Die Automatisierung der Erfassung von Kontaktdaten vereinfacht die Arbeit Ihres Unternehmens erheblich. Mit der Integration von Google Forms und Zapier können Sie automatisch Kontakte in RemOnliine erstellen, ohne Daten manuell eingeben zu müssen. In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie ein Google-Formular einrichten, es über Zapier mit RemOnliine verbinden und Daten schnell und präzise in Ihr CRM-System übertragen.

Schritt 1. Erstellen Sie ein Google-Formular

1. Gehen Sie zu Google Forms.

2. Erstellen Sie ein Formular mit einigen grundlegenden Fragen, um Informationen für die Erstellung eines Kontakts zu sammeln.

Da Sie mit Zapier nur Informationen in Systemfelder übertragen können, müssen Sie keine Formulare mit vielen Fragen erstellen.

Wenn Sie benutzerdefinierte Felder haben, die erforderlich sind, müssen Sie diese als nicht obligatorisch kennzeichnen, da Sie diese Daten nicht über Zapier übertragen können und daher keine Kontakte erstellt werden. Wenn Sie Systemfelder haben, die erforderlich sind, sollten Sie unbedingt eine entsprechende Frage zu Ihrem Google-Formular hinzufügen.

Hier ist eine Liste der Daten, die Sie erfassen müssen:

Vorname – diese Angabe ist erforderlich, da in RemOnliine ohne Vornamen kein Kontakt angelegt werden kann.

Die folgenden Daten sind Standard für Kontaktformulare und können über diese Integration übertragen werden. Wir empfehlen daher, diese ebenfalls abzufragen, insbesondere wenn sie in Ihrem Kontaktformular als erforderlich gekennzeichnet sind:

Nachname;
Adresse;
Telefonnummer – im richtigen Format mit Ländervorwahl;
E-Mail – im richtigen Format, da es in RemOnliine nicht möglich ist, einen Kontakt mit einer falschen E-Mail-Adresse anzulegen;

💡 Tipps

1. Machen Sie diese Felder zu Pflichtfeldern.

2. Wir empfehlen, in den Fragen im Google-Formular oder in der Beschreibung zur Frage anzugeben, in welchem Format die Daten für die Telefonnummer und die E-Mail eingegeben werden sollen. Zum Beispiel:

Bitte beachten Sie, dass die Telefonnummer im internationalen Format mit der Ländervorwahl eingegeben werden muss, d. h. im folgenden Format: +440675676767.

Nachdem Sie das Formular erstellt haben, füllen Sie es mit den korrekt formatierten Daten aus, damit diese Daten bei der Einrichtung der Verbindung leicht mit den Daten von RemOnline abgeglichen werden können.

Der nächste Schritt ist die Einrichtung der Verbindung.

Schritt 2. Erstellen Sie einen Auftrag zwischen einem Google-Formular und RemOnliine über Zapier

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > Zapier und klicken Sie auf Lernen Sie, wie.

2. Melden Sie sich bei Ihrem Zapier-Konto an.

3. Suchen Sie die Verbindung „Generate new RemOnline clients from new Google Forms responses” und klicken Sie auf Use this workflow.

Einrichten einer Google-Formularverbindung

Einrichtungsphase

Klicken Sie auf den Block Google-Formulare und füllen Sie die Felder wie folgt aus:

App – Google-Formulare;
Trigger Event – Neue Formularantwort;
Account – fügen Sie den Google-Account hinzu, in dem Sie das Formular für neue Kunden erstellt haben.

Klicken Sie auf Continue.

Konfigurationsphase

Wählen Sie im Feld Form das von Ihnen erstellte Google-Formular aus. Wenn Sie es gerade erst erstellt haben und es nicht in der Liste erscheint, klicken Sie auf Refresh results.

Klicken Sie auf Continue.

Testphase

Klicken Sie auf Test trigger.

