Sie können in RO App Rechnungen für Ihre Kunden erstellen und ausstellen. Rechnungen haben keinen Einfluss auf den Bestand im Inventar und die Bilanzen der Kasse. Diese Dokumente dokumentieren die Vereinbarung mit dem Kunden über den Auftrag oder die Zahlung für den Verkauf.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Rechnungen in RO App auszustellen.
Rechnungen auf der Seite Finanzen > Rechnungen erstellen
Navigieren Sie zur Seite Finanzen > Rechnungen und klicken Sie auf die Schaltfläche + Rechnung.
Wählen Sie einen bestehenden Kunden aus oder erstellen Sie einen neuen. Wenn der Kunde der Zahler ist, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Zahler ist identisch mit dem Kunden“.
Wenn der Kunde nicht der Zahler ist, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen und geben Sie einen bestehenden Zahler an oder erstellen Sie einen neuen.
Wenn Sie bereits einen Kunden angegeben haben, wird die von diesem Kontakt angegebene Organisation zuerst im Feld „Zahler“ angezeigt.
Wenn Sie bereits eine Organisation im Feld Zahler angegeben haben und das Feld Kunde leer ist, werden Ihnen zunächst Personen aus dieser Organisation im Feld Kunde angezeigt.
Wählen Sie eine Zahlungsmethode aus und ändern Sie gegebenenfalls das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum.
Füllen Sie das Feld Aufträge und wählen Sie eine Nummer aus der Liste aus. Auf diese Weise fügt das System automatisch alle Produkte und Dienste aus dem ausgewählten Auftrag zur Rechnung hinzu. Sie können mehrere Aufträge zur gleichen Rechnung hinzufügen.
Wählen Sie im Feld Arbeitsleistungen, Dienste, Produkte hinzufügen, neue Produkte oder Dienste aus oder fügen Sie diese hinzu.
Konfigurieren Sie Rabatte und schreiben Sie bei Bedarf einen Kommentar.
Geben Sie den zuständigen Manager an.
Klicken Sie auf Erstellen.
Rechnung aus einem Auftrag erstellen
1. Öffnen Sie einen Auftrag und klicken Sie auf der Registerkarte „Zahlungen und Rechnungen“ auf + Rechnung.
Die neue Rechnung fügt automatisch den Kunden und den Zahler (sofern im Auftrag angegeben) sowie die Dienste und Waren aus dem Auftrag hinzu. Bei Bedarf können Sie der Rechnung einen Zahler hinzufügen, indem Sie das Kontrollkästchen „Zahler ist identisch mit dem Kunden“ deaktivieren und einen neuen Zahler auswählen oder erstellen.
2. Wählen Sie eine Zahlungsmethode aus und ändern Sie gegebenenfalls das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum der Rechnung.
Sie können derselben Rechnung weitere Aufträge hinzufügen. Geben Sie dazu die Auftragsnummer oder den Barcode in das Feld Aufträge hinzufügen ein und klicken Sie auf Enter.
3. Im Feld Arbeitsleistungen, Dienste, Produkte hinzufügen können Sie weitere Waren und Dienstleistungen auswählen.
4. Geben Sie bei Bedarf einen Rabatt an oder fügen Sie einen Kommentar hinzu.
5. Geben Sie den zuständigen Manager an.
6. Klicken Sie auf Erstellen.
Rechnungen auf der Seite „Workflows“ erstellen
1. Gehen Sie zur Seite „Workflows“.
2. Wählen Sie in der Spalte „Kasse“ der Tabelle ‚Aufträge‘ die Aufträge aus, klicken Sie auf „Weitere Aktionen“ > „Rechnung erstellen“.
3. Geben Sie einen bestehenden Kunden an oder legen Sie einen neuen an, wählen Sie eine Zahlungsmethode und das Ausstellungsdatum.
Wenn alle ausgewählten Aufträge denselben Kunden haben, wird dieser automatisch zur Rechnung hinzugefügt. Wenn der Zahler im Auftrag angegeben ist, wird diese Person als Zahler in der Rechnung aufgeführt. Bei Bedarf können Sie einen Zahler zur Rechnung hinzufügen, indem Sie das Kontrollkästchen „Zahler ist derselbe wie der Kunde“ deaktivieren und einen neuen Zahler auswählen oder erstellen.
