Es gibt mehrere Möglichkeiten, Produkte in RO App zu buchen: manuell, durch einfaches Importieren einer formatierten Excel-Datei oder durch Importieren und Zuordnen von Daten. In diesem Artikel gehen wir alle Optionen durch.

☝ Diese Methode eignet sich:

Die Vorteile sind:

Gehen Sie zur Seite Inventar > Buchungen und klicken Sie auf die Schaltfläche + Buchung, um eine Buchung zu erstellen.

Wählen Sie einen Lieferanten aus oder fügen Sie einen hinzu, geben Sie die Rechnungsdetails ein und wählen Sie ein Lagerhaus, in dem Sie Ihre Produkte buchen möchten.
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Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie die Produkte nicht zum ersten Mal buchen, automatisch das Lager ausgewählt wird, in dem Sie die Waren zuletzt gebucht haben. Wenn Sie nur ein Lager haben, wird dieses automatisch ausgewählt.

Bei Bedarf können Sie das Lager während des Buchungsvorgangs jederzeit ändern. Bitte beachten Sie, dass bei Verwendung von Lagerplatz-Standorten beim Ändern des Lagers die Lagerplätze auf den Lagerplatz geändert werden, der für das neue Lager als Standard festgelegt ist.
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Geben Sie anschließend die produktbezogenen Daten ein. Sie können sowohl neue als auch bekannte Produkte buchen.

Sie können das Lagerhaus mit Produkten füllen, indem Sie diese auf der Seite Mein Unternehmen > Produkte importieren. So können Sie während des Buchungsvorgangs schnell alle Informationen zu den Produkten eingeben, um die Menge hinzuzufügen.

So buchen Sie bekannte Produkte in Ihr Lagerhaus:
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1. Scannen Sie den Barcode des Produkts oder geben Sie einen Produktnamen, einen Code / eine SKU ein und wählen Sie den Artikel aus einer Dropdown-Liste aus.

Hinweis: Wenn RO App das Produkt anhand des Barcodes findet und zur Tabelle hinzufügt, ertönt ein Signalton. Sie können 3 Artikel eines Produkts hinzufügen, indem Sie dasselbe Produkt dreimal scannen.

2. Geben Sie die Menge ein oder scannen Sie die Seriennummern (für Serienprodukte).
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Sie sehen das SN-Zeichen für Produkte, für die die Inventar-Serialisierung aktiviert ist. Sie müssen vorhandene Seriennummern eingeben oder für jeden dieser Produktartikel neue generieren.

3. Geben Sie den Kaufpreis ein.

Beachten Sie: Die Einkaufspreise können in Ihren Sendungen unterschiedlich sein, während der Endpreis für Ihre Kunden gleich bleibt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Preise anzeigen, um Ihre Verkaufspreise zu bearbeiten.

Die Spalte Aktueller Preis zeigt die aktuellen Preise der Waren an, die Sie buchen.
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Die Spalte Geschätzter Preis zeigt den geschätzten Preis inklusive aller Aufschläge an. Diese können Sie auf der Seite Einstellungen > Preise und Rabatte konfigurieren. Klicken Sie auf den geschätzten Wert, um ihn für einen bestimmten Preis zu bearbeiten, oder klicken Sie auf das Pfeilsymbol, um alle geschätzten Preise als aktuell festzulegen.

4. Geben Sie die Lieferantengarantie ein.

Denken Sie daran: Sie sollten die Lieferantengarantie für eine aktuelle Sendung bei der Buchung angeben.

5. Wählen Sie einen Lagerplatz im Lager (wenn Sie Lagerplätze verwenden).
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Lagerplatz ist eine Technologie zur Verteilung von Produkten in Ihren Lagerhäusern. Mit Lagerplatz hat jeder Lagerplatz eine eindeutige Adresse. Gehen Sie zur Seite Einstellungen > Inventar und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Lagerplätze aktivieren, um diese Funktion zu aktivieren.