Hier werden mehrere Datensätze Ihres ausgefüllten Formulars angezeigt. Wir empfehlen, den Datensatz auszuwählen, den Sie beim Testen des Formulars in Schritt 1 erstellt haben.

Klicken Sie anschließend auf Continue with selected record.

Wenn Sie keinen solchen Datensatz haben, können Sie den automatisch erstellten Datensatz bearbeiten.

Klicken Sie dazu auf den Datensatz, dann auf Edit und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen in den entsprechenden Feldern vor (achten Sie darauf, dass die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer das richtige Format haben).

Der bearbeitete Datensatz wird in der Liste angezeigt. Wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf Continue with selected record.

Einrichten einer RemOnliine-Verbindung

Einrichtungsphase

Klicken Sie auf den Block „RemOnline“ und füllen Sie die erforderlichen Felder aus:

Geben Sie im Feld App „RemOnline“ an.
Wählen Sie im Feld Action event die Option Create client.

Wählen Sie im Feld Account Ihr RemOnline-Konto aus, wenn Sie bereits eine Verbindung über Ihr Zapier-Profil erstellt haben.

Wenn Sie noch keine Verbindung zwischen RemOnline und Zapier über einen API-Schlüssel erstellt haben, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf + Connect a new account.

2. Fügen Sie in dem sich öffnenden Fenster den API-Schlüssel ein, den Sie in RemOnline auf der Seite Einstellungen > API kopieren können.

3. Klicken Sie auf Yes, continue to Remonline und wählen Sie dieses Konto im Feld aus.

Klicken Sie auf Continue.

Konfigurationsphase

Hier müssen Sie die Felder in Ihrem Google-Formular den Feldern in der Kundenkarte in RemOnline zuordnen.

Klicken Sie dazu auf das gewünschte Feld, drücken Sie dann das Symbol „/“ auf der Tastatur oder „+“ im Feld und suchen Sie die Frage und Antwort aus Ihrem Formular, die dem Feld in der Datenliste entsprechen.

Wählen Sie beispielsweise im Feld „E-Mail“ die Frage mit der Antwort zum Thema E-Mail aus.

☝️ Achten Sie darauf, das Feld „Vorname“ auszufüllen, da Sie ohne diese Angabe keinen Kontakt erstellen können.

Hier gibt es auch Systemfelder, die Sie direkt im RemOnliine-System ausfüllen, wie z. B. Kontaktrabatte, Konflikt-Kontrollkästchen, Lieferanten-Kontrollkästchen usw. Daher können diese Felder ohne Angaben belassen werden.

Wenn Sie dieses Formular jedoch nur für Lieferanten oder im Rahmen einer bestimmten Marketingkampagne (z. B. auf Ihrer Website) verwenden möchten, können Sie in den erforderlichen Feldern Standardwerte festlegen.

Wählen Sie beispielsweise die Option „Website“ im Feld „Marketingquelle“, wenn der Link zu diesem Formular nur auf Ihrer Website verfügbar ist.

Nachdem Sie die erforderlichen Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf Continue.

Testphase

Klicken Sie auf Test step, um die Verbindung zu testen. Dieser Schritt ist optional, aber Sie können sofort überprüfen, ob alles korrekt funktioniert und ob der Kontakt in RemOnline angelegt wird.

Wenn alles richtig eingerichtet ist, wird in RemOnliine ein Kontakt mit Ihren Testdaten erstellt.

Wenn Felder fehlen oder die Daten falsch sind (z. B. E-Mail im falschen Format), zeigt Zapier dies an, und Sie können überprüfen, ob alle Daten korrekt sind.

Wenn Sie mit den Einstellungen fertig sind, klicken Sie auf Publish.

Fertig! Ihre Verbindung wurde erfolgreich hergestellt! Von nun an wird jedes Mal, wenn Sie ein Formular in RemOnline ausfüllen, ein Kontakt mit den entsprechenden Daten erstellt.