4. Füllen Sie das Feld Aufträge hinzufügen mit der Auftragsnummer und klicken Sie auf Enter. Auf diese Weise fügt das System automatisch alle Produkte und Arbeiten aus dem ausgewählten Auftrag zur Rechnung hinzu. Sie können mehrere Aufträge zur gleichen Rechnung hinzufügen.
5. Wählen Sie im Feld Arbeiten, Dienste, Produkte hinzufügen neue Produkte oder Dienste zu Ihrer Rechnung aus oder fügen Sie diese hinzu.
6. Konfigurieren Sie Rabatte und schreiben Sie bei Bedarf einen Kommentar.
7. Geben Sie den verantwortlichen Manager an.
8. Klicken Sie auf Erstellen.
Sie können Ihre Rechnungen auf der Seite Finanzen > Rechnungen einsehen. Sie haben standardmäßig den Status Entwurf. Klicken Sie auf den Status, um ihn in Festgelegt, Bezahlt oder Storniert zu ändern.
Wenn Sie den Status „Bezahlt“ auswählen, öffnet sich das Fenster zum Erstellen einer Quittung.
Sie müssen die Zahlungsart und die Kasse für die Quittung auswählen. Klicken Sie anschließend auf „Erstellen“.
Die bezahlte Rechnung wird in der Kasse mit der Nummer der Rechnung angezeigt, für die die Zahlung erfolgt ist.
Rechnungen drucken und versenden
Öffnen Sie das Rechnungsdialogfenster. Oben rechts sehen Sie drei Schaltflächen:
Klicken Sie auf die Schaltfläche 🖨️, um ein Rechnungsdokument zu drucken.
Klicken Sie auf Exportieren, um das Rechnungsdokument als PDF-Datei zu erhalten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Briefumschlag, um eine E-Mail mit dem Rechnungsdokument im Anhang zu versenden. RO App findet automatisch die E-Mail-Adresse des Kunden aus dem Kundenprofil. Sie können den E-Mail-Empfänger, den Betreff und den Nachrichtentext bearbeiten.
Rechnungen konfigurieren
Sie können die Rechnungsnummernvorlage auch auf der Seite Einstellungen > Allgemein im Abschnitt Rechnungen ändern.
Füllen Sie das Feld einer Rechnungsnummernvorlage mit Symbolen und den folgenden verfügbaren Variablenwerten aus:
{C} — steht für den Rechnungszähler;
{D} — den aktuellen Tag;
{M} — den Monat;
{Y} — das Jahr.
Die Werte der Variable {C} können konfiguriert werden.
Beispiel: {C:3} steht für den Rechnungszähler mit einer Länge von 3 Zeichen, beginnend mit Null (001, 002, 003 usw.).
Das Gleiche können Sie tun, um einen Nummerierungszähler für Ihre Rechnungen einzurichten. Klicken Sie einfach auf die Beispiel-Rechnungsnummer und geben Sie den gewünschten Wert in das Feld für den Zähler ein.
Geben Sie die Anzahl der Tage an, für die die Rechnung ab dem Ausstellungsdatum gültig ist. Sie können das Ablaufdatum bei der Erstellung einer Rechnung manuell ändern.
Wie kann ich eine Rechnung bearbeiten?
Nachdem Sie eine Rechnung erstellt haben, können Sie diese bearbeiten. Um das Dokument zu bearbeiten, müssen Sie auf der Seite „Einstellungen > Mitarbeiter > Rollen“ die Zugriffsberechtigung „Rechnungen bearbeiten“ einrichten.
Sie können Folgendes ändern:
- Kunden und Zahler ändern;
- eine andere Zahlungsart auswählen;
- Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum
- Eine andere Auftragsnummer auswählen
- Die Liste der Arbeiten ändern
- Den Preis und die Menge der Waren im Dokument ändern, indem Sie auf den Bleistift klicken oder auf den Preis oder die Menge doppelklicken.
So löschen Sie eine Rechnung
Um eine Rechnung zu löschen, klicken Sie auf die Rechnungsnummer und dann auf die Schaltfläche „Löschen“.
Gelöschte Rechnungen können im Aktivitätsprotokoll-Bericht wiederhergestellt werden.
Erstellen Sie dazu einen Bericht für das Ereignis Rechnung gelöscht. Suchen Sie die gelöschte Rechnung und klicken Sie auf Wiederherstellen.