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Wenn Sie eine Seriennummer ändern müssen, klicken Sie auf die Produktmenge der Buchung, entfernen Sie die falsche Seriennummer und geben Sie die richtige ein. Klicken Sie auf den Preiswert, die Lieferantengarantie oder den Lagerplatz, um ihn zu bearbeiten.
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So buchen Sie neue Produkte in Ihr Lager:

1. Geben Sie den Namen des Produkts ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Produkt erstellen.

2. Fügen Sie die Produkteigenschaften im Popup-Fenster hinzu:

Denken Sie daran: Die Aktivierung der Inventarisierung kann nicht rückgängig gemacht werden. Nach der Aktivierung müssen Sie für jeden Produktartikel die Seriennummer eingeben.
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Geben Sie vorhandene Seriennummern ein oder generieren Sie neue für Ihre Serienprodukte in RO App (Sie können die Seriennummernvorlage auf der Seite Einstellungen > Inventar konfigurieren). Das System erlaubt die Verwendung von Ziffern, lateinischen Zeichen und sogar Sonderzeichen in Ihren Seriennummern. Es muss so viele Produktseriennummern geben, wie Sie Produkte buchen möchten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche 🖨️, um die Produktetiketten mit Seriennummern zu drucken. Weitere Informationen zum Drucken von Etiketten mit Seriennummern finden Sie hier.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

3. Nachdem Sie das neue Produkt erstellt haben, müssen Sie im Popup-Fenster Buchungsinformationen hinzufügen.

Wenn Sie beim Ausfüllen der Produkteigenschaften einen Preis angegeben haben, wird dieser automatisch in die Spalte Aktueller Preis übernommen. Die Spalte Geschätzter Preis enthält Preise, die den Aufschlägen auf der Seite Einstellungen > Preise und Rabatte entsprechen. Wenn Sie den Kostenvoranschlag anwenden möchten, klicken Sie einfach auf den Pfeil zwischen den Spalten, um ihn in die Spalte Aktueller Preis zu übertragen. Dieser Preis wird angezeigt, wenn Sie Produkte zu einem Auftrag oder Verkauf hinzufügen.

Wenn Sie beim Ausfüllen der Produkteigenschaften keinen Preis angegeben haben, wird in der Spalte Aktueller Preis der Wert 0 angezeigt. Hier können Sie auch den Kostenvoranschlag entsprechend den Aufschlägen auf der Seite Einstellungen > Preise und Rabatte anwenden.
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Wenn Sie den Preis ändern müssen, können Sie dies jederzeit im Produktprofil oder nach dem Hinzufügen des Produkts zum Auftrag/Verkauf tun (sofern ein Mitarbeiter dazu berechtigt ist).

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Danach wird das Produkt automatisch zur Buchung in die Tabelle aufgenommen.

Der Buchungsprozess kann erheblich beschleunigt und vereinfacht werden, indem Produkte mithilfe von Zuordnung schnell und einfach über eine Excel-Datei importiert werden.

☝ Diese Methode eignet sich:

Die Vorteile sind:

Klicken Sie im Buchungsbeleg auf die Schaltfläche Importieren, und laden Sie die Datei von Ihrem PC hoch.

Nach dem Hochladen der Datei müssen Sie die Zuordnungen zwischen den Systemfeldern und den Spaltennamen in der Excel-Datei festlegen.
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Produktkategorie ist ein Pflichtfeld. Für Produkte, die zur gleichen Kategorie gehören, können Sie den Standardwert verwenden. Beim Import müssen Sie die Namen der Kategorien der ersten Ebene in der Tabelle verwenden. Wenn Sie beispielsweise eine Kategorie Alle Produkte > Zubehör > Koffer haben, müssen Sie beim Import in der Tabelle Koffer angeben.

Produktname ist ein Pflichtfeld.

Produktcode – eine eindeutige Kennung des Produkts.
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Produktartikel ist eine eindeutige Nummer oder Bezeichnung des Produkts.

Menge ist für nicht serialisierte Waren erforderlich. Bei serialisierten Waren werden, wenn die Anzahl der Einheiten die Anzahl der angegebenen Seriennummern überschreitet, die fehlenden Nummern automatisch generiert. Wenn die Anzahl der Einheiten geringer ist als die Anzahl der angegebenen Seriennummern, wird nur die Anzahl der Seriennummern gebucht, die der tatsächlichen Anzahl der Einheiten entspricht.
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Seriennummern sind für serienmäßige Waren erforderlich. In diesem Fall entspricht die Menge der Waren der Anzahl der durch Kommas getrennten Seriennummern (maximal 20).

Der Kaufpreis ist ein Pflichtfeld, das die Kosten der Waren angibt. Er wird zur Berechnung des Gewinns verwendet, und aus diesem Preis werden die Margen gebildet.

Die Lieferantengarantie (Wert) ist eine Menge (Anzahl).
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Lieferantengarantie (Laufzeit) ist eine Maßeinheit: Tage oder Monate.

Die Spalten „Lieferantengarantie (Wert)“ und „Lieferantengarantie (Laufzeit)“ sind optional, aber wenn Sie die Garantie ausfüllen, müssen beide ausgefüllt werden.

Preise sind keine Pflichtfelder. Hier können Sie die Arten der Produktpreise aus der Importtabelle entsprechend den im System auf der Seite Einstellungen > Preise und Rabatte > Produkte erstellten Preisen sofort ausfüllen.
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Mit dieser Buchungsmethode können Sie neue Produkte hochladen und erstellen.

Es wird eine neue Produktkarte erstellt und mit den Daten gefüllt, die beim Laden der Tabelle abgeglichen wurden. Bitte beachten Sie, dass beim Ausfüllen der Produktkategorie keine neuen Kategorien erstellt werden.

Bitte beachten Sie, dass die Datei für die Buchung von Waren bis zu 250 Zeilen enthalten kann!
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Nach der ersten Buchung werden die Importvergleiche vom Lieferanten gespeichert. Das heißt, bei der nächsten Buchung werden die Daten automatisch ausgefüllt, wenn Sie diesen Lieferanten auswählen.

Nachdem alle Werte verglichen wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren.

Nachdem Sie Produkte zur Buchungstabelle hinzugefügt haben (manuell oder über eine Datei), klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.

Bei Bedarf können Sie den fertigen Buchungsbeleg bearbeiten. Weitere Informationen zum Bearbeiten eines Buchungsbelegs finden Sie in diesem Artikel.
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☝ Diese Methode eignet sich:

Die Vorteile sind:

Sie können Ihre Buchungsroutine erheblich beschleunigen, indem Sie eine Excel-Datei mit allen Buchungsdaten importieren. Navigieren Sie zum Buchungsbeleg, klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren und dann auf die Schaltfläche Vorlage importieren. Dadurch wird die Dateivorlage auf Ihr Gerät heruntergeladen.

Beachten Sie: Sie können nur bekannte Produkte über den Dateiimport in Ihre Lagerhäuser buchen. Geben Sie die neuen Produkte manuell ein oder importieren Sie Ihre Produkte auf der Seite Mein Unternehmen > Produkte.

Beachten Sie, dass die Buchung von Produkten über eine Excel-Datei nur möglich ist, wenn die eindeutige Kennung des Produkts der Name ist. Weitere Informationen zum Einrichten einer eindeutigen Produktkennung finden Sie in diesem Artikel.

Diese Datei enthält keine Spalten für Code, SKU, Barcode und Seriennummer, da das System diese vor der Buchung über die Produktimportfunktion erhält.

Die folgenden Tabellenfelder finden Sie in Ihrer Excel-Datei:

Wichtig: Wenn Sie keine eindeutige Produktkennung definiert haben (in den Einstellungen als „nicht angegeben“ gekennzeichnet), müssen Sie die ID des Produkts verwenden (die Produkt-ID finden Sie beim Exportieren von Produkten auf der Seite „Mein Unternehmen – Produkte“).

Hinweis: Die Spalten „Lieferantengarantie“ sind optional. Wenn Sie jedoch die Lieferantengarantie hinzufügen möchten, sollten Sie beide Felder ausfüllen.

Die Felder für den Verkaufspreis sind nicht erforderlich. Wenn keine Daten vorhanden sind, lassen Sie die Zelle einfach leer und löschen Sie die Spaltennamen, damit für die Produkte kein Preis von Null gilt.

