derselbe Kunde, Sie müssen jedoch angeben, dass er ein Lieferant im Kundenprofil ist.
Wichtig: Wir empfehlen, solche Produkte mit einer Seriennummer zu versehen und diese in den Produktnamen einzutragen, damit Sie ab dem Zeitpunkt des Erhalts eine vollständige Historie eines bestimmten Geräts mit einer Seriennummer führen können.
Sie können im Kommentar „Kauf“ angeben und dieses Gerät sofort über Ihre Kasse bezahlen.
Wenn ein defektes Gerät nicht mehr repariert werden kann, können Ersatzteile für andere Reparaturen verwendet werden. In diesem Fall buchen Sie nicht das Gerät, sondern die Ersatzteile in das Produktlager.
Schritt 2. Reparatur und Verkauf des Geräts / der Ersatzteile.
Sie können das Gerät auf die gleiche Weise wie in Option 1 (Schritte 2 und 3) reparieren und verkaufen.
Wenn Sie Ersatzteile aus dem beschädigten Gerät für zukünftige Reparaturen entnommen haben, wählen Sie einfach die erforderlichen Teile in den Aufträgen aus.