Das Abschließen von Aufträgen ist notwendig, um die Gesamtleistung des Unternehmens zu sehen und um korrekte Finanzberichte und Analysen zu erhalten.
Aufträge können entweder erfolgreich (Ihr Unternehmen hat dem Kunden alle erforderlichen Dienste und Materialien zur Verfügung gestellt) oder erfolglos (im Falle einer Ablehnung durch den Kunden) abgeschlossen werden. In RO App gibt es zwei verschiedene Statusgruppen: Abgeschlossen und Abgegeben.
Es empfiehlt sich, in der Gruppe Abgegeben mehrere Status mit den häufigsten Ablehnungsgründen (Preis, Qualität, Konditionen, etc.) anzulegen.
Es ist wichtig, einen Status zu setzen, der dem Grund der Ablehnung entspricht. Später können Sie die Statistik der abgelehnten Aufträge im Manager Dashboard auf der Seite Mein Unternehmen > Dashboard einsehen.
Wenn Sie Aufträge mit einem Status der Gruppen „Abgeschlossen“ oder „ Abgegeben“ aktualisieren, öffnet sich automatisch ein Zahlungsfenster.
Sehen wir uns nun an, wie Aufträge in RO App geschlossen werden.
So schließen Sie Aufträge
Aktualisieren Sie den Status des Auftrags auf einen Status in der Gruppe Abgeschlossen.
1. Wenn der Auftrag noch nicht bezahlt wurde oder der Betrag der Vorauszahlung geringer ist als der Betrag des Auftrags, wird automatisch ein Zahlungsfenster geöffnet. Wählen Sie eine Kasse aus, ändern Sie das Datum der Transaktion oder geben Sie ggf. einen Kommentar ab. Klicken Sie auf Speichern.
Sie können Aufträge mit Schulden auch schließen, indem Sie die Option Aufgrund des Saldos erfassen auswählen. Der Gesamtbetrag des Auftrags wird vom Saldo des Kunden abgezogen. Sie können den belasteten Betrag im Kundenprofil oder auf der Seite Finanzen > Bilanzen in der RO App-Webversion sehen.
Wichtig: Damit Mitarbeiter Zahlungen erhalten können, müssen sie in den Einstellungen ihrer Rolle das Recht „Zahlungen gegen Kundenforderungen leisten können“ aktiviert haben. Weitere Informationen über den Umgang mit Kundenforderungen finden Sie in diesem Artikel.
2. Wenn der Vorauszahlungsbetrag den Gesamtbetrag des Auftrags übersteigt, wird ein Fenster zur Rückerstattung der Vorauszahlung für den Auftrag angezeigt. Wählen Sie eine Kasse aus, aus der Sie die Vorauszahlung zurückzahlen möchten, und klicken Sie auf Zahlung erstellen.
3. Wenn der Vorauszahlungsbetrag dem Gesamtbetrag des Auftrags entspricht, geht der Auftrag in den Status „Geschlossen“ über und Sie sehen das Zahlungsfenster nicht.
Wichtig: Gemäß der Regel für die Abrechnung des Auftragsabschlusses belohnt RemOnline den Mitarbeiter, der den Status des Auftrags auf Abgeschlossen geändert hat, nicht den Kassierer!
Erledigt! Der Auftrag ist abgeschlossen und die Zahlungen werden in die Kasse eingezahlt oder vom Konto des Kunden abgebucht.
Abgegebene Aufträge
Verwenden Sie diese Option zum Schließen von Aufträgen im Falle einer Ablehnung durch den Kunden. Sie brauchen also einen abgelehnten Auftrag nicht zu löschen, sondern nur auf den Status „Abgegeben“ zu setzen.
Aktualisieren Sie den Status des Auftrags auf einen Status in der Gruppe Abgegeben.
1. Wenn der Auftrag keine Arbeiten oder Materialien enthält, wird der Status sofort geändert.
2. Wenn der Auftrag Arbeiten und Materialien enthält, für die Ihr Techniker bezahlt werden sollte, der Kunde sich aber weigert, dafür zu zahlen, können Sie eine Zahlung in eine separate Kasse leisten. Diese Kasse können Sie z.B.„Verluste“ nennen.
Danach können Sie den Saldo dieses Kunden anpassen, wenn Sie angeben möchten, dass er Ihnen etwas schuldet.
Erledigt! Der Auftrag ist abgegeben und wird auf dem Dashboard angezeigt.
3. Es kann vorkommen, dass Sie Diagnose-Dienste durchführen, der Kunde sich aber weigert, weitere Dienste zu akzeptieren.
In diesem Fall müssen Sie einen separaten Status in der Gruppe „Abgeschlossen“ erstellen (z. B. „Abgeschlossen (Diagnostik)“) und den Auftrag auf diesen Status aktualisieren.
Auf diese Weise schließen Sie den Auftrag erfolgreich ab, da die ursprünglichen Arbeiten abgeschlossen wurden und der Auftrag als erfolgreich betrachtet wird. Sie werden aber auch feststellen, dass der Kunde es abgelehnt hat, weitere Dienste zu kaufen. Im System können Sie solche Aufträge mit Hilfe des Filters für die weitere Bearbeitung auswählen. Die Bilanzen solcher Kunden werden ebenfalls korrekt angezeigt.