Denken Sie daran: Stellen Sie sicher, dass die Namen Ihrer Spalten für den Verkaufspreis mit den Namen der Preisaufschläge auf der Seite Einstellungen > Preise und Rabatte übereinstimmen. Andernfalls kann RO App diese Werte nicht als Preise identifizieren.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren, fügen Sie Ihre Excel-Datei an und klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren, um die Datei in das System hochzuladen.

Beachten Sie: Ihre Excel-Datei für die Produktbuchung sollte bis zu 250 Zeilen mit Daten enthalten.

Sobald Sie die Tabelle mit Ihren Produkten ausgefüllt haben – entweder manuell oder über den Excel-Datei-Import – klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen.

Bei Bedarf können Sie das fertige Buchungsdokument bearbeiten. Weitere Informationen zum Bearbeiten eines Buchungsdokuments finden Sie in diesem Artikel.

Sie können die Zwischenergebnisse der neuen Buchung auch als Entwurf speichern. Dies ist hilfreich, wenn Sie eine große Anzahl von Produkten haben oder aus irgendeinem Grund keine Zeit haben, die Buchung abzuschließen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Als Entwurf speichern.

Der Entwurf wird in der Liste der Buchungsbelege ohne Nummerierung angezeigt, wobei das Erstellungsdatum angegeben ist.

Bitte beachten Sie, dass Entwürfe nur für die Mitarbeiter verfügbar sind, die sie erstellt haben. Entwürfe können unbegrenzt oft gespeichert werden. So kann der Mitarbeiter die Arbeit fortsetzen und zu einem beliebigen Zeitpunkt abschließen oder den Entwurf bei Bedarf löschen.

1. Deaktivieren Sie beim Erstellen einer Buchung das Kontrollkästchen „Von der Kasse bezahlen“.

2. Öffnen Sie die Buchung nach dem Erstellen. Klicken Sie auf „Aktionen“ und wählen Sie „Ausgabe erstellen“.

3. Im neuen Fenster „Ausgabe“ müssen Sie die Zahlungsmethode und die Kasse auswählen, aus der die Zahlung erfolgen soll.

4. Klicken Sie auf „Erstellen“. Nach der Erstellung wird die Zahlung in den „Zahlungen für die Kasse“ für die ausgewählte Kasse angezeigt.
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Schritt 1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Von der Kasse bezahlen, bevor Sie auf die Schaltfläche Buchen klicken.

Schritt 2. Legen Sie das Datum fest, wählen Sie eine Zahlungsmethode und eine Kasse aus.

Bitte beachten Sie, dass Sie bei Auswahl einer Barzahlungsmethode den Betrag im Feld darunter angeben können, um den Restbetrag schnell zu berechnen. Dieses Feld funktioniert wie ein Taschenrechner! Wenn der Buchungsbetrag 5000 beträgt und Sie in diesem Feld 3000 angeben, erfasst das System weiterhin den Gesamtbetrag von 5000; Sie sehen auch die vollständige Zahlung (5000) in der Bilanz des Lieferanten.

Schritt 3. Sie können den Kommentar, den Kassierer und die Kennzeichnung bearbeiten. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Erstellen.
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Hinweis: Buchungen können nachträglich nicht mehr bearbeitet werden. Das Gleiche gilt für den Kaufpreis. Achten Sie daher darauf, dass die eingegebenen Zahlen korrekt sind.

Um eine Schuld zu begleichen, lassen Sie das Kontrollkästchen Von der Kasse bezahlen deaktiviert. Der Betrag wird dann automatisch vom Saldo des Lieferanten abgezogen, der auf der Seite Finanzen > Bilanzen oder direkt im Lieferantenprofil auf der Registerkarte Saldo überprüft werden kann.

Es gibt zwei Möglichkeiten der Zahlungsabwicklung:

1. Über das Lieferantenprofil: Gehen Sie zur Registerkarte „Zahlungen“, klicken Sie auf „- Auszahlung“ und geben Sie den entsprechenden Zahlungsbetrag ein.

2. Auf der Seite „Finanzen > Zahlungen“: Wählen Sie eine Kasse aus, klicken Sie auf „- Ausgabe“, vergessen Sie nicht, den Lieferanten auszuwählen, und geben Sie den entsprechenden Zahlungsbetrag